Упрости себе жизнь [Эрин Доланд] (fb2) читать онлайн

Эрин Доланд Упрости себе жизнь Как навести порядок на работе и дома

Предисловие

Цивилизованный мир, в котором мы живем, создает гораздо больше вещей, чем нам нужно, и отходов тоже производит намного больше, чем мы способны переработать. На макроуровне существуют горы мусора, которые некуда девать, и колоссальные выбросы углекислого газа в атмосферу. А на микроуровне каждый из нас склонен фанатично «наживать добро» — тот самый хлам, коим забиты наши гаражи, кладовки, балконы, компьютеры и собственные головы.

Конечно, мы делаем это не нарочно. Я еще не видел человека, просыпающегося утром со словами: «Слава Богу, начался новый день, и я могу продолжить свое любимое занятие — накапливать горы ненужных вещей!» Тем не менее даже самые аккуратные из нас старательно окружают себя всяким барахлом. Поскольку время меняет значение понятий, то даже если вы совершенно ничего не делаете, хлам сам по себе накапливается вокруг вас. По выдвижному ящику вашего письменного стола перекатывается уже ненужный запасной стержень для шариковой ручки, которую унес ваш рассеянный бойфренд, когда попрощался с вами навеки. Такими же ненужными стали и воспоминания об этом подлеце, засоряющие теперь вашу память. А поддерживать окружающее нас пространство в порядке — это вечный, бесконечный, неблагодарный труд, требующий больших затрат времени и энергии. Девяносто процентов моей работы в саду составляет уборка мусора, однако без этого я бы не смог наслаждаться красотой природы.

Вас ожидает чрезвычайно щедрая награда, если вы сделаете своей привычкой избавляться от всего лишнего. Незахламленное пространство — на кухне, рабочем месте и вообще в жизни — сопровождается ощущением свободы, ясным пониманием окружающего мира и общей легкостью бытия.

Эрин Доланд познала жизнь среди хлама и жизнь в чистоте. Своим бесценным опытом она делится на страницах этой книги, очень практичного руководства по переходу к новому уровню бытия. Автор понимает робость читателей и сопереживает им. Да, отрешиться от привычного уклада непросто. Чтобы перестать накапливать ненужное, вам придется отказаться от неразумных привычек, покинуть свой уютный мирок, преодолеть естественную инертность. Но Эрин поможет вам пройти этот путь. С ее пошаговыми инструкциями начать жить по-новому будет не только легко, но и увлекательно. Следуйте ее указаниям, и удивительно радостные перемены не заставят себя ждать.

Дэвид Аллен, автор книги «Как привести дела в порядок»

История Эрин

— Мне нужны будут два экземпляра твоей книги, — сказала моя подруга.

— Два экземпляра? — переспросила я. — Один для тебя, а второй кому-то в подарок?

— Нет, оба для меня, — объяснила она. — Потому что хотя бы один из них точно потеряется среди моих домашних завалов.

Я понимающе кивнула головой.

— Можешь больше ничего не говорить.

Почти десять лет назад мой муж, окруженный стопками бумаг, горами обуви и одежды, и десятками коробок с сентиментальными безделушками в придачу, завел разговор, после которого моя жизнь круто изменилась. Он попросил меня сесть рядом, взял за руку и сказал, что больше не может жить среди всего этого барахла. Он бы хотел построить со мной прекрасную и счастливую жизнь, но путь к этому светлому будущему преграждают мои вещи. Наша достаточно просторная квартира площадью 80 квадратных метров в Вашингтоне была настолько плотно набита моими пожитками, что нам приходилось пробираться из спальни в кухню по узкому проходу между стоящими по обе стороны и возвышающимися до пояса башнями из коробок. Мы перестали приглашать в гости друзей, а вечером, придя с работы, не могли нормально расслабиться и отдохнуть. Даже когда нас не было дома, меня и мужа не покидали мысли о хаосе, поджидавшем там.

Начав разговор о домашнем беспорядке, муж не угрожал уйти от меня и не выдвигал никаких ультиматумов. Вместо этого он описал мне, какой замечательной могла бы стать наша жизнь без лишних вещей. Насколько уютной была бы квартира, где достаточно места, чтобы собираться семьей и приглашать друзей, планировать новые увлекательные занятия, а потом предаваться радостным воспоминаниям. Но все это невозможно в доме, до отказа забитом вещами. Да, он не вправе принуждать меня измениться, но просит хотя бы попытаться.

Я ответила, что готова попробовать и тоже хочу жить так, как он нарисовал в своем воображении. Вот только об одной «мелочи» я забыла упомянуть: я не имела ни малейшего представления о том, как же выполнить его просьбу. Да, я с ужасом думала о том, что мне придется избавиться от столь дорогих моему сердцу вещей. Большую часть следующего дня на работе я провела в составлении сложных схем перевозки моих пожитков в какое-нибудь складское помещение и старалась подобрать аргументы, которые смогли бы убедить мужа переехать в более просторную квартиру. Я была готова пойти на все, лишь бы не расставаться с милыми сердцу безделушками. Но все мои планы быстро улетучились, когда вечером по дороге домой я вспомнила о поджидавшем там меня хаосе. У меня свело живот, мышцы плеч и шеи напряглись, и я невольно замедлила шаг. Мой муж был прав. Я должна изменить свой образ жизни.

И мне это удалось. Нет, не за полчаса, как показывают в кино, конечно. Мне пришлось пережить целую душевную революцию. В итоге я расчистила домашние завалы и стала организованным человеком (а впоследствии даже заняла пост главного редактора сайта unclutterer.com, посвященного разумной организации индивидуального пространства и нашего бытия). Я попрощалась с беспорядком и стала вести замечательную жизнь. Мне это удалось. Удастся и вам, поверьте мне!

1. Основы борьбы с хламом

Простота — вот новая революционная идея.

Представление о том, будто каждому из нас необходимо работать не покладая рук, быть максимально востребованным и вообще вести «насыщенную, загруженную до предела» жизнь, устарело.

Уже сегодня вы можете сами делать свой выбор. Вы хотите пребывать в состоянии вечного стресса, зависеть от своего имущества и вещей, которые для вас ничего не значат? Или же лучше комфортное, расслабленное существование, лишенное ненужного балласта?

Когда я приняла решение изменить свою жизнь, то рассчитывала, что потребуется меньше семи дней, чтобы избавиться от физического хлама. К сожалению, они растянулись на долгих шесть месяцев, поскольку расчищать авгиевы конюшни я бралась бессистемно, от случая к случаю. Дело в том, что никто и ничто не подсказали мне, как эффективно организовать этот процесс. Я хотела найти какое-нибудь руководство, хотя бы один дельный совет, но ничего подобного мне нигде не встречалось. Вот почему я написала книгу, которую вы сейчас держите в руках, чтобы ваши семь дней, когда вы придете к аналогичному решению, действительно заняли всего одну неделю, а не полгода, как мои. Работа вам предстоит сложная, но в результате вы избавитесь от многих стрессов и тревог. Вы заслуживаете замечательной жизни. И, что еще важнее, заслуживаете всех тех преимуществ, которые открываются перед «борцами с хламом».

Борец с хламом — человек, решивший избавиться от всех помех, которые мешают ему наслаждаться жизнью.

Помехи, известные как хлам, принимают разные формы. Они могут быть физическими и психологическими, выражающимися неумением управлять собственным временем или процессами. Когда все, что вас окружает, а также ваши мысли и жизненный распорядок хаотичны, вам сложно нормально прожить даже один день. Например, если вы регулярно опаздываете на работу, потому что утром у вас не получается вовремя выйти из дома, то у вас хромает организованность. Если в вашей квартире царит такой беспорядок, что вам стыдно пригласить друзей на ужин, то проблема, вероятно, в вашей аккуратности. Если на работе вы не справляетесь с потоком электронных писем, а дома никак не можете разобраться со стиркой, то, видимо, вы используете неоптимальные процессы. Если вы постоянно нарушаете сроки, установленные для вас клиентами, то вам нужна помощь в управлении временем. Список помех бесконечен, и только вы знаете, насколько они мешают вам жить. Избавившись от них и правильно организовав свой рабочий и домашний график, вы высвободите время, пространство и энергию, которые сможете направить на действительно важные для себя вещи.

Борец с хламом живет как можно проще и не стремится ничего усложнять. Например, я люблю книги и отвела под них целую стену в гостиной, но я не держу в доме больше экземпляров, чем может поместиться на этих полках. Если вы любите телевидение, не привязывайтесь к программному расписанию, лучше записывайте интересные передачи на видеомагнитофон, а затем смотрите в удобное для себя время. Простая жизнь не означает лишений, напротив, вы обогащаете себя, избавляетесь от лишнего, освобождая место для действительно нужных вещей.

На эту тему очень точно высказался Альберт Эйнштейн: «Упрощайте как можно больше, но не более того».

Официальный девиз борцов с хламом начиная с эпохи динозавров из поколения в поколение передавался родителями и учителями: «Всему свое место и все на своих местах». В вашем доме и офисе каждая вещь должна иметь свое собственное «жизненное пространство». У каждой пары брюк должны быть своя вешалка и место в платяном шкафу, где брюки будут висеть свободно, не сминаясь. Каждая ручка в офисе должна находиться в подставке или другом вместилище, чтобы спокойно храниться там, пока вы ею не пользуетесь. Для лучшего понимания девиза представьте себе такую ситуацию: Опра Уинфри решила сделать вам сюрприз, позвонила и сказала, что через полчаса к вам домой или в офис заедет съемочная группа, и вас покажут по телевизору в прямом эфире. Истинному борцу с хламом в данном случае не придется в панике метаться по квартире или офису, рассовывая разбросанные вещи по шкафам и письменным столам, а все липшие — в какую-нибудь коробку, чтобы помещение выглядело пристойно. Когда все аккуратно расставлено и разложено, вы всегда быстро найдете нужную вещь и не станете лихорадочно придумывать, куда же ее пристроить до следующего раза. Возможно, переход к такому образу жизни покажется вам настоящей революцией (для меня это так и было), но будьте уверены, вам вполне по силам ее совершить.

Зачем меняться?

Я не могу заставить вас начать жить по-новому или пройти этот процесс вместо вас, но в моих силах дать вам необходимые инструменты и рекомендации. Все в ваших руках, но вам придется изрядно потрудиться, если вы действительно хотите все изменить. Поверьте, преимущества организованной жизни столь значительны, что усилия окупятся сторицей.

Если вы думаете, что сделать это сложно, то вы абсолютно правы. Даже в ситуации, когда на кону стоит жизнь или смерть, только один из десяти человек, например, перенесших операцию шунтирования на сердце, меняет свой образ жизни, чтобы избежать осложнений впоследствии. А большинство так ничего и не предпринимают, потому что не знают как, не имеют достаточной силы воли и не находят поддержки со стороны близких. Когда же больные осведомлены о преимуществах здорового образа жизни, статистика становится совершенно иной — 77 %. Другими словами, почти восемь человек из десяти при наличии должной мотивации и необходимой информации в корне меняют свои привычки^[1].

Но почему я вдруг заговорила о людях, перенесших операцию на сердце, в книге, посвященной организованности? Хороший вопрос. Я привела здесь эти цифры потому, что перемены любого вида — и когда от них напрямую зависит ваша жизнь, и когда последствия не столь драматичные — сложны и мучительны. Советовать быть более организованным легко, но чтобы действительно таким стать, вам придется серьезно изменить свои приоритеты.

Когда вы начнете избавляться от лишнего и упорядочивать свою жизнь, эта книга станет для вас руководством пользователя. Поскольку я обязуюсь обеспечить вас необходимыми инструкциями, от вас требуется вторая составляющая успеха — мотивация. Вы должны найти неопровержимые аргументы, которые заставят вступить на путь перемен и не сворачивать с него, даже когда вы столкнетесь с препятствиями.

Закройте на минуту глаза, несколько раз глубоко вдохните и вызовите в своей памяти все то, что дает вам ощущение счастья. Это упражнение кажется слишком примитивным? Все равно выполните его. Расслабьтесь и сосредоточьтесь на всем хорошем в вашей жизни.

О чем вы вспомнили? Вы увидели лица друзей и родных? Чем вы занимались в это время? Где были? Почему чувствовали себя счастливым?

А теперь перечислите все то, что нарисовало вам ваше воображение. Сгруппируйте элементы списка по категориям. Семья, друзья, увлечения, личное время, хорошее здоровье, карьера, отпуск, духовная жизнь — вот самые распространенные из них, но их конкретное содержание будет уникальным для вас и вашей жизни. И поскольку никто, кроме вас, этого перечня не увидит, будьте честны сами с собой и не вносите в него то, что принято, а укажите вещи, которые действительно приносят радость именно вам. Этот список и станет вашей мотивацией, а его пункты — причинами вашего желания вступить в ряды борцов с хламом. Он будет напоминать вам исключительно о ваших жизненных приоритетах. Храните его в каком-нибудь легкодоступном месте. Например, сложите и вложите в кошелек или прикрепите скотчем к приборной доске автомобиля. Дело в том, что в процессе перестройки обязательно возникнут моменты, когда вам захочется поднять руки и сдаться, но, бросив взгляд на этот перечень, вы тут же вспомните, ради чего все это затеяли — чтобы в корне изменить свою жизнь.

Один из пунктов моего личного списка — путешествия. Я хочу пить вино в Бордо, кататься на лыжах в швейцарских Альпах, фотографировать слонов в Таиланде. Но чтобы эти мечты стали явью, мне надо научиться копить деньги и иметь свободные дни и недели в своем графике. Чтобы разумно распоряжаться финансами и не быть рабом своих должностных обязанностей, необходимы такие навыки, как управление временем, планирование, организация процессов. Чем более упорядочена и освобождена от всего лишнего моя жизнь, тем легче мне реализовать свое желание путешествовать. Стремление познавать мир — это мощный стимул, таким же мотиватором является желание больше времени проводить с мужем, семьей, друзьями, а также реализовать другие пункты списка. Покопайтесь немного в собственной душе, и вы поймете, что и кто для вас действительно важны. Что бы вам хотелось делать чаще или лучше?

Симбиоз работы и личной жизни

Когда люди объясняют, чего они хотят добиться, удалив из своей жизни хлам, часто звучит фраза: «Баланса работы и личной жизни». Все мы должны работать, но многие стремятся найти приемлемое соотношение между потребностью получать доход и желанием вести насыщенную личную жизнь.

Фраза «баланс работы и жизни» стала очень модной в мире бизнеса. Но, насколько я могу судить, единственная ее цель — испортить людям настроение. Стоит нам услышать эти магические слова, и мы, подобно собаке Павлова, рефлекторно начинаем терзаться такими мыслями: «Ах, если бы мне удалось достичь этого равновесия, как я был бы счастлив. Это моя мечта».

Полная ерунда это, а не мечта.

Вы что и в самом деле хотите, чтобы ваша трудовая жизнь идеально уравновешивала личную? Вы действительно хотите проводить на работе ровно столько же времени, сколько и вне ее? (И не забывайте, что изрядную долю своего свободного времени вы просто спите.) Поскольку неделя состоит из 168 часов, то вам для сохранения баланса пришлось бы трудиться 84 часа! Равновесие означало бы, что вам просто некогда тратить заработанные деньги.

Давайте отвлечемся на минуту от цифр и подумаем исключительно о качестве вашей работы. Я считаю, что опыт, приобретенный вами в личной жизни, помогает решать проблемы на работе. Вы вспоминаете что-нибудь, с чем сталкивались вне ее, или какой-нибудь случай из прошлого, и это подсказывает наилучший способ выполнить стоящую перед вами задачу. Невозможно щелкнуть выключателем и в одно мгновение выключить себя как частное лицо, когда вы находитесь в офисе и играете роль служащего. Вы — одна личность, а не две, а для равновесия нужны два объекта, как, например, две чаши весов.

Прекратите чувствовать себя ущербным из-за невозможности добиться некоего мифического «баланса работы и личной жизни». Примите тот факт, что он не только недостижим, но и нежелателен. Лучше направить свои усилия на достижение действительно доступного и полезного — симбиоза работы и личной жизни. Напомню, что мудреный термин «симбиоз» означает «гармоничное сосуществование».

В этом состоянии все стороны вашей жизни находятся в гармонии, не мешая, а дополняя друг друга. Симбиоз так же важен для достижения счастливого существования, как и упрощение, организация, управление временем, удаление хлама, поддержание идеального уровня производительности и увлечений. Даже в структуре этой книги отражается данное понятие. На протяжении одной недели постарайтесь плавно переходить от личной жизни к трудовой деятельности и наоборот. На работу приезжайте вовремя. В уикэнд сходите на концерт группы вашего друга. Засыпайте, не думая о вопросах, которые предстоит решать на работе на следующий день.

Продолжая составлять список вещей, действительно важных для вас, и рисуя в своем воображении ту замечательную жизнь, которую вы хотели бы вести, постоянно помните о симбиозе работы и жизни. Забудьте о модной вышеупомянутой фразе и правильно расставьте приоритеты.

Поговорим о вещах

Невозможно быть успешным борцом с хламом, не будучи разумным потребителем. Чем больше вы узнаете о товарах и услугах, которые приобретаете, тем более продвинутым в этой области становитесь. Тщательный анализ своих потребностей позволит вам избежать импульсивных покупок. Вы начнете покупать только полезные, действительно понравившиеся вам и качественные вещи, причем лишь тогда, когда они вам действительно нужны.

Мне пришлось изрядно потрудиться, чтобы стать докой в этом вопросе. Честно говоря, ненавижу шопинг. На протяжении многих лет я принимала ужасные покупательские решения, потому что, попав в магазин, хотела как можно быстрее выбраться оттуда на улицу. Тем не менее я знаю, что многие люди буквально одержимы этим занятием. Большинство моих подруг, по их словам, испытывают выброс адреналина, входя в торговый центр или магазин. Даже если им ничего определенного не нужно, им нравится рассматривать витрины и представлять себя покупающей вещи.

К счастью, существует золотая середина между добровольным отказом от всего материального и крайним материализмом. Занимая такую позицию, вы с уважением относитесь к своему имуществу и принимаете информированные решения о покупках. Будучи разумным потребителем, вы приобретаете только нужное, не захламляя квартиру и рабочее место. Поскольку вы готовитесь очистить жизнь от всего лишнего, вам не помешает задать себе вопросы об уже имеющихся у вас вещах. Если в ваш дом или офис когда-то попал какой-то предмет, это не означает, что он должен остаться там навечно. Следующая группа вопросов помогла мне принять взвешенные решения о скопившемся у меня барахле. Со временем перечень вопросов изменился, и я уверена, что с расширением моей семьи список и впредь придется корректировать. Поэтому не воспринимайте нижеследующие вопросы как догму — смело адаптируйте их под свои индивидуальные нужды. Но, конечно, старайтесь не слишком уходить в сторону, иначе избавиться от хлама не удастся.

Вопросы об уже имеющихся в вашем доме вещах

1. Есть ли у меня другие вещи такого же назначения?

2. Если они дублируют друг друга, то какая из них в лучшем состоянии, или лучшего качества, или прослужит дольше?

3. Исправна ли эта вещь? Нуждается ли она в замене или ремонте?

4. Облегчает ли она мою жизнь, экономит время либо деньги или удовлетворяет какую-нибудь важную потребность?

5. Почему этот предмет находится в нашем доме и лучшее ли это место для него?

6. Если я хочу узнать, насколько данный предмет подходит для удовлетворения определенной потребности, нужно ли мне собирать дополнительную информацию?

7. Если это скоропортящийся продукт, то не закончился ли его срок годности?

8. Помогает ли мне та или иная вещь перейти на желанный уровень жизни?

Избавляясь от хлама, вы обнаружите, что некоторые поврежденные вещи нужно заменить, а другие упорядочить и почистить. К тому же нет ничего плохого в приобретении новых вещей, если только они соответствуют определенным условиям.

Вопросы, которые нужно задать себе перед покупкой

1. Есть ли у меня уже подобная вещь такого же назначения?

2. Если она у меня есть, то готова ли я избавиться от старой и заменить ее новой? (Обычно это называют правилом «один прибыл, один выбыл».)

3. Эта вещь облегчит мою жизнь, сэкономит время либо деньги или удовлетворит какую-нибудь важную потребность?

4. Где в моем доме будет храниться эта вещь?

5. Является ли данная цена лучшей за эту вещь и получаю ли я максимальное качество за эти деньги?

6. Прежде чем я куплю и принесу эту вещь в свой дом, нужно ли мне собрать дополнительную информацию? Изучила ли я уже подобные товары?

7. Если это продукт с ограниченным сроком годности, то когда я собираюсь его использовать и что сделаю с оставшейся частью?

8. Поможет ли мне эта вещь перейти к вожделенной счастливой жизни?

Как этот процесс происходит в реальной жизни, показано в таблице.

В прошлом меня критиковали за эти вопросы, поскольку многим кажется, будто им предлагают покупку только практичных и полезных вещей. Но вот что я скажу в свою защиту. Во-первых, некоторые люди действительно предпочитают приобретать только практичные и полезные вещи, «без выкрутасов». Во-вторых, лично я к таковым не отношусь. Мне нужны вещи, которые вдохновляют меня или поднимают настроение. И такие предметы вполне могут попасть в мой дом, пройдя через фильтр восьмого вопроса. Ведь в нем спрашивается, приближает ли эта вещь меня к желанному образу жизни. Нужно только убедиться в том, что она также проходит проверку остальными вопросами.

С помощью вопросов, информации из этой книги и проектов, которые вам еще предстоит выполнить, вы превратитесь в заядлого борца с хламом. Вы устраните препятствия на пути к простой, эффективной, гармоничной и свободной от ненужного балласта жизни. Итак, приготовьтесь освободить место для того, что вам важнее всего.

Отправляемся в сентиментальное путешествие

Сохраняете ли вы корешки билетов после похода в кинотеатр? Демонстрируете или используете вещи, которые вам не нравятся, из чувства долга перед человеком, подарившим их вам? Храните ли платья подружки невесты со свадеб ваших подруг, даже если пара уже успела развестись? Сохраняете ли футболки с институтских праздников и мероприятий, на которых были уже больше пяти лет назад?

Нет ничего противоестественного в том, чтобы беречь вещи, приводящие нас в сентиментальное настроение. Особенно если эти предметы связаны с дорогим для нас человеком и вызывают приятные воспоминания. Однако мы не можем собирать и сохранять все, что напоминает нам о каждом счастливом моменте жизни. Для такой коллекции понадобится слишком много времени, энергии и места, которые лучше использовать для более важных целей.

Вполне нормально, если некоторые кажущиеся кому-то лишними вещи попали в ваш личный список приоритетов. Я знаю много любительниц вязания, которые скорее согласятся, чтобы им отрубили руки, чем расстанутся с набором спиц. Мой брат любит своими руками собирать гоночные автомобили и без гаража, заполненного слесарными инструментами и оборудованием, не находил бы себе места. Запомните: борец с хламом — это не аскет, довольствующийся минимумом, а тот, кто, избавляясь от всего ненужного, высвобождает в своей жизни место для действительно важных вещей.

Как правило, тяжелее всего расставаться с сентиментальным хламом. Когда некая вещь связана с воспоминаниями о ком-то вам бесконечно дорогом, вполне объясним наш страх того, что вместе с ней мы удалим и память об этом человеке или потеряем связь с ним. Безусловно, помнить прошлое необходимо, но жить в нем не стоит.

Прежде чем начать неделю очищения собственной жизни от всего лишнего, постарайтесь избавиться от сентиментального хлама. Ваши подвал, чердак, кладовая и шкафы, вероятнее всего, забиты им. Вам не нужно выбрасывать все подряд (некоторые из этих вещей вовсе не являются хламом), но подумайте над тем, от чего точно можно отказаться. Когда я взялась разбирать завалы из сентиментальной категории, то нашла три больших пакета записок тех времен, когда я училась в средних и старших классах школы, рабочий комбинезон дедушки, приглашения на все свадьбы, на которых я побывала за свою жизнь. Возможно, вам покажется, что во всем этом нет ничего сентиментального, но для меня они были дороги. Вероятно, и вы найдете у себя немало подобного барахла.

В предыдущей главе я рекомендовала вам список вопросов об уже имеющихся у вас вещах. Держите их всегда на виду и сверяйтесь с ними, когда начнете чистку среди сентиментального хлама. Установите для себя количественные границы, придерживайтесь их и ориентируйтесь на качество, а не количество.

Советы по борьбе с сентиментальным хламом

— Фото на намять. Изображение предмета может нести такой же эмоциональный заряд, как и он сам. Поэтому прежде чем выбросить сентиментальные вещи, сделайте их цифровые фотографии.

А когда загрузите снимки на свой компьютер, в поле «Примечания» запишите, с каким памятным событием или человеком они ассоциируются. (Например, прежде чем пустить дедушкин комбинезон на тряпки, я оделась в него на ферме дедушки и в таком виде сфотографировалась на поле люцерны.) И не забывайте делать резервную копию жесткого диска вашего ПК, чтобы в случае его поломки ценные фотографии не пропали окончательно.

— Вам много не надо — только самое лучшее. Если вы унаследовали целый набор приблизительно одинаковых вещей, допустим, бабушкин фарфор, то вам не нужно сохранять их все. Оставьте на видном месте один столовый прибор или только чашку с блюдцем.

— Цифровая революция. Отсканируйте бумажные реликвии и фотографии, сохраняя Их дальше в цифровом виде. Ведь гораздо проще держать дома компьютерный жесткий диск, чем коробки с артефактами. У вас нет времени заниматься этим самостоятельно? Существуют фирмы, которые выполнят такую работу за вас.

— Да не оскудеет рука дающего. Отсканировав письма и фотографии, раздайте оригиналы друзьям и семье. Именно так я и поступила со своей коллекцией школьных записок. Сделав их цифровые копии, я разослала несколько перлов авторам. Мои одноклассники прочитали написанное собственной рукой, вспомнили былое, посмеялись и выбросили записки в мусор. Можно также организовать вечеринку и разрешить гостям взять любые ваши старые фото. А при встрече с кем-нибудь из дальних родственников, с которыми давно не виделись, подарите им скопившиеся у вас семейные снимки.

— Конверсия, или использование по другому назначению. Если выдвижной ящик платяного шкафа забит старыми футболками из колледжа, разрежьте их и сшейте лоскутное одеяло. Оно сослужит вам хорошую службу холодной зимой, а в ящике освободится место для нужной одежды.

— На помощь придут друзья. Ученые университета штата Огайо установили, что прикосновения к предмету (даже такому заурядному, как кофейная чашка) порождают в человеке эмоциональную связь с ним, и чем дольше предмет хранится у вас, тем сильнее эта связь^[2]. Поэтому попросите кого-нибудь из друзей забрать на некоторое время ваши вещи к себе домой. Чем меньше вы будете их видеть и прикасаться к ним, тем легче впоследствии сможете расстаться с ними навсегда.

— Передаривайте подарки. Своими подарками люди хотят установить с нами эмоциональную связь и просто сделать приятное. Но, к сожалению, не все подарки приходятся нам ко двору. В таких случаях поблагодарите дарителя, а затем без зазрения совести подарите эту вещь кому-нибудь другому или пожертвуйте на благотворительность. Даритель, если у него есть хотя бы малейшее чувство такта, никогда не спросит вас о дальнейшей судьбе своего презента. А если и спросит, ответьте, что на данный момент не можете продемонстрировать эту вещь. Человек поймет намек, замнет тему, и жизнь пойдет своим чередом.

— С глаз долой — из сердца вон. Если сентиментальному хламу самое место в мусорном ведре, вынесите его как можно быстрее. Пока вы знаете, что хлам еще находится в доме и его можно достать из ведра, вам будет тяжело навсегда распрощаться с этими обломками прошлого.

Все те сентиментальные предметы, которые вы хотите сохранить, должны находиться на виду и/или использоваться в вашем доме. Таким вещам не место в коробках в подвале или на чердаке, где они собирают многолетнюю пыль. Зачем хранить то, что нельзя взять с собой в новую замечательную жизнь, ради которой вы все это затеяли?

Перегибы в борьбе с хламом

Начиная осваивать борьбу с хламом, я хотела очистить свою жизнь от всего лишнего одним махом. Поэтому пошла коротким путем и выбросила несколько коробок, наполненных сентиментальным хламом, даже не открыв их и не просмотрев содержимого. Поскольку я не заглядывала в них уже несколько лет, то считала, что там нет ничего нужного мне в моей новой замечательной жизни. Это была очень большая ошибка. Одна выброшенная коробка оказалась из тех, в которых я перевозила вещи при переезде на новую квартиру, однако так и не распаковала за ненадобностью. Но зато теперь я знаю: в Америке человеку в течение нескольких лет могут ни разу не понадобиться такие документы, как паспорт и карточка социального страхования.

Даже если вы на 99 % уверены, что коробка на чердаке заполнена старыми магнитофонными кассетами и наспех сделанными костюмами на Хеллоуин из вашего детства, найдите время и просмотрите ее содержимое. Помните: кто поспешит, тот людей насмешит.

2. Понедельник

Бытует мнение, что начинать новую жизнь лучше с понедельника. С каждым днем интенсивность рабочей недели нарастает и в пятницу достигает кульминации, взорвавшись расслабленным уик-эндом. Я люблю свою профессию, но все равно хотела бы, чтобы утро понедельника не было похоже на… утро понедельника. Мы работаем ради возможности обеспечить себя необходимыми для жизни вещами, но пробуждение утром в понедельник в преддверии трудовой недели для нас порой становится настоящим испытанием.

Как показывают исследования, если ваше начинание стартует с понедельника, это позволяет сохранять положительный настрой всю неделю. Однако, оттянув начало полезной привычки до среды, вы с легкостью уговорите себя отложить его до следующей недели. К счастью, поскольку вашей целью является достижение счастливой и замечательной жизни, это послужит вам сильной мотивацией для немедленного объявления войны хламу.

В понедельник вы очищаете от завалов «первоочередные» зоны, то есть те, которые первыми попадаются на глаза, когда вы просыпаетесь утром, приходите на работу и вечером возвращаетесь домой. Это гардероб в вашей спальне, письменный стол в офисе и прихожая в квартире. Также с этими местами вы гарантированно будете сталкиваться на протяжении всей недели. Поэтому, сначала расчистив от всего лишнего их и разумным образом распорядившись освободившимся пространством, вы получите наглядное и постоянное напоминание о положительных результатах своих усилий, благодаря чему остаток недели (и всей своей жизни) точно проведете в отличном настроении.

Платяной шкаф

Солнце еще не взошло, а вы уже подходите к своему гардеробу, чтобы выбрать одежду на предстоящий день. В шкафу творится нечто невообразимое, и вы сразу начинаете нервничать. Куда подевались брюки, которые сочетаются с этим жакетом? А на рубашке — вот досада! — пятно. А почему эта вещь сидит на мне мешковато? Как так получается, что одежды море, а надеть нечего? И вы, вместо того чтобы по дороге на кухню всего на пять секунд задержаться возле платяного шкафа и без труда выбрать себе одежду, тратите на эту, казалось бы, простую задачу добрых десять минут и массу нервов. И все из-за хаоса, царящего в замкнутом пространстве гардероба.

У вас дома и в офисе есть сотни мест, с которых можно начать борьбу с хламом, однако мое излюбленное — платяной шкаф в спальне. Ведь приведенный в порядок шкаф для одежды может зарядить вас хорошим настроением с раннего утра на весь день.

Вторая причина, по которой я рекомендую начать со шкафа в спальне, — его небольшие размеры. Если только вы не обитаете в особняке, где целое крыло отведено под ваши наряды, то гардероб, вероятнее всего, занимает менее двух квадратных метров площади вашего жилья. (Мой, например, чуть больше метра.) Освободив платяной шкаф от хлама, вы сразу же увидите результаты своих усилий, и это вдохновит вас на продолжение борьбы за освобождение жизненного пространства в течение всей недели.

«Прополка» гардероба

Вы намерены немедленно взяться за освобождение гардероба от «сорняков»? Не спешите. Сначала надо выяснить, какая одежда и в каком количестве у вас есть. Постирайте все скопившиеся грязные вещи и принесите домой те, которые, возможно, вы сдавали в химчистку. Если дома вы храните одежду в разных местах (например, в прихожей — пальто и шляпы, а в подвальном помещении — карнавальные костюмы, которые надеваете чрезвычайно редко), снесите ее всю в спальню. Ваша первая цель — постирать и почистить абсолютно все имеющиеся у вас вещи и собрать их в одном месте. Возможно, это откроет глаза на ваши запасы.

Удалите с одежды полиэтиленовую пленку, в которую упаковывают вещи магазины и химчистки для защиты от загрязнения во время транспортировки. Со временем она начинает разлагаться, повреждая ткань одежды и оставляя на ней пятна. Обрежьте все цветные идентификационные ярлыки, прикрепляемые к обработанной одежде в химчистке, поскольку краска с бумаги может отпечататься на ткани. Для длительного хранения одежды (для особых случаев и костюмов) лучше подходят хлопковые мешки или из долговечных пластиковых материалов.

Когда вы постираете, почистите и соберете в одном месте все свои вещи, ответьте на следующие вопросы.

1. Какое у вас отношение к своей одежде?

2. Одежда каких типов (рабочая, тренировочная, нарядная) у вас есть?

3. Прослеживаются ли какие-нибудь закономерности в вашем гардеробе (повторяющиеся цвета, стили, размеры, сезонная принадлежность)?

Сознаюсь, первый вопрос — слишком личного характера. Но на него все равно нужно ответить. Если при взгляде на гору одежды вас пугает ее непомерное количество, это верный признак того, что от многих вещей пришла пора избавиться. Если ваш внутренний голос вдруг произнесет фразу «бабушкин сундук», а в воздухе вам почудится запах нафталина, это явный сигнал освобождать место для обновок. Однако сентиментальное отношение к некоторым вещам может осложнить расставание с ними, хотя вы и не вспоминали о них уже несколько лет.

Ответ на второй вопрос послужит вам подсказкой о том, с чего начать расчистку хлама. Если на торжественные или официальные мероприятия вы ходите крайне редко, но у вас есть три смокинга или пятнадцать бальных платьев, то становится понятно, за счет чего можно освободить место в шкафу. Такой же подход применим и к тренировочной одежде: если вы ее не носите, — решительно избавляйтесь.

Ответ на третий вопрос определит критерии для разделения вещей на две категории — те, которые останутся в вашем гардеробе, и те, с которыми придется распрощаться. Несмотря на всю вашу креативность, стремление никогда не повторяться и всегда выглядеть уникально, у вас наверняка есть определенные предпочтения в одежде. Возможно, вы заметите какие-то закономерности в подборе цвета (например, я категорически не приемлю яркие тона) или ткани (почти все мои вещи сделаны из натуральных волокон), или покроя (обтягивающую одежду я предпочитаю мешковатой). Вы можете обнаружить, что половина вашего гардероба на два размера меньше или пригодна для носки только в короткий сезон. Бывает, находятся и несколько абсолютно одинаковых вещей (к слову, именно поэтому всю одежду нужно снести в одно место и разобраться с ней за один раз, иначе вы рискуете упустить из виду повторяющиеся экземпляры).

Параллельно (пока вся одежда выгружена на кровать) оцените состояние вашего платяного шкафа (но предварительно освободите его полностью) Каково оно? Не требует ли шкаф ремонта? Удовлетворяет ли он вашим требованиям в хранении вещей? Если его нужно перекрасить, починить, пропылесосить, оснастить дополнительными крючками или новыми рейками либо провести какие-нибудь другие работы, сделайте это сейчас, пока он пуст. В конечном счете его размеры определяют количество вещей, которые могут быть у вас; учитывайте это, продолжая сортировать свой гардероб.

Ваш стиль в одежде

Одежда многое о нас говорит независимо от того, хотим мы этого или нет. Если я надеваю футболку и джинсы, это значит, что в течение ближайшего часа я точно не выйду замуж и не направляюсь в офис, в котором принят деловой дресс-код. Текст или изображение на кофточке сообщают окружающим обо мне еще больше. Вы можете на свой лад истолковать полученную зрительную информацию и сделать обо мне предположения или выводы, основанные на вашем предыдущем опыте общения с людьми, похожими на меня. Независимо от их точности они построены на наблюдениях за моей одеждой, уровнем опрятности, осанкой, внешностью.

Не знаю, что Стив Джобс хотел сообщить людям своими свитерами-водолазками и джинсами, но эта его «униформа», не менявшаяся энное количество лет, стала столь же культовой, как и бренд Apple. Сет Брандл, один из персонажей кинофильма «Муха», тоже имел привычку постоянно ходить в одном и том же. По его словам, он использовал рецепт Альберта Эйнштейна — купить пять идентичных комплектов одежды, чтобы не тратить энергию на мысли о том, как одеваться каждый день. В действительности у Эйнштейна был довольно разнообразный гардероб, но концепция все равно интересная. По моему мнению, если мне нравятся все вещи в моем гардеробе и я в них хорошо выгляжу, то и правда не стоит тратить мысленную энергию на бесконечные раздумья о том, что же надеть сегодня. Одеваясь в своем индивидуальном стиле, вы пользуетесь теми же преимуществами, что и люди в униформе, но в то же время не ходите ежедневно в одном и том же.

Возможно, вы и сами не понимаете, какую информацию хотели бы донести до окружающих посредством своей одежды. Но, вероятно, вы отлично знаете, о чем она не должна говорить людям. Когда мне было немного за двадцать (я тогда вела форум о политике администрации в отношении школьной формы), группа старшеклассников на своем молодежном жаргоне намекнула мне, что я одеваюсь неряшливо и старомодно. Мне было очень стыдно. Моя одежда больше никогда не должна так выглядеть, поклялась я себе.

Прошли годы, и я прочла книгу Кэрри Маккарти и Даниэллы Ляпорте «Style Statement» («Декларация стиля»). Благодаря ей я заняла более активную позицию при выборе одежды. Наличие определенного стиля позволит не захламлять свой гардероб. Сегодня в моем платяном шкафу нет ни одной вещи, которая не отражала бы мой имидж. Мне хотелось бы, чтобы вы, думая об индивидуальном стиле, также проанализировали тенденции, которые заметили в своем гардеробе. Есть ли у вас определенная манера одеваться? Какая, по вашему мнению, одежда смотрится на вас более выигрышно и работает на ваш имидж?

Следующие рекомендации помогут вам решить судьбу вещей и отобрать те, которые заслуживают места в вашем гардеробе.

1. Эта вещь должна представлять ваш нынешний стиль и тот образ, в котором вы хотите предстать перед окружающими.

2. Вещь должна хорошо на вас сидеть, быть по фигуре.

3. Она должна сочетаться не менее чем с двумя другими предметами вашего гардероба.

4. Ее можно надевать с имеющейся у вас обувью (для обуви действует такое же правило: она должна гармонировать с имеющейся у вас одеждой).

5. Вещь должна быть в хорошем состоянии и не требовать ремонта.

6. Наличие места для ее хранения.

7. Вам должны нравиться ощущения от носки данной вещи (обувь не должна быть причиной волдырей).

8. В течение ближайшего года должна представиться хотя бы одна возможность надеть эту вещь.

Если хотите, добавьте к этому перечню еще несколько пунктов исходя из собственных предпочтений. У меня, например, было «Ничего оранжевого». Если вы живете в тропическом климате, вполне логично выглядит правило «Никаких свитеров». Дополняя список, руководствуйтесь здравым смыслом и следите за тем, чтобы вся одежда соответствовала вашему стилю, а ее количество не превышало ваших возможностей для хранения.

Полезный совет. Думаю, стоит распечатать составленные вами правила и закрепить листок на внутренней стороне дверцы платяного шкафа или в другом легкодоступном месте. Главное, чтобы вы могли всегда сверяться с ними. А после того как наведете порядок в гардеробе, рекомендую распечатать их на листке небольшого формата, вложить в бумажник и сверяться каждый раз во время шопинга.

Модный приговор

Итак, пришло время решать, какие вещи оставить, а какие вычеркнуть из гардероба (и своей жизни) навсегда. Вообще, расчистка одежных завалов может оказаться самой сложной частью проекта по разумной организации жизни — или же самой легкой. Если вам психологически сложно расставаться с вещами, хотя вы их давно и не носите, призовите на помощь подругу, которой доверяете. Она будет по очереди поднимать вещи и показывать их вам, а вы выносить приговор (поскольку если вы сами возьмете вещь в руки, то сильная эмоциональная связь помешает вам расстаться с нею). К тому же соратница по борьбе с хламом заставит вас занятьсяделом, если вы вдруг заскучаете и начнете бесцельно бродить по квартире, вместо того чтобы разбираться с гардеробом. Если же вы предпочитаете работать в одиночестве, то энтузиазма и мотивации вам придаст энергичная музыка.

Начинайте разбирать сваленные в кучу на кровати вещи сверху, распределяя их по трем группам: те, которые вы хотите оставить, кандидаты на удаление и требующие ремонта. Сортировку выполняйте, руководствуясь списком правил и соответствию вещи вашему стилю. Если относительно какого-то предмета одежды или обуви вы не можете сразу принять решение, отправляйте их пока в группу «оставить», чтобы, когда начнете перекладывать одежду в гардероб, еще раз хорошенько подумать о судьбе спорной вещи.

У вас целых три голубых рубашки из льна? И нужны все три? Если в платяном шкафу хватает места только для одной, оставьте ту, которая лучше других сочетается с вашей одеждой (правила 3 и 4) и в которой вы чаще всего слышите комплименты от знакомых (правила 2 и 7). Обнаружили в куче на кровати четыре черных свитера-водолазки? И все четыре все еще сохранили цвет или уже несколько поблекли от частой стирки? Избавьтесь от тех, которые черными уже не назовешь (правило 5), а также от не соответствующих вашему стилю (правило 1). У вас есть любимая пара туфель? Конечно, вы к ней привыкли за столько лет, но не просвечивают ли уже пятки сквозь дыры в подошвах? В таком случае либо отдайте их в ремонт, либо просто выбросьте (правило 5).

Многие люди оставляют вещи, которые им уже малы или плохо на них сидят, в надежде когда-нибудь взять себя в руки и похудеть до того ушедшего в прошлое размера. Я понимаю это желание, ведь мой вес на протяжении многих лет тоже прыгал то вверх, то вниз. Несколько лет назад одна моя подруга дала мне по этому поводу замечательный совет. Она обратила мое внимание на то, что каждый раз, когда я вижу такую одежду, я терзаюсь из-за невозможности в нее влезть.

— Открывая шкаф, ты должна получать удовольствие, — объяснила мне подруга. — А вещи, которые тебе не подходят, подобны вредным малышам на детской площадке. Они дразнят тебя, насмехаются над тобой, внушают тебе мысль, что ты толстая и некрасивая. Но разве тебе приятно выслушивать такое с самого утра, чтобы потом весь день ходить с плохим настроением? Кроме того, если ты похудеешь до того старого размера, ты изменишь своему нынешнему стилю. Поэтому лучше окружай себя вещами, которые идеально подходят тебе прямо сегодня, а не в каком-то призрачном «стройном» будущем.

Я совершенно с ней согласна, и поэтому на втором месте в моем списке значится правило о том, что вещь должна хорошо на вас сидеть и быть вам впору. Перестаньте ждать, когда вы сможете влезть в старые джинсы, лучше пойдите и купите себе новую пару.

Многие эксперты по разумной организации учат, что гардероб нужно очистить от всех вещей, которые вы ни разу не надевали за последние шесть месяцев. Хорошее правило, но только если вы живете в местности, где практически всегда один и тот же сезон. Однако большинство из нас живут в условиях смены времен года, поэтому, скажем, свитер или купальный костюм вполне могут пролежать в шкафу без дела полгода и даже больше. Вот почему вместо «шестимесячного» правила я предлагаю использовать «сезонное». Звучит оно так: если сезон закончился, а вы за это время так ни разу и не надели соответствующую вещь, избавьтесь от нее. В понятие «сезон» я вкладываю не календарный, а более широкий смысл. Например, у меня есть прекрасно сшитый черный классический костюм, который я надеваю исключительно на похороны. К счастью, может пройти несколько лет, прежде чем у меня в очередной раз возникнет в нем необходимость. Со времени последних похорон, на которых я побывала, костюм висел в шкафу. У меня нет ни времени, ни денег покупать новый черный костюм каждый раз в случае столь печального события, поэтому я и считаю эту одежду сезонной — то есть предназначенной для сезона похорон. Разбирая свой гардероб, вспоминайте последний сезон, для которого предназначена та или иная вещь, и если в этот период вы ею не пользовались, то смело избавляйтесь от нее.

Больной темой для моих читательниц стали свадебные платья. Моя позиция в их отношении вызвала больше гневных писем, чем любая другая. Вот что я вам советую: продавайте свадебное платье или пожертвуйте на благотворительные цели, или разрежьте и используйте ткань для пошива крыжмы^[3], носовых платков, фрагментов для лоскутного одеяла. Также можно по примеру Энди Уолш из фильма «Девушка в розовом» перешить его в какое-нибудь другое, которое вы сможете носить чаще, чем раз в жизни. Свадебное платье — это всего лишь ткань, нитки, бисер и пуговицы. В нем нет никаких магических свойств. Если вы избавитесь от него, на судьбе вашего брака такое «святотатство» абсолютно не отразится.

Как вы обрабатываете информацию

Следующий этап — сортировка кучи «оставить». Во-первых, посмотрите, достаточно ли у вас места в платяном шкафу и комоде для всей отложенной одежды. Если нет, придется более тщательно отфильтровать вещи из упомянутой категории. Ведь их не должно быть больше, чем поместится в отведенном для этого пространстве. Иначе вам не избежать скопления грязных вещей и хаоса в гардеробе. Вспомните девиз борцов с хламом: «Всему свое место и все на своих местах». Если вам необходимо еще сократить количество одежды, то дополнительными критериями для ее отсева станут качество вещи (добротно пошитые из прочной ткани прослужат дольше) или легкость в стирке (что уменьшит потребность в услугах химчистки).

Справившись в конце концов с отбором, определите, как вы разместите одежду в шкафу. В отличие от мнения некоторых людей, сделать это можно несколькими способом. Чтобы найти наиболее оптимальный для себя, вы должны сначала понять, каким образом вы лучше воспринимаете информацию — зрительно, на слух или с помощью осязания. В каждом случае человек по-разному решает, что ему сегодня надеть. Если вы в самом начале правильно разложите вещи в шкафу, то в дальнейшем вам будет проще поддерживать там порядок. Не знаете, каким способом обрабатываете информацию? Следующие вопросы помогут вам выяснить это.

Люди, которые лучше воспринимают зрительную информацию

— Вам проще запомнить список запланированных дел, если вы его запишете?

— Нужно ли вам представить себя в определенной одежде, чтобы решить, как сегодня одеться?

— Много ли вы записываете в блокнот на совещаниях, причем лучше помните, как выглядят страницы с заметками, чем их содержание?

— Нужно ли вам видеть человека, речь которого вы слушаете?

— Когда вы работаете, то предпочитаете, чтобы в кабинете стояла тишина?

— Цифровые данные вам проще понять, если они представлены в виде графиков и диаграмм?

— Вам проще вспомнить телефонный номер, если вы представляете себе, как набираете его на клавиатуре аппарата?

Люди, которые лучше воспринимают информацию на слух

— Вы предпочитаете слушать аудиокниги и читать вслух?

— На работе вам легче решить проблему, если вы обсудите ее с коллегами?

— Было ли вам в учебном заведении достаточно слушать учителей, чтобы усваивать материал и успешно сдавать экзамены?

— Что вы вспоминаете раньше — как люди выглядят или их слова?

— Вам нравится сначала завершить одну задачу и лишь затем браться за новую?

— Пытаясь вспомнить, как пишется слово, вы произносите его вслух?

— Отправляясь в магазин за продуктами, вы повторяете мысленно или шепотом список необходимых покупок?

Люди, которые лучше воспринимают информацию с помощью осязания

— Начиная какой-нибудь проект, вы предпочитаете действовать, а не планировать?

— Когда вы делаете перерыв в работе, то вам хочется встать и походить по комнате?

— Можете ли вы эффективно работать в кафе или зале ожидания аэропорта?

— Вам легче вспомнить имя человека, если вы обменяетесь с ним рукопожатием?

— Вы бы хотели ездить на работу на велосипеде, если еще этого не делаете?

— Думается ли вам легче в течение дня, если утром вы начали его с физических упражнений?

— Часто ли вы замечаете, какая в вашем офисе температура?

— Взяв в руку что-нибудь самое обычное, допустим, степлер, вы вспоминаете какое-нибудь связанное с ним событие?

Итак, вы могли сказать «да» во всех трех категориях, но в одной из них утвердительных ответов точно окажется больше. Например, я лучше воспринимаю зрительную информацию, но и осязание тоже играет в моей жизни важную роль. В следующих ниже разделах приведены советы, соответствующие каждому типу обработки информации, а также инструкции по группированию. Ознакомьтесь с ними, прежде чем начнете размещать вещи в шкафу.

Советы для людей, предпочитающих зрительную информацию. В шкафу должно быть меньше одежды, чем он может вместить. Вам нужно место, чтобы перемещать вещи и осматривать их. На внутренней стороне двери необходимо приделать крючок — вы сможете вешать на него плечики с аксессуарами, чтобы сразу найти подходящий. Также сгруппируйте вещи по типу, ситуации и комплектам. Возможно, вместо традиционной планки для вешалок, протянувшейся от одной боковой стенки к другой, или в дополнение к ней стоит оборудовать шкаф несколькими штангами, направленными наружу. В таком случае вещи будут висеть к вам лицом, и вы сможете рассмотреть их полностью. Также для сложенных в стопки вещей стоит вместо выдвижных ящиков использовать открытые отделения и полки. Если свитера или обувь вы привыкли хранить в коробках, то наклейте на каждую бирку или купите прозрачные коробки, чтобы видеть их содержимое.

Советы для людей, лучше воспринимающих информацию на слух. Такие люди обычно приспосабливаются к любой системе организации вещей в платяном шкафу. Вам стоит наклеить на полки и закрытые отделения (выдвижные ящики, коробки) бирки, тогда вы прочтете текст, произнесете его про себя или вслух, и это поможет вам лучше воспринять информацию. Вам подойдет и такой прием: для каждой группы вещей использовать вешалки разного типа. Только придумайте какое-нибудь мнемоническое или аллитерационное правило, чтобы было легче запомнить, какому виду одежды соответствует каждая разновидность вешалок. Например, для РУБашек подойдут вешалки РУБинового Цвета, а для джинсов — очевидно, синего. При такой организации вещей в платяном шкафу вам будет проще решить, что сегодня надеть.

Советы для людей с развитым осязанием. Вам понадобится достаточно места, чтобы во время выбора одежды перемещать ее внутри шкафа. Если у вас нет просторного встроенного гардероба для одежды, в который можно войти, то хотя бы освободите от других предметов пространство перед дверью обычного платяного шкафа, и тогда вы сможете открывать ее настежь. Конечно, в вашем случае желательно иметь меньше вещей в гардеробе, но этот совет редко удается выполнить, поскольку вам как активному человеку нужна одежда разного назначения — офисная, для тренажерного зала, бега по утрам и т. д. Вероятно, вам, чтобы принять решение о выборе, нужно потрогать вещь, даже вынуть ее и примерить на себя и, если вас что-то не устроит, вернуть на место. Поэтому продольные планки, заполненные вешалками до отказа, вам противопоказаны. И, как и для людей, лучше воспринимающих зрительную информацию, вам тоже нужен крючок на внутренней стороне дверцы платяного шкафа или хотя бы одна штанга, направленная наружу. На эти приспособления вы будете вешать вещи, которые наконец-то отберете на сегодняшний день. А при распределении предметов одежды по группам подходящим для вас критерием будет их назначение. Мало того, вы можете сформировать готовые комплекты одежды для каждой ситуации; преимущества такой организации носильных вещей вы оцените, когда придется собираться в спешке.

Группирование вещей

Группирование — это развешивание вещей в шкафу по группам. Существует несколько способов такой организации одежды, так что вы можете выбрать среди них наиболее подходящий.

— По типу. Поместите вещи одного типа рядом: брюки с брюками, платья с платьями и т. д. Соседние группы должны заметно отличаться, чтобы не возникло путаницы. Например, слева направо могут висеть пиджаки, брюки, рубашки с коротким рукавом, юбки или галстуки, рубашки с длинным рукавом, платья.

По цвету. Можно распределить по цветовому критерию все содержимое гардероба или только вещи в пределах одной группы, сформированной по какому-нибудь другому признаку. В моем шкафу вещи сначала рассортированы по типу, а в пределах этих групп — по цвету. Обычно я начинаю с черного и темно-синего, затем прохожу по всему цветовому спектру и заканчиваю ярко-белым.

По ситуации. Если в вашем гардеробе находится одежда для разных целей, то формирование комплектов по ситуациям подойдет вам лучше всего. Соберите в одну группу всю одежду для занятий спортом, в другую — офисную в сугубо деловом стиле, в третью — тоже офисную, но в более свободной интерпретации, и т. д.

По принципу ротации. Однажды я работала с женщиной, которая на протяжении всего года каждый день приходила в другой одежде. Но проведя бок о бок с ней несколько лет, я заметила, что одинаковую одежду она носила по одним и тем же датам (иначе говоря, в одних и тех же вещах она появлялась в офисе 14 декабря 2005 года и 14 декабря 2006 года). Утром она вытаскивала вещь с левой стороны гардероба, а вечером вешала на правую сторону. Не смею всем рекомендовать иметь столько одежды, чтобы ни разу в течение года не повторяться, но двух- или трехнедельная ротация — очень хорошая мысль. Просто повесьте свои вещи в шкафу в том порядке, в каком вам хотелось бы появляться в них в течение периода ротации.

Комплектный принцип. При такой схеме лучше использовать не планку для вешалок, а серию отделений. Необходимые для одного выхода из дома основные носильные вещи плюс носки, нижнее белье и все остальное, кроме обуви, вы складываете в одну коробку или в одно отделение. Отличная идея для детей, которые хотят одеваться самостоятельно, без помощи взрослых, а также для тех, кому на работе не нужно носить деловой костюм. Правда, потребуется некоторое время для привыкания — например, придется научиться распределять чистые вещи по отделениям таким образом, чтобы набор одежды для одного выхода из дома был полностью укомплектован, — но, возможно, для вас это окажется идеальным решением.

— По сезонам. Если одежды у вас не много, организуйте ее просто по сезонам. Для зимы, весны, лета и осени отведите по отдельному отсеку платяного шкафа.

Выбирая систему группирования вещей, честно признайтесь самому себе, сможете ли вы придерживаться ее в дальнейшем. Если нет, лучше остановиться на более простой схеме. Помните, что организация платяного шкафа призвана облегчить ваши дни и сделать вашу жизнь менее напряженной.

Что же, подошло время прятать в гардероб отобранные вещи.

Если для хранения одежды, которую можно складывать (свитера, джинсы, футболки и пр.), вы используете, кроме шкафа, еще комод или полки, не забудьте учесть их в вашем организационном проекте. Размещая одежду в комоде или на полки, предусмотрите вокруг нее свободное пространство, чтобы был виден торец, а значит, и содержимое стопки. К тому же вещи при этом не мнутся.

Многие люди также хранят в платяном шкафу пояса, сумочки, шарфы, наборы принадлежностей для чистки обуви и прочие безделицы. Если вы тоже так делаете, то не забудьте о перечисленных «мелочах» при наведении в нем порядка. Избавьтесь от вещей, которыми не пользуетесь или которые уже давно вышли из моды, или просто износились, а остальные разместите в шкафу должным образом.

Обычно последней я помещаю в шкаф обувь. Рассортируйте ее согласно составленным вами правилам и следите за тем, чтобы отдельные предметы не терлись друг о друга. Существует несколько отличных способов хранения обуви: подставки, отделения, прозрачные коробки, коробки с наклеенными спереди изображениями находящейся внутри пары, карманы для обуви. Если в вашем гардеробе есть кожаная обувь, запаситесь несколькими колодками (распорками), которые вставляются в нее для сохранения формы.

Теперь, когда вся одежда и обувь из категории «оставить» распределена, можно вернуться к двум другим кучам. Просмотрите вещи, от которых надо избавиться, и разделите их на две группы: еще приемлемого качества и годные уже только на тряпки. Одежду в нормальном состоянии можно пожертвовать на благотворительные цели, сдать в комиссионный магазин или подарить друзьям. Остальное же следует отнести в пункт приема утильсырья либо разрезать на части и использовать по хозяйству. Некоторые благотворительные организации принимают подобные вещи и сами сдают их в утиль за небольшие деньги, пополняя таким образом свой бюджет. В любом случае от вещей категории «избавиться» действительно нужно избавиться как можно быстрее, пока они не стали еще одним источником хлама в вашей жизни.

Теперь переходим к категории «требуют дополнительного внимания». Если предмет одежды или обуви нуждается в починке, сделайте это сами или отдайте в мастерскую. Если какую-то вещь вы взяли на время у подруги, назначьте срок возврата. И не откладывайте эти дела на неопределенное время.

Помимо одежды, в вашем гардеробе (или рядом с ним) должны быть следующие предметы.

— Небольшая мусорная корзина. В просторном встроенном гардеробе или шкафу-купе поместится небольшая мусорная корзина, которая избавит вас от необходимости брести через всю квартиру на кухню каждый раз, когда нужно выбросить ярлычок, срезанный с новой одежды, полиэтиленовую упаковку, в которой доставлены вещи из химчистки, или невесть откуда берущиеся нитки. Если же ваш шкаф очень мал, как у меня, держите в нем для мелкого мусора хотя бы большую пластмассовую чашку.

— Магнитная полоса. Магнитная полоса длиной примерно в 30 см, прикрепленная к внутренней стороне дверцы шкафа или на торце полки, — отличное место для фиксирующих булавок, безопасных ножниц (с закругленными концами) и металлической коробочки для небольшого швейного набора и карандаша-пятновыводителя.

— Крючки. На внутренней стороне дверцы шкафа прикрепите пару крючков. На первый будете вешать одежду, отобранную для выхода из дома, на второй — ночную пижаму.

— Три мешка или коробки. Было бы очень хорошо завести в платяном шкафу мешки, которые можно затягивать шнурком, или коробки с надписями «В ремонт», «Особое внимание» и «На благотворительность». В первый мешок (коробку) складывайте вещи, которые нуждаются в ремонте. Во второй — вещи деликатные или требующие химической чистки, чтобы они не смешались с другой одеждой для обычной стирки. А в третий — одежду, которую вы планируете пожертвовать на благотворительные цели. Следите за тем, чтобы мешки не переполнялись. Отправлять вещи в ремонт и на благотворительность нужно не реже одного раза в месяц, а коробкой «Особое внимание» следует заниматься (то есть стирать вручную деликатные вещи или сдавать в химчистку) каждый раз, когда вы затеваете стирку обычных вещей.

Как поддерживать порядок в шкафу

В то самое утро, когда вы проснетесь и впервые увидите свой обновленный платяной шкаф с аккуратно разложенными и развешанными в нем вещами, позвольте себе несколько минут насладиться этим неимоверно приятным зрелищем. Вам так понравятся результаты ваших усилий, что через несколько недель вы наверняка захотите начать вторую волну чисток. Я время от времени нахожу у себя одну или две вещи, которые будто взывают ко мне: «Нужно было давно отдать нас кому-то!» Возможно, у вас появится желание избавиться даже от большего количества вещей.

Раз в месяц нужно обследовать гардероб и выполнять «текущее обслуживание». Убедитесь в отсутствии нарушений вами же составленных правил и в том, что в шкафу по-прежнему все организовано так, как должно быть у борца с хламом. Если вы живете в местности с выраженной сменой времен года, то в начале очередного выполните минисортировку сезонного гардероба. К тому же раз в год или хотя бы через год не забывайте тщательно все пересматривать. Дело в том, что со временем приоритеты в выборе одежды могут меняться, поэтому перебрав свой гардероб, вы сможете вовремя выявлять вновь образовавшийся хлам.

Стирка и уход за одеждой

Раз уж мы завели разговор об одежде, то нельзя не затронуть тему стирки. Хотя это и не самое веселое занятие, игнорировать его невозможно.

Среди всех советов об эффективной стирке, которые я дам ниже, выделяется один центральный принцип: чем меньше у вас вещей, тем меньше приходится стирать. Малое количество одежды означает, что вещи из переполненной корзины для белья не будут выпадать на пол. Впрочем, это правило применимо ко всему в вашем доме, а не только к гардеробу: меньше мебели — меньше протираешь пыль, меньше бумаг — меньше подшивать в папки.

Советы по разумной организации стирки

Для людей, которые терпимо относятся к стирке

— Заведите себе меньшую корзину для белья. Намного легче откладывать стирку на потом, если корзина еще не заполнена доверху. Поэтому заведите себе корзину меньших размеров, так вы убережете себя от чрезмерного скопления грязной одежды. Есть и второй способ. Большинство бытовых стиральных машин рассчитаны на 5,5–8 кг белья за одну загрузку (точная цифра указана в инструкции). Поставьте на весы пустую корзину, запомните ее массу. Затем заполните ее настолько, чтобы получилась цифра, превышающая вес пустой корзины как раз на объем одной загрузки стиральной машины. Отметьте на внутренней стороне корзины высоту горы одежды при этом^[4].

— Разделяйте сразу. Если вы взяли себе за правило рассортировывать вещи по цвету, а также отделять деликатные и предназначенные для химчистки, делайте это сразу же, как только снимаете с себя одежду, которую уже пора стирать.

— Сделайте стирку желанной. Чем привлекательнее помещение для стирки, тем больше времени вы захотите проводить в нем. Замените электрические лампочки, уберите паутину, установите столик для постиранных вещей. Если у вас дома нет машины, заведите копилку для монет, которые используются в общественных стиральных автоматах, а также небольшую пластиковую бутылку, чтобы наливать в нее необходимую дозу моющего средства. Чем легче окажется для вас поход в прачечную, тем быстрее у вас выработается привычка посещать ее регулярно.

— Выполняйте рутинные процедуры. Подробнее об этом я расскажу в главе 3.

Для людей, которые ненавидят стирку: см. все советы для «людей, которые относятся к стирке терпимо» плюс следующие

— Готовьтесь ко сну хотя бы за нас до того, как ложитесь в кровать. Если вы перед сном бросаете одежду на пол, вместо того чтобы отнести и положить в корзину для стирки, то такому недостойному поведению может быть одно объяснение: вы укладываетесь спать уже совершенно без сил и забираетесь в постель в темноте. Поэтому постарайтесь начать готовиться ко сну заранее, когда у вас еще есть силы, к тому же свет не позволит вам использовать пол в качестве корзины для белья.

— Покупайте одежду, не требующую глажки. Любая вещь, требующая повышенного внимания, способна надолго отбить у вас охоту стирать. Поэтому потратьте немного больше денег на одежду из немнущейся ткани, чтобы в будущем существенно экономить время (не нужно гладить) и деньги (не нужно сдавать вещи в химчистку).

Для людей, которые ненавидят стирку всеми силами своей души: см. советы из двух предыдущих разделов плюс следующие

— Не покупайте линяющие цветные вещи. Если у вас нет темных вещей, которые линяют при стирке и окрашивают светлую одежду, можно загружать в стиральную машину все подряд. Линяют часто красные, оранжевые, черные, пурпурные и темно-синие изделия; значит, их надо избегать в первую очередь.

— Покупайте оптом. Перестаньте тратить время на компоновку пар из постиранных носков. Лучше купите сразу несколько одинаковых пар. Я, например, всегда так делаю. Когда они начинают изнашиваться, я пускаю все их на тряпки и тут же заменяю. У нас дома это называется «Носочной чисткой», и происходит она каждые шесть-восемь месяцев.

Итак, гардероб в порядке, со стиркой покончено. Пора отправляться на работу. В течение недели вы займетесь другими зонами вашего дома, требующими внимания. Но прямо сейчас переходите к следующей первоочередной задаче.

Офис

Подобно тому как утром, открыв глаза, вы первым видите платяной шкаф в спальне, на работе, только войдя в кабинет, вы видите свой рабочий стол. Это главный элемент любого офиса, и если он не захламлен и хорошо организован, вы сможете эффективно и продуктивно работать.

Также первым видят ваш стол и люди, входящие в кабинет. Выше я уже рассказывала, как по одежде люди судят о вас, хотя их предположения и не всегда верны. Зрительные подсказки дают человеку информацию о том, как с вами общаться. И вы тоже пользуетесь такими сигналами. Если к вам, когда вы сидите в ресторане, подходит человек в переднике, с ручкой и блокнотом, вы понимаете — это официант, и ему можно дать кредитную карточку, чтобы расплатиться за ужин. Зрительные ассоциации работают вместе с вашими знаниями о том, как функционирует заведение, поэтому вы так легко опознаете официанта по внешним признакам.

Точно так же состояние вашего кабинета говорит людям о том, какой вы работник. Офис, в котором царит хронический «творческий беспорядок», буквально вопиет: «Здесь работает неэффективный сотрудник!» Имейте в виду, что это может отрицательно сказаться на вашей карьере.

Как вас воспринимают

Нравится вам это или нет, но коллеги и посетители складывают о вас мнение на основании увиденного. Они пользуются двумя видами зрительных подсказок: поверхностными и личными. Первые исходят от таких предметов, как офисная мебель (смотрите, у меня большой деревянный стол — значит, я важная персона!) или дипломы в рамочках на стене (я пережила колледж!), а также царящего хаоса на вашем столе (я не умею содержать бумаги в порядке и относить посуду на офисную кухню!). Вторые — от фотографий (у меня есть семья и собака!), кофейных чашек (я была на конференции в Толедо!) и мелочей, представляющих другие стороны вашей жизни (этот концертный билет свидетельствует о том, что мой мир не ограничивается работой!)

Если менеджер, коллега или посетитель увидят, что работа, выполненная много месяцев назад, до сих пор лежит на вашем письменном столе, то они придут к закономерному выводу: вы несерьезно относитесь к своим обязанностям либо вам недостает элементарных организационных навыков. Если ваша начальница заметит разбросанные по всему кабинету десятки билетов на лыжный подъемник, оставшиеся с прошлого отпуска, у нее, естественно, возникнет предположение, что горные лыжи вас интересуют больше, чем работа. Честно говоря, такая догадка попала бы в точку — сейчас вы бы с большей охотой находились на заснеженном горном склоне в Колорадо, чем за своим письменным столом. Как видим, захламленный офис мешает не только вашей эффективной деятельности, но и карьере. Сидя за заваленным столом, вы рискуете упустить клиента или повышение по службе, и все из-за той негативной информации, которую беспорядок на рабочем месте сообщает окружающим.

Вот что говорит по этому поводу профессиональный бизнес-консультант Пенелопа Транк: «Захламленный письменный стол мягко, почти незаметно подрывает вашу карьеру. Если вы являетесь владельцем компании, то при взгляде на окружающие вас завалы у людей создается впечатление, будто вы не справляетесь со своими обязанностями, и поэтому у фирмы проблемы. Загроможденный стол менеджера среднего звена может стоить ему хорошего задания: клиент решит, что его заказ навечно затеряется среди кипы бумаг. Даже если вы успешно выполняете все проекты, у людей сложится о вас совершенно иное мнение»^[5].

Я не говорю, что вам нужен кабинет, обставленный в минималистском стиле, выдраенный до чистоты операционной и лишенный души. Красивый интерьер хорошо организованного офиса внушает людям положительное мнение о вашей работе и лично о вас. А одна или две личные вещи послужат посетителям начальной темой для разговора. Растение на рабочем столе позиционирует вас как командного игрока^[6].

Повесьте на стену свой диплом в рамочке (да, банально, но на людей, привыкших выносить поверхностные суждения, действует безотказно). Установите в качестве обоев на рабочем столе монитора изображение, связанное с вашим хобби или любимым направлением туристических поездок. Поставьте на стеллаж с папками какое-нибудь оздоровительное растение, а на письменный стол — фотографию своих близких (и вам будет приятно, и людям, привыкшим складывать собственное мнение о личности собеседника, облегчите задачу). А от всех остальных личных вещей надо избавиться. В конкурентной рыночной среде чистый, хорошо организованный, с приятным интерьером офис способен помочь вам сохранить рабочее место, получить прибавку к заработной плате, удержать клиента или продвинуться по карьерной лестнице, — и все это независимо от качества вашей работы.

Организация и поддержание порядка на письменном столе

Привести кабинет в порядок несложно, если разбить задачу на две части. Первая — убрать помещение, а вторая — разобраться с бумажными завалами на письменном столе. Сначала давайте займемся кабинетом и столом, а позже я дам совет, как разобраться с бумагами. А пока что просто сгребите их все со стола и вынесите в другую комнату (например, на стол переговоров или чей-то пустующий письменный стол).

Вместе со стопками бумаг уберите со стола и другое офисное оборудование. К слову, когда вы впервые за долгие месяцы или годы увидите, как выглядит крышка стола, воспользуйтесь моментом и соскребите с нее слежавшуюся пыль, пятна, въевшуюся грязь.

Если вы работаете в отгороженном отсеке большого офисного зала, то вам придется смириться с существующим расположением стола. Те же, кому повезло трудиться в обычном, а не ячеистом помещении, могут поискать для письменного стола наиболее удачное место. (На тему размещения мебели проведена масса исследований, и вы можете, если захотите, с ними ознакомиться.) Однако в любом случае необходимо учесть следующие три основных момента.

1. Свободный проход к двери. В чрезвычайной ситуации у вас должна быть возможность быстро и безопасно покинуть помещение.

2. Освещение. Рабочее место должно хорошо освещаться в течение всего дня, но не чрезмерно, когда вам мешают ослепительный свет или страдает глубина зрения.

3. Эргономичность. Проще говоря, вам должно быть удобно сидеть и работать за письменным столом, чтобы не затекали и не болели спина, руки, шея.

После того как выберете место для стола, переходите к размещению на нем офисного оборудования. Сначала, сев в кресло и взяв клавиатуру, найдите оптимальное место для работы за компьютером. В зависимости от расположения кресла и клавиатуры установите и остальное оборудование. Минималисту-экстремалу будет достаточно ПК, сканера и необходимых для соединения проводов. Но я к данной категории офисных тружеников не отношусь — когда я работаю, то предпочитаю иметь под рукой больше принадлежностей.

Если во время работы вам для того, чтобы достать вещь, которой вы часто пользуетесь, приходится наклоняться, тянуться или, того хуже, вставать, то вы теряете драгоценное время. Другими словами, когда вы сидите в кресле за столом, компьютер, монитор, клавиатура, компьютерная мышь, резервный жесткий диск, принтер, сканер и телефон должны находиться на расстоянии вытянутой руки. Для повышения производительности труда я предлагаю установить второй монитор: как показали исследования, дополнительное экранное пространство повышает работоспособность на 42 %, поскольку вам не нужно постоянно переключаться между открытыми окнами нескольких программ^[7]. Это значит, что к перечисленному выше оборудованию следует добавить еще одну единицу. Запомните: на рабочем столе должны быть только те вещи, которыми вы пользуетесь постоянно. Если какая-то вещь вам нужна реже двух раз в день, ее стоит спрятать в выдвижной ящик стола или в офисный шкаф. Телефон должен находиться справа от компьютера, если вы снимаете трубку правой рукой, и слева — если левой.

Существует несметное количество способов организации письменного стола и освобождения его от завалов. Не забывайте, что стол должен облегчать вам работу, а не усложнять. Расположите вещи наиболее удобным для себя образом. Чтобы не допустить накопления нового хлама, у вас должен быть свободный проход к мусорной корзине и машине для уничтожения документов (измельчителю бумаг). Группируйте вещи одного типа, а предметы общего пользования расположите там, где к ним будет легкий доступ для ваших коллег.

Заполняя оборудованием письменный стол, спросите себя, удовлетворяет ли оно вашим требованиям. Правильно подобранное способно повысить качество вашей работы и сократить время ее выполнения. На практике нужно руководствоваться таким правилом: если некое устройство не помогает вам, то пора от него избавиться.

Какая техника у вас есть? Что неисправно? Есть ли что-то, чем вы не пользуетесь? Может быть, в вашем кабинете хранится чужое оборудование? Также задайте себе вопросы из главы 1 «Основы борьбы с хламом».

Избавьтесь от всех устройств, которыми не пользуетесь, и подайте в отдел снабжения вашего предприятия заявку на замену сломанного. Чужое оборудование верните владельцу. В кабинете не должно быть ничего лишнего.

Теперь вы должны оценить имеющуюся у вас офисную технику и решить, является ли она лучшей для вашей работы. Нужно ли ее почистить? Выполняет ли она те функции, для которых предназначена? Не мешает ли?

Если необходимо, подайте запрос в техническую службу на чистку или модернизацию нужного оборудования, а то, которое не нужно, уберите. Даже если руководство не в состоянии немедленно удовлетворить вашу просьбу, ее могут внести в план будущих покупок. Не стоит тратить тысячи долларов на самые дорогие машины — особенно если вы не используете все их функции, — но в вашем офисе должны находиться исправные устройства, выполняющие возложенные на них задачи. Для высокой производительности труда понадобятся подходящие инструменты.

Если решите списать электронное оборудование, отправьте его на утилизацию поставщику или сдайте в местный комиссионный магазин, или пожертвуйте благотворительной организации, принимающей подобные товары. Не забудьте перед отправкой или утилизацией стереть все данные с жестких дисков. Специальные программы для этого можно найти в Интернете. Заранее сохраните на другом носителе всю нужную вам информацию, потому что после удаления данные на винчестере восстановлению не подлежат.

Когда станете подключать устройства, которые решите оставить, проследите за тем, чтобы провода не спутывались в воронье гнездо. Прикрепите бирки к обоим концам всех шнуров питания и соединительных компьютерных кабелей. Впоследствии вы оцените, насколько наличие бирок облегчает задачу. Используйте клейкие бирки или самодельные, из липкой ленты, на которых сделайте надписи нестираемым маркером. Объединять провода (уже с бирками) в компактные жгуты удобно следующими способами.

Бечевка. Иногда простейшие вещи дают изумительные результаты. Свяжите жгут проводов бечевкой, завяжите бантик, и дело сделано. Если хотите использовать творческий подход, то жгуты для разных машин обвяжите веревкой разного цвета, а на штекерах и гнездах поставьте цветные идентификационные метки.

Застежки-липучки. Подобен предыдущему методу, но вместо бечевки используйте застежки-липучки.

Кабельные зажимы. Чтобы избавиться от висящих в воздухе проводов, пропустите их сквозь кабельные зажимы, которые заранее прикрепите к ножкам письменного стола или стене.

Нейлоновые кабельные стяжки. Хорошо изолированные электрокабели и провода можно объединить в туго стянутый жгут нейлоновыми кабельными стяжками. Обрезая остаток стяжки, будьте внимательны, чтобы не повредить оболочку кабелей.

Выдвижные кабели. Иногда стандартные компьютерные кабели можно заменить выдвижными версиями, особенно когда оба разъема одного типа, например USB и USB.

Кабельные трубки. Обычно они изготовлены из пластмассы и имеют продольную прорезь, через которую в трубку можно поместить несколько кабелей (их количество зависит от ее диаметра). Трубки удобно использовать в тех случаях, когда нужно провести несколько кабелей по видимому участку, например плинтусу или задней стенке письменного стола.

Хочу напомнить, что всегда следует читать инструкции к офисному оборудованию, а также описание программного обеспечения. Деньги и время будут потрачены зря, если вы не знаете всех возможностей машин или программ. Поскольку некоторые компьютерные программные пакеты чрезвычайно сложны и многофункциональны, не бойтесь записаться на курсы по их изучению. Несколько часов, потраченных на это, с лихвой окупятся, когда вы станете задействовать все возможности ПО.

Организация остальной части кабинета

Укомплектуйте и красиво оформите и все остальное в своем кабинете. Это прежде всего книги, папки, расходные материалы. Сгруппируйте вещи по назначению (например, все офисные расходные материалы в один выдвижной ящик стола, все папки по проекту В на одну полку и т. д.). Наклейте на полки и материалы ярлыки, чтобы любой ваш коллега мог без труда найти нужные ему вещи, когда вас нет на работе или вы слишком заняты.

Заведите папку для входящей корреспонденции (писем и документов, которые вы должны подписать), чтобы ваши менеджер и сотрудники знали, где им оставлять для вас бумаги. Меньше бумаг на письменном столе — больше пространства для работы. И вот правило, из которого не должно быть исключений: к концу рабочего дня в папке не должно оставаться непрочитанных писем. Поэтому в течение дня несколько раз забирайте их оттуда и сразу же занимайтесь ими. Только так вы можете быть уверены в том, что ни одно задание и ни один документ не остались без вашего внимания. Эти новые привычки помогут вам так же эффективно организовать свое рабочее время, как и офис. В результате вы станете более производительным и дисциплинированным сотрудником.

Прихожая

Как приятно вернуться домой после долгого трудового дня и беготни по поручениям шефа! Дом — это место для отдыха, уютный уголок, где можно укрыться от внешнего мира. Дома вы общаетесь с семьей и друзьями. Здесь вы можете заняться собой, чтобы потом во всеоружии решать жизненные проблемы.

Но если в первом же помещении, в которое вы попадаете, вернувшись вечером домой, будет царить беспорядок, ваше радужное настроение сразу же улетучится. Мысли об увиденном не дадут вам полноценно отдохнуть и «подзарядить батарейки». По тем же причинам, по которым вы разобрали сначала свой платяной шкаф, а затем и рабочий стол, вы должны взяться и за прихожую, ведь именно в ней вы оказываетесь, закрыв за собой входную дверь. Это будет последняя битва с хламом в понедельник.

Прихожая должна радовать глаз и быть свободной от хлама. Именно она станет вашей следующей целью в борьбе с завалами и объектом организационных усилий.

Как обустроить прихожую

Расстелите на полу любой комнаты покрывало и снесите на него все вещи из прихожей. Затем помойте там пол, очистите стены и всю мебель. Протрите полки, плинтусы, светильники. Добейтесь идеальной чистоты.

Далее обдумайте планировку прихожей. Воспринимайте это небольшое помещение как «приемную» в вашем жилище и стартовую площадку для выхода во внешний мир. Вам нужна гостеприимная и уютная прихожая, но в ней также должно найтись место для хранения всей одежды, которую вы снимаете с себя, заходя с улицы, и надеваете, выходя из дома. Если вы живете одна, вам достаточно подумать только о своих потребностях. Если же снимаете квартиру еще с кем-то или живете с мужем и/или детьми, то при планировании мест хранения вещей в прихожей нужно учесть и их нужды.

В прихожей должно быть место для верхней одежды (если только вы не живете в тропической стране). Также уголок, где можно сесть, чтобы снять грязную и мокрую обувь, и шкафчик или полки для ее хранения. И еще где-то надо складывать шляпы, перчатки и шарфы в холодные месяцы. Вам потребуются место для просмотра свежей почты, мусорная корзина, небольшой измельчитель для бумаг (см. врезку ниже), емкости для монет и входящей корреспонденции. А если у вас есть дети школьного возраста, то им надо куда-то класть портфели и рюкзаки, спортивную и сменную обувь, принадлежности для внеклассных занятий. Для вашего рюкзака, дамской сумочки или портфеля тоже понадобится определенное место. Как и для ключей от машины и квартиры. Наконец, не забудьте о мобильном телефоне и прочих электронных устройствах, которые можно заряжать в прихожей.

Подумайте о том, сколько времени вы тратите на поиск всех необходимых вещей перед выходом из дома, и отведите для них постоянное место, чтобы впредь вы всегда знали, где они находятся. Для их хранения закрепите крючки, установите скамью, шкафчики и вообще все, что потребуется. Если у вас есть небольшое отдельное помещение типа сеней, в котором снимают грязную обувь и верхнюю одежду, то его достаточно оборудовать, исходя исключительно из соображений практичности, без особых украшений. У традиционной же прихожей должен быть привлекательный интерьер. Измельчитель бумаг и мусорную корзину спрячьте в симпатичный шкафчик, сверху поставьте на него декоративные шкатулки для перчаток и шарфов. Выбирайте их под свои нужды и в соответствии с оформлением прихожей.

Возможно, вас интересует, почему я так люблю измельчители бумаги? Потому что благодаря им ваши личные данные не попадут в руки похитителей.Предварительно выписанная на ваше имя кредитка, присланная назойливо любезным банком, может стать для кого-то билетом в счастливую жизнь, если он найдет выброшенную вами карту. Чтобы защититься от злоумышленников, возьмите себе за правило перед отправкой в мусор уничтожать в измельчителе все бумаги, на которых указаны ваши имя, адрес и другие ценные и конфиденциальные сведения. Несколько секунд, необходимых для измельчения бумаг, — ничто в сравнении с месяцами, которые вы потратите, устраняя последствия похищения ваших личных данных.

Итак, вы оборудовали прихожую необходимой мебелью для хранения вещей. Теперь начинайте рассортировывать их. Подобно тому как вы освобождали гардероб от всего лишнего, избавляйтесь от всего ненужного и в прихожей.

Пожертвуйте отобранное благотворительным организациям или сдайте в пункт приема вторсырья, или просто выбросьте в зависимости от состояния той или иной вещи. Некоторые можно разместить в комнатах. Наконец, разложите вещи, которые вы решили оставить в прихожей, на подготовленные для них места.

Поскольку вы занялись прихожей вечером после тяжелого трудового дня, то для поддержания энтузиазма превратите эту работу в игру. Например, разделите вещи на две одинаковые кучи и устройте с мужем соревнование: у кого на сортировку уйдет больше времени, тот считается проигравшим и обязан угостить победителя праздничным ужином в ресторане. Или начисляйте себе по два очка за каждую вещь, которую решили пожертвовать на благотворительные цели либо сдать в пункт вторсырья, но снимайте по одному за каждую, оставленную в прихожей (не забывайте, что вы боретесь с хламом). Если в итоге у вас получится положительное число, вознаградите себя. Конечно, разбирать и удалять завалы — не самое приятное занятие, однако вы оцените свои усилия по окончании работы, увидев результат.

Возвращение домой

Если вы похожи на меня, то наверняка испытываете огромное облегчение, возвращаясь вечером домой. Закрывая за собой входную дверь, я отгораживаюсь от внешнего мира и могу расслабиться в кругу семьи. Но если швырять вещи и одежду на пол или разбрасывать их по всей гостиной, то на следующий день перед выходом из дома вам придется все это собирать. Поскольку вы потратили время и силы на обустройство уютной и привлекательной прихожей, пользуйтесь ее преимуществами каждый раз, возвращаясь домой.

Начните вырабатывать у себя привычку ставить портфель, дамскую сумочку и/или рюкзак на те новые места, которые вы для них отвели. Еще в прихожей снимите пальто, перчатки и шарф, если сейчас холодный сезон. Повесьте или положите эти вещи так, чтобы они успели высохнуть к следующему разу, когда вам придется противостоять натиску стихии. Обувь тоже надо снимать в прихожей — ведь для этого вы обустроили специальное место, допустим, пуфик или скамью. Если она мокрая, поместите ее на сушильную подставку. Если вы принесли с улицы песок, снег или дождевую воду, то сразу же протрите пол старым полотенцем или тряпкой. У меня в прихожей специально для этой цели есть корзина, в которой сложены четыре-пять тряпок.

Сразу же разберите свежую почту и уничтожьте в измельчителе все рекламные предложения, на которых есть ваши личные данные (например, банки часто присылают уже заполненное от вашего имени заявление на выдачу кредитной карточки, и человеку остается только подписать его.) Прочий бумажный мусор отправьте в корзину. Корреспонденцию, пришедшую другим членам семьи, распределите по их именным ячейкам (созданных в виде коробок или висящих карманов). Все живущие в доме должны знать, где искать свою почту. Далее раскройте свои письма и на конвертах сделайте пометки о необходимых действиях («заплатить по счету», «отправить открытку с благодарностью» и т. п.). Извлеките из сумочки или карманов весь скопившийся там за день хлам. Мелочь бросьте в копилку или сортировщик монет. Выбросьте уже бесполезные кассовые чеки за покупку потребительских товаров, которые вы успели использовать (например, чек из кафе, где вы днем пили кофе). Чеки, напечатанные на термочувствительной бумаге, обычно переработке не подлежат, поэтому их можно просто выбрасывать в мусорную корзину. Но предварительно запишите израсходованную сумму денег в ваш домашний «гроссбух», если таковой ведете. Все остальные чеки и квитанции, которые вы получаете при использовании дебетовой карты, чековой книжки и кредитной карты, складывайте в конверт, чтобы в конце месяца провести сверку с выпиской по счетам, ежемесячно приходящей от банка. (После сверки не забудьте, что эти документы просто выбрасывать нельзя — их надо уничтожить в измельчителе бумаги. Оставьте только чеки на те товары, которые вы собираетесь вернуть в магазин или на которые действует гарантия, или можно будет приложить к налоговой декларации для вычета из налогооблагаемой суммы дохода. Об их правильном хранении мы поговорим в следующей главе.) Весь же остальной мусор, обнаруженный в карманах, следует выбросить в урну, прежде чем вы покинете прихожую. Также выложите ключи и поставьте на зарядку мобильный телефон и прочие электронные устройства, которые вы обычно носите с собой.

Те материалы, что могут понадобиться вам вечером, следует вынуть из портфеля, рюкзака или сумочки прямо сейчас, пока вы находитесь в прихожей. Также приучите к этому своих детей. Пакеты, в которые у детей был завернут обед, тоже нужно вынимать сразу. И, конечно, после того как все необходимое извлечено из портфеля, рюкзака или сумочки, не забудьте поставить их на место.

Наконец, возьмите все, что вам понадобится вечером, и войдите в дом. А завтра утром вас будет ждать такая же аккуратная и приятная прихожая, какую вы увидели, зайдя сегодня вечером с улицы.

Как поддерживать порядок в прихожей

Не менее одного раза в месяц выделяйте пятнадцать минут на осмотр прихожей и удаление всего того хлама, который мог там скопиться. Также в конце летнего и зимнего сезонов проводите ее небольшую реорганизацию, чтобы она соответствовала вашим потребностям на ближайшие полгода. И не забывайте еженедельно (или чаще) опустошать измельчитель бумаги, бак для вторсырья и мусорную корзину.

Правильно обустроенная прихожая означает, что вы больше никогда не будете терять ключи и приносить в дом хлам. В мою бытность «навозным жуком» (иначе говоря, пока я еще не перешла в лагерь борцов с хламом) мне даже не приходило в голову, что, оказывается, можно выйти из дома спокойно, ничего панически не разыскивая и ничего не забыв. Теперь я уверена: в случае чрезвычайной ситуации я смогу всего за несколько секунд выскочить из дома, успев прихватить все самое необходимое.

3. Вторник

Британские ученые^[8] установили точное время, когда в течение недели человек испытывает наибольшее напряжение. Это вторник, 11:45 утра.

Именно в этот момент вы полностью осознаете, какой большой объем работы вам предстоит выполнить до конца недели. И понимаете, что вплоть до выходных отдыхать уже не придется. Вторник — настоящая рабочая лошадка недели. В этот день вы закатываете рукава и серьезно беретесь за дело.

Вам же во вторник предстоит заняться ванной, бумагами и файлами в офисе, а также оптимальной организацией домашних дел. Эти три области требуют максимального внимания и должны служить вам, а не вы им. Изменения, которые я предлагаю вам ниже, существенно улучшат вашу жизнь.

Ванная комната

Большинство из нас думают о ванной, только когда находятся в ней или если там что-то не работает. Это помещение в нашем жилище предназначено для конкретной цели, расположено в определенном месте и используется лишь по необходимости.

В результате вещи, которые туда попадают, обычно назад не возвращаются. Это шампуни, лосьоны, щетки, декоративное мыло, болеутоляющие лекарства, средства от кашля и пр. Если ваша ванная заполнена хламом, меня это не удивляет. Добро пожаловать в многочисленный клуб вам подобных!

Ванные комнаты являются неотъемлемой частью утреннего ритуала, поэтому бардак на этой территории способен определить ваше настроение на весь день. В хорошо организованной, очищенной от лишнего ванной вам не придется лихорадочно искать щетку для волос или оказаться в душе без мыла либо, напротив, в мыльной пене, но при неработающем кране.

Определите назначение ванной

Возможно, это задание звучит смехотворно, но я действительно прошу вас составить список целей, для которых вы используете ванную комнату. Можете выбрать из следующих вариантов: принятие душа или расслабляющих ванн, наложение косметики, использование туалета, чистка зубов, бритье, маникюр, подстригание ногтей, сбор грязной одежды (у вас в ванной есть корзина или коробка для этой цели?), взвешивание, хранение медикаментов, постельного белья, бытовой химии, получение информации (у вас есть в ванной радио или телевизор?) Меня всегда удивляет, насколько широко назначение столь банального и небольшого помещения. Чтобы правильно обустроить ванную комнату, необходимо знать, для чего вы ее используете.

Организация ванной комнаты по зонам

Вынесите из ванной все, за исключением действительно необходимых там предметов — мыла, шампуня, плойки, бритвы, полотенца и т. д. Складывайте все вещи по кучкам соответственно перечисленным выше целям. Или, что то же самое, сгруппируйте те, которые используются вместе. Например, все бритвенные принадлежности — в одну кучку, лекарства — в другую и т. д.

Далее займитесь каждой кучей в отдельности. Пока что складывайте в корзину (коробку) для стирки все дублирующие друг друга приборы, продукты с истекшим сроком годности и неиспользуемые вещи. Очистите все полностью от хлама, чтобы остались только действительно нужные вам вещи, которыми вы пользуетесь. Мне, например, помогает такой вопрос: «Куплю ли я это еще раз?» Если ответ отрицательный, то я отправляю данный предмет в корзину.

Теперь, когда кучки разобраны, разбейте ванную комнату на зоны, чтобы оптимально распорядиться имеющимся пространством и сделать утренний «ритуал» быстрым и простым. Зонами называются места, в которых вы будете хранить вещи для определенных целей. Соответственно сформированным кучкам создавайте зоны чистки зубов, мытья головы и т. д., причем располагайте вещи в порядке их использования. Если у вас есть выдвижные ящики, то обустройте в них отсеки, чтобы предметы одного предназначения не смешивались с другими (по принципу посудомоечной машины). Мне нравятся пластмассовые коробочки, которые можно вынуть из выдвижного ящика и поставить на стол или полку, а затем вернуть обратно в выдвижной ящик.

Если ванной комнатой пользуются несколько человек, то зоны можно создавать по принципу «моя» и «не моя». Выделите каждому члену семьи корзины, выдвижные ящики и полки, чтобы вещи одного человека не попадали на территорию другого. Решите, что нужно оставить сверху, на столе или полке, а что спрятать. При таком подходе вам не придется выискивать среди чужих вещей свои.

Если вы покупаете или используете повторно ведра, корзины или коробки для хранения различных вещей в ванной комнате, то запомните одно простое слово: водостойкость. Пластмасса, метал, бамбук и ткань прослужат в ванной дольше, чем картон и прочие бумажные изделия.

Металлические емкости должны быть изготовлены из нержавеющего материала (такого, например, как алюминий) или обработаны противокоррозийным раствором из аэрозольного баллончика.

Уборка в шкафчике

Возвращая вещи обратно в шкафчик ванной комнаты, помните, что лекарствам там не место. Среда с высокой влажностью и температурой воздуха (а именно такая образуется в ванной, когда вы принимаете душ) может привести к порче препаратов. Как объяснила мне фармацевт Сьюзен Мартин, это все равно что зажать в руке твердую карамельку: уже через несколько минут конфета превратится в тягучую липкую массу. Влага, выделяющаяся из кожи руки (пот), изменит химический состав карамельки. Но если в случае с конфетой вам, чтобы справиться с негативными последствиями, достаточно вымыть руки, то никто не знает, какие химические реакции произойдут с лекарствами и не начнут ли некогда целебные средства отравлять ваш организм. Как правило, такие препараты следует хранить в прохладном, сухом и темном месте, если иное не указано на этикетке.

Кроме того, большинство ящиков-аптечек не имеют замков. И если вы не хотите, чтобы в нее проникли ваши маленькие дети или нечистые на руку гости, то все лекарства следует хранить в закрытом на ключ шкафу, а в ящик-аптечку в ванной комнате лучше поместить менее опасные вещи, такие как расчески, дезодоранты, запасные рулоны туалетной бумаги.

К слову, когда будете избавляться от предварительно сложенного в корзину хлама, не смывайте просроченные лекарства в унитаз или раковину. Лучше отнесите их в пункты сбора опасных отходов, если таковые имеются в вашем населенном пункте, для экологически безопасной утилизации.

Покупайте небольшие упаковки

Я только в 34 года узнала, что лосьон имеет ограниченный срок годности. Если вы этого еще не знаете, то просто поверьте мне на слово. Воспользуйтесь таким просроченным средством, и вам покажется, будто на кожу нанесена липкая смесь из прокисшего молока, тухлых яиц и жира, на котором целый день жарили гамбургеры.

Компоненты лосьонов, шампуней, кондиционеров, солнцезащитных кремов, жидкого мыла, средств для укладки волос или очистки лица со временем портятся. Они разлагаются, гниют и теряют заявленные свойства. Также начинает разрушаться их пластиковая упаковка, а химические вещества, из которых она состоит, вступают во взаимодействие с содержимым бутылочек. Разбирая хлам, сваленный в корзину, решительно избавляйтесь от всей просроченной косметики и средств для ухода за телом.

Продукты в стеклянных бутылочках, такие как лак для ногтей или духи, практически не взаимодействуют с упаковкой. Однако лак для ногтей, если крышка закрыта неплотно, станет слишком вязким или высохнет, а духи, которые не хранятся согласно инструкции, в прохладном и темном месте, выдохнутся. Если такое произошло, и косметические или парфюмерные средства уже не выполняют своего назначения, без сожалений избавляйтесь от них.

Если не знаете, какой у продукта срок годности, звоните в службу поддержки потребителей данного производителя. Они, скорее всего, попросят вас назвать код, напечатанный на бутылке (обычно на донышке), поэтому держите ее рядом. Не исключено, что многие средства, которые вы все еще используете, окажутся просроченными, и их уже давно пора отправить в мусорную корзину либо на переработку. Альтернативой множеству звонков различным производителям служит ваш нос. Понюхайте продукт — если запах не такой, как был в момент покупки, лучше не рисковать.

Какие-то косметические средства в вашей ванной комнате могут быть еще вполне пригодными, но, допустим, уже надоели вам или разонравились. Часто хочется попробовать что-нибудь новенькое. Мои подруги в этом отношении ничем не лучше меня, поэтому мы решаем данную проблему, обмениваясь бутылочками. Допустим, летом шампунь с запахом имбиря вам нравится, а осенью хочется, чтобы волосы пахли кедром.

Если вы похожи на меня и тоже не успеваете использовать продукт до окончания срока годности, предлагаю вам следующий план действий.

1. Освободите ванную от всех просроченных средств.

2. Прежде чем приобретать новые, израсходуйте старые. Придерживайтесь правила «один закончился — покупаю следующий».

3. Если не получается самостоятельно использовать продукт до конца, а тянет на что-то новенькое, организуйте со своими друзьями взаимообмен такими «надоевшими», но еще годными товарами.

4. Впредь покупайте только небольшие упаковки, чтобы расходовать средство полностью.

Для последней рекомендации существует оговорка: если у вас большая семья, и в ванной вы все пользуетесь общими средствами, то малая упаковка не для вас. В вашем случае экономнее приобретать большую упаковку, но только если вы точно знаете, что израсходуете ее.

«Достаточно» — это сколько?

В 1967 году во втором сезоне телефильма «Звездный путь» была серия под названием «Проблема с трибблами». В ней одному из членов экипажа космического челнока «Энтерпрайз» подарили в качестве домашнего животного милое пушистое создание — триббла. Но к несчастью команды корабля, тот имел способность размножаться сам по себе и начал плодиться с устрашающей скоростью, и вскоре тысячи трибблов съели все зерно на борту космического судна. Перед экипажем встала угроза голодной смерти, поскольку посреди бездонного космоса ждать помощи или пополнения съестных припасов было неоткуда. Не стану рассказывать, чем закончилась эта история, но поскольку сериал продолжался еще полтора сезона, вы можете догадаться, что астронавты нашли выход из «милой пушистой» ситуации.

Я вспомнила этот эпизод «Звездного пути», когда впервые вычистила хлам из своего комода с бельем. Мне показалось — точнее, я была просто уверена, — что мои полотенца для душа и рук таинственным образом размножились сами по себе. Я ясно помнила, как купила одно полотенце перед поступлением в колледж, но откуда в последующие годы взялись десятки других? Создавалось впечатление, будто они интенсивно самовоспроизводились, пока их никто не видел в закрытом комоде.

Для определения необходимого вам количества полотенец воспользуйтесь следующей простой математической формулой.

(Количество жильцов + количество спален для гостей) х 2 = количество наборов полотенец для душа и рук

Логика этой формулы такова: одно полотенце для душа и одно для рук висят в ванной, а второй комплект лежит в комоде для белья как запасной. Поскольку гости пользуются полотенцами, только пока живут у вас, им запасные комплекты не нужны. Большинство гостевых комнат рассчитаны на двух человек, поэтому умножение их количества на два означает, что каждый гость получит свой набор полотенец. (Термин «гостевая комната» я употребляю в очень широком смысле, в нашем доме под таковой подразумевается раскладной диван светло-зеленого цвета посреди гостиной.) Если ваша семья состоит из четырех человек, а гостевые комнаты не предусмотрены, то вам понадобятся восемь полотенец для душа и восемь для рук: (4 + 0) х 2 = 8. В случае трех жильцов и двух гостевых комнат потребуются десять комплектов полотенец: (3 + 2) х 2 = 10.

Возможно, эта формула подойдет не всем, но большинству стоит начать именно с нее. Если вы дока в стирке, то, возможно, обойдетесь и одним комплектом на персону. Если же имеете привычку менять полотенце для рук ежедневно, то вам потребуется этих изделий больше, чем по формуле. Ну а если полотенца вываливаются на вас при открывании шкафа, пора сокращать коллекцию.

Для тех, кому надо избавиться от лишних полотенец, есть хорошая новость: приюты для животных по всему миру с большой охотой примут их от вас в дар. Из них делают мягкие подстилки, обтирают питомцев после купания, используют в качестве тряпок для уборки клеток. Кроме полотенец, зооприюты принимают старое постельное и кухонное белье. Но прежде чем сделать пожертвование, позвоните им и спросите, нуждаются ли они в настоящий момент в старом белье. И не забудьте постирать вещи, которые собираетесь подарить.

Как и для полотенец, не помешает установить количественные нормы и для остальных вещей в ванной комнате. Например, вряд ли вам нужны семь щеток для волос. Допустим, вы регулярно пользуетесь расческой, круглой и плоской щетками. В таком случае избавьтесь от лишних, а новые покупайте только на смену существующим.

Еще один товар, которым можно запастись сверх всякой меры, — туалетная бумага. Ее часто продают со скидкой по рекламным акциям, поэтому возникает соблазн покупать и покупать. Но у меня дома принято правило: никогда не приобретать больше туалетной бумаги, чем может поместиться в отведенном для нее отсеке в ванной комнате. А это 24 рулона. Вот почему мы никогда не покупаем больше, какой бы скидкой нас ни искушали.

Гости в доме

Вы тоже относитесь к числу людей, которые, выселяясь из гостиницы, не могут устоять перед соблазном прихватить с собой бутылочки с шампунем, кондиционером и лосьоном? Они же такие крохотные! Такие хорошенькие! И, главное, бесплатные!

Не рассовывайте их по темным углам комода для белья. Лучше сгруппируйте и предоставьте в пользование своим гостям. У себя в ванной на полке я поставила металлическую коробку с надписью «Для наших гостей». В нее я складываю бесплатные рекламные образцы продукции, которые приходят по почте, зубные щетки, выданные мне моим стоматологом, упаковки дорожного размера, когда-то взятые в отпуск, но не использованные до конца, несколько одноразовых бритв и, конечно же, все маленькие бутылочки шампуня, кондиционера и лосьона, прихваченные на память из гостиничных номеров. Я взяла металлическую коробку, соответствующую интерьеру моей ванной комнаты, но вам, возможно, больше подойдет корзинка, лоток или любой другой контейнер, гармонирующий с вашей ванной.

Гостевая коробка — это предмет многоцелевого назначения. Во-первых, в нее можно складывать все те случайные вещи, которые накапливаются в ванной. Во-вторых, благодаря ее наличию гости ценят мою заботу о них. В-третьих, когда у меня ночуют друзья, кто-то из них обязательно забудет взять с собой зубную щетку или еще что-нибудь, а запасы из гостевой коробки помогают моим забывчивым приятелям сэкономить время и не мчаться в ближайший магазин за необходимой вещью.

В-четвертых, поскольку на коробке написано «Для наших гостей», то ее содержимым в разное время пользовались сантехники, маляры, друзья и члены семьи. Значит, гостевые запасы служат людям, а не захламляют мою ванную. К тому же мне хочется верить, что гостевая коробка удерживает случайных людей, оказавшихся в моей ванной, от обследования шкафчика.

Если вам не приходится тратить дефицитное утреннее время на поиски всего необходимого, то сборы на работу становятся спокойным, простым и приятным ритуалом. Вы не мечетесь по квартире, не спешите, не нервничаете из-за того, что никак не можете найти куда-то запропастившуюся щетку для волос или (если речь идет о мужчине) бритву. Спокойное утро позволяет вам с хорошим настроением начать трудовой день.

Разбираемся с бумагами

Есть две причины — и только эти две! — по которым необходимо хранить документы.

1. ПСЗ («Прикрыть свою задницу»). Вы должны хранить документы, чтобы не попасть в переплет, не вылететь с работы, не стать ответчиком по судебному иску, не потерять деньги или не оказаться за решеткой.

2. Для расширения своих знаний и знаний других людей («Расширенное знание»). Документы обеспечивают вас информацией, которую вы бы хотели запомнить, но не в состоянии это сделать. К тому же рано или поздно она кому-нибудь потребуется именно тогда, когда вас не будет на месте.

Других оснований держать в кабинете бумаги нет. Возможно, вы и найдете такие причины (например, в ходе «Сентиментального путешествия» вы не уничтожили записку, вызывающую романтические воспоминания), но это не означает необходимость сохранять бумаги или документы. Те, которые не относятся к категориям ПСЗ или «Расширенное знание», не обеспечат вам повышения по службе или прибавку в зарплате и не поднимут вашу производительность. Любой другой клочок бумаги, кроме двух названных типов, является хламом, и ему не место в офисе, даже если какой-то уголок для него и отыщется. Мало того, устаревший телефонный справочник у вас на столе способен запутать вас, стоить вам времени и даже создать неудобную ситуацию, если вы отправите голосовое сообщение какому-нибудь постороннему лицу.

Примерами бумаг группы ПСЗ служат нотариально заверенные документы, ваша карточка социального страхования и бумаги, за которые вы, по словам босса, отвечаете головой. Руководства, инструкции, схема организационной структуры (органиграмма), исследовательские материалы, а также прочие важные для вашей работы и истории организации документы относятся к категории «Расширенное знание».

Названные два типа бумаг составляют основу вашего «Личного собрания данных» (ЛСД). Для его нормальной работы, как и в случае подобных собраний в библиотеке или научно-исследовательском институте, необходимы такие процессы, как оценка, категоризация и доступ к информации^[9].

Прекратите возводить бумажные горы

Если поверхность вашего письменного стола напоминает топографическую карту, то вы, вероятно, защищаете этот беспорядок словами «я знаю, где что лежит». Не сомневаюсь, что это действительно так. У меня самой стол был вечно завален бумагами, но я всегда находила среди них нужную. Однако это вовсе не значит, что правильно продолжать в том же духе.

Если бумаги упорядочены, повышается производительность труда. К тому же у ваших коллег появляется возможность найти необходимую информацию в случае вашего отсутствия в офисе. А у окружающих, когда они видят ваш аккуратный рабочий стол, сложится о вас положительное мнение как о человеке, который успешно справляется с должностными обязанностями и способен качественно обслужить клиента. ЛСД позволит вам быть более продуктивным и творческим работником, а также чувствовать себя комфортно в своем офисе. И самое важное: стоит только навести порядок в бумагах, и его поддержание превратится в привычку.

Признаки правильной системы хранения документов

Итак, вы намерены упорядочить документы. Но как определить, что созданная вами схема их хранения правильная? Из каких критериев исходить кроме очевидных, — на полу больше не валяются затоптанные документы, а не столе не возвышаются кипы бумаг. Как вы узнаете, что достигли успеха?

Правильная система хранения документов имеет семь признаков.

1. Вы можете быстро найти нужную информацию.

2. Она организована по категориям.

3. Система понятна даже людям, которые не пользуются ею регулярно.

4. Поддерживать в ней порядок несложно, и он действительно поддерживается.

5. В нее легко добавлять новые документы.

6. Информация разбита на категории в логическом порядке.

7. Система выявляет внутренние связи между документами ЛСД.

Важно создать схему хранения документов, которая бы соответствовала этим семи правилам. Очевидно, что если вы вносите нечто в некую систему, то должна быть возможность вновь найти этот внесенный объект (признак 1). Также очевидно, что никто не захочет полностью менять привычную схему каждый раз, когда в нее нужно что-то добавить (признак 5). Однако остальные пять свойств требуют некоторых пояснений.

Признак 2 — информация упорядочена по категориям — говорит о физической структуре картотеки. Организация данных должна отражать специфику вашей деятельности. Если вы работаете с клиентами, то, вероятно, подойдет классификация сведений о них. Если же создаете какие-то изделия, то нужно распределение по продуктам. Ниже я дам вам конкретные советы по созданию категорий.

Признак 3 означает, что ваша система должна быть понятной посторонним людям. Если вы уедете в отпуск, любой сотрудник должен без труда отыскать в ней необходимые данные, причем без дополнительного указателя или руководства. В организациях, где повышены требования к безопасности, информация должна быть неочевидной для злоумышленников, но доступной для ваших коллег.

Признак 4 — систему легко поддерживать в порядке — является основой большинства идей в этой книге. А то, что легко делать, будет выполняться. Если же вы не знаете, как вносить информацию, то на вашем столе будут и дальше красоваться бумажные завалы.

Признак 6 означает следующее: по всей картотеке используется единая система названий. Например, в категории «Город Бедрок» находятся отдельные папки клиентов «Флинтстоун, Фред», «Флинтстоун, Вильма», «Раббл, Барни» и «Раббл, Бетти». Все папки расположены в алфавитном порядке, причем сначала указывается фамилия, потом имя. Придумайте единую схему названий и всегда придерживайтесь ее.

Добиться признака 7 — способности системы выявлять связи между различными данными — сложнее всего, но зато вы получите неоспоримые преимущества. Правда, без других шести качеств обнаружить такую зависимость будет непросто. А чем больше связей вы отыщете и создадите, тем полезнее станет картотека, и тем интереснее решения рабочих проблем вы будете находить. Объясню свою мысль на примере телевизионной рекламы конфет Reese’s Peanut Butter Cup, выполненных в виде шоколадных чашечек, заполненных арахисовым маслом и запечатанных сверху тоже шоколадом. В этих роликах показано, как столкнулись двое спешащих людей — один нес банку арахисового масла, а второй — шоколадный батончик. Оба продукта ценны сами по себе, но когда они случайно смешались, получилось новое, улучшенное лакомство. Точно так же и хорошо организованная картотека не только облегчит вам работу с отдельными блоками информации, но и позволит выявить между ними связи. Мозг человека обнаруживает их естественным путем, а картотека должна работать таким образом, чтобы обеспечивать вам расширенное знание. Это повысит вашу производительность и внесет в работу элемент творчества.

Самой показательной иллюстрацией седьмого признака служит цифровое хранилище, которое позволяет сделать ссылки на один документ (или изображение, или любой другой объект) из множества разных мест. Кроме создания связей, вы также сумеете находить закономерности и выполнять поиск по отдельным базам данных. Например, можно отыскать на вашем компьютере все документы, которые содержат определенное слово, скажем, «фломастер». Если такое слово есть, допустим, на изображении логотипа, то в хорошей системе будет найдено и оно. Или если такой поиск вы выполняли уже неоднократно, то можно создать постоянный файл, содержащий ссылки на все документы, в которых встречается слово «фломастер».

Наглядный пример

Когда я выполняла исследования при подготовке данной главы, несколько компаний любезно разрешили мне прийти к ним в офис и обследовать их картотеки. Меня интересовало не содержание документов, а то, каким образом информация попадает в «Собрание данных» организации. Как они решают, что нужно сохранить? Как систематизировали информацию? Как обучают персонал пользоваться системой?

Среди всех изученных мною компаний наиболее творчески к созданию картотеки подошла одна юридическая фирма. Ее клиенты рассредоточены по всей территории США, поэтому документы классифицированы по географическому признаку. Юридические бумаги, относящиеся к клиентам на Западном побережье, находятся в западной части комнаты, а документация по жителям Восточного побережья — в восточной. Второй уровень распределения — по штатам, а в пределах одного штата — по кодам аэропортов. Если какому-нибудь юристу нужно лететь на встречу в Лос-Анджелес, то документы по проживающему там клиенту находятся в шкафу, помеченном «LAX». Структура картотеки показывает, каким образом сотрудники фирмы используют информацию.

Хотя такая система прекрасно удовлетворяет потребности служащих данного юридического учреждения, мне она не подошла бы, поскольку в моей работе географический признак значения не имеет. Но ей присущи все семь условий правильного хранения документов. Найти нужную информацию можно быстро; данные классифицированы по географическому признаку; постороннему человеку не сложно ориентироваться; систему легко поддерживать в порядке; вносить новые сведения не составляет труда; использована единая система наименований; юристы могут мгновенно установить связи между делами клиентов, всего лишь взглянув на группу файлов под одним кодом аэропорта. Пример этой юридической фирмы показывает, что единственно правильного решения для всех организаций нет. В каждом конкретном случае нужно создавать собственную оптимальную систему.

Структура системы хранения документов

Мы уже выяснили, что «Личное собрание данных» (ЛСД) состоит из документов двух категорий — ПСЗ («Прикрыть свою задницу») и «Расширенное знание». Но если вы хотите создать «правильную систему хранения данных», имеющую семь рассмотренных выше признаков, то прежде чем приступать к сортировке бумаг по категориям, составьте план. С его помощью вы выполните рутинную часть работы по формированию картотеки быстрее, проще и с более высокой производительностью. Разработайте оптимальную систему сегодня — и в дальнейшем будете пожинать щедрые плоды своих усилий.

Первая стадия планирования системы хранения данных сводится к начальной инвентаризации. С чем предстоит работать? Оцените общую картину.

— Есть ли документы, которые можно отсканировать и перевести в цифровой формат?

— Есть ли документы, которые необходимо поместить в картотечный шкаф?

— Есть ли записные книжки или руководства, которым место на книжной полке?

— Имеются ли художественные произведения или другие предметы, защита и хранение которых предполагают наличие трубок, крючков, перекладин?

— Какого формата ваши бумаги — «стандарт» (21 х 29,7 см) или «письмо» (14,8 х 21 см)?

— Есть ли среди ваших рабочих бумаг личные?

— Имеются ли документы, требующие хранения в виде архива?

— Есть ли документы, подлежащие хранению в виде рабочих файлов?

— Есть ли несколько копий одного документа, но в разных вариантах?

Архивы — это неизменяемые единицы хранения, тогда как рабочие файлы могут корректироваться в текущем режиме. Рекомендуется хранить документы этих двух категорий в разных выдвижных ящиках или шкафах.

Оценив общую картину, переходите к деталям. Прямо сейчас займитесь бумагами и папками, но ничего удалять или сортировать пока не нужно. Бегло просмотрите и определите назначение документов. Я называют эту стадию «оценкой ситуации». Возьмите лист бумаги и ручку, чтобы кратко описывать содержание бумаг («служебные записки из отдела кадров», «контракты с торговой фирмой X», «годовые отчеты»). Слишком общее описание не подойдет («служебные записки»), поскольку впоследствии вы не сможете распределить документы по категориям. Уже делая эти записи, вы заметите определенные закономерности, которые будут важны для вас на двух следующих этапах.

На второй стадии планирования вы должны определиться с критериями уничтожения ненужных бумаг. Исходя из чего вы решаете, какие документы следует оставить, а от каких избавиться? Частично ответ на этот вопрос вам уже известен — это бумаги категорий ПСЗ и «Расширенное знание», но как установить, какие именно документы к ним относятся. Приведу пример того, чем руководствуюсь при этом я.

— Если я уничтожу этот документ, то не рискую ли я попасть в переплет, вылететь с работы, стать ответчиком по судебному иску, потерять деньги или оказаться за решеткой?

— Нужна ли мне эта информация под рукой, и не придется ли мне впоследствии, если я уничтожу этот документ, изрядно попыхтеть, чтобы добыть ее повторно?

— Поможет ли сохранение этого документа получить моим коллегам нужные сведения в мое отсутствие?

Разобравшись с правилами сохранения и удаления документов, на следующем этапе процесса планирования нужно определить структуру системы. Проблема в том, что сделать это можно бесчисленным множеством способов.

Выбранная вами структура должна отражать содержание и цель бумаг. Сейчас самое время просмотреть записи, которые вы делали во время их первичной инвентаризации, и решить, какие категории удовлетворяют стандартам, установленным вами на второй стадии планирования. Если категория попадает под определение «сохранить», она становится частью вашего ЛСД. В противном случае отсеивается.

Этапы создания «Личного собрания данных» (ЛСД)

— Выяснить, что у вас есть.

— Определить, по каким критериям отбирать документы для дальнейшего хранения.

— Установить категории и структуру данных.

— Рассортировать и отсканировать документы, создать картотеку.

— Сделать резервную копию цифровой информации с целью ее защиты от потери или повреждения.

Теперь проанализируйте названия созданных категорий. Вам понятно значение каждой из них с первого взгляда (признаки 1 и 4)? Стиль названия соответствует принятым правилам (признак 6)? Например, вы используете названия компаний-поставщиков или имена их представителей, с которыми поддерживаете деловые отношения? Узнает ли содержание категории любой ваш коллега, только взглянув на ее название (признак 3)? Легко ли добавлять категории к списку, если в ходе составления картотеки обнаружится новая информация (признак 5)? Есть ли среди них слишком большие, требующие разбиения на подклассы? Если вдруг в какой-то группе окажутся тысячи объектов, то сможете ли вы разделить ее на меньшие структуры? Если большая часть вашей работы связана с клиентом X, то категорию можно назвать «Клиент X», а подкатегориями будут «Клиент X: договора аренды в Калифорнии», «Клиент X: договора аренды в Техасе», «Клиент X: договора аренды в Массачусетсе». Только вы можете определить, какие из них нужны для вашей работы.

Если разбиение информации на определенные виды дается вам с трудом, попросите оценить ваши идеи какого-нибудь коллегу, владеющего организационными навыками, или сотрудника службы управления персоналом. Ведь в экстренных ситуациях именно эти люди будут искать требуемые данные в вашей картотеке, поэтому сейчас самое время спросить их, какая система хранения им кажется наиболее удобной. К тому же они знают специфику вашей работы и хотя бы приблизительно представляют себе, каким образом вы ее выполняете. Такие люди будут весьма полезны, даже если вы и не испытываете проблем с классификацией данных.

На последнем этапе процесса планирования вы должны освоить инструменты, которые понадобятся для приведения документов в порядок. Вот их перечень.

— Большая горизонтальная поверхность.

— Учетные карточки или чистая бумага.

— Ручки.

— Измельчитель бумаг.

— Коробка для сбора макулатуры.

— Мусорная корзина.

— Сканер для документов.

— Компьютер.

— Пустые папки.

— Устройство для изготовления ярлыков или готовые этикетки.

— Картотечный шкаф.

Приводим бумаги в порядок

Наконец-то пришло время систематизировать ваше ЛСД. Во-первых, скажу самое главное: вам вовсе не обязательно делать это за один день. Хотя в книге эта работа и запланирована только на сегодня, многим людям удобнее отводить ей ежедневно по несколько часов в течение недели или месяца. Никто никого не торопит. Приведение документов в порядок — это не соревнование на скорость. (Хотя я бы с удовольствием посмотрела состязания по такой олимпийской дисциплине, как «скоростная организация».) Во-вторых, пока вы будете создавать порядок из хаоса, нет ничего страшного в том, что последнего временно станет еще больше. Но свет в конце туннеля обязательно появится. В-третьих, если вы не можете решить, сохранять или уничтожать определенный документ, то лучше его оставить. Шесть месяцев спустя вы повторите мини-версию организационного процесса и тщательнее очистите собрание документов от ненужных бумаг.

Наконец, несколько полезных советов тем, у кого есть плохая привычка отвлекаться на посторонние занятия. (Ну, вы понимаете, что я имею в виду: речь идет о тех случаях, когда вы, засучив рукава, беретесь наводить порядок в своем офисе и вдруг загадочным образом оказываетесь в комнате отдыха.)

1. Устройте временную преграду, чтобы она физически перекрывала вам выход из офиса, пока вы заняты упорядочиванием документов. Например, поставьте перед дверью мусорную корзину. Полностью блокировать выход не надо, но если вдруг вы захотите покинуть поле боя, то волей-неволей, наткнувшись на корзину, задержитесь и подумаете о своем постыдном поведении: «Я же должна наводить порядок в бумагах, а не идти болтать с девочками в копировальной».

2. Установите будильник таким образом, чтобы сигнал раздался через десять минут после начала вашей бурной деятельности. Когда это произойдет, оцените промежуточные результаты выполненной работы и нажмите кнопку «Отложить». Когда часы опять зазвонят, снова оцените фронт работ — много ли вы успели за это время. Продолжайте устанавливать будильник до тех пор, пока не убедитесь, что серьезно подошли к делу и вас уже не нужно чем-то удерживать в комнате.

Сортировка

Вы помните, какие категории определили для системы хранения данных на третьем этапе процесса планирования? Сейчас пришло время их использовать. Запишите их названия на отдельных листках бумаги или учетных карточках и разложите на большой горизонтальной поверхности, — например на полу или столе переговоров. Далее начинается утомительный процесс сортировки документов по стопкам. Если для какой-то бумаги категория не предусмотрена и вообще не нужна в вашем ЛСД, немедленно отправляйте ее в измельчитель или в коробку для макулатуры. Но если окажется, что у вас нет подходящей стопки для документа типа ПСЗ или «Расширенное знание», создайте ее, запишите название на учетной карточке и складывайте бумаги туда.

Что отправлять в измельчитель? Перечислим документы, которые лучше уничтожать, чем бросать в коробку для макулатуры.

— Заполненные заявления на выдачу кредитной карты, которые в рекламных целях рассылают банки.

— Любые ненужные листы бумаги, где указаны адреса, номера счетов или коды доступа, даты рождения, бюджеты, фотокопии конфиденциальных документов, номера водительских прав, информация о трудоустройстве. Конверты и наклейки с адресом, сметные документы, просроченные справки, багажные квитанции, медицинская информация, пароли, отчеты, образцы подписей, номера социального страхования, дубликаты документов, командировочные удостоверения, использованные авиабилеты и вообще все те сведения о вас или вашембизнесе, которые вам не хотелось бы обнародовать.

— Кредитные карточки с истекшим сроком действия, банковские карты, паспорта (после того как вы получили новый), любые идентификационные карты (из колледжа, армии, рабочие и т. д.)

— Отчеты о проверке кредитной истории продавцов.

Во время сортировки вы можете обнаружить документы, принадлежащие не вам, а кому-то из ваших коллег. В таком случае начните новую стопку, озаглавив ее именем этого человека. Позднее, когда закончите, скрепите ее зажимом и передайте собственнику. А если попадутся бумаги, которые должны быть у вас дома, а не на работе, создайте стопку «Дом» и складывайте их туда. Когда начнете упорядочивать документы дома, поступите аналогично: сложите в стопку «Работа» все, что следует отнести в офис.

Сканирование

Завершив сортировку бумаг и удалив ненужные, вы должны решить, какие документы перевести в цифровой формат, а какие оставить в бумажном виде. Если вы владеете художественной галереей или работаете в студии звукозаписи, то ваше ЛСД будет существенно отличаться от документации веб-программиста или учителя. Теории и стратегии, которые я предлагаю, по-прежнему действенны и для вас, но вам придется фотографировать объемные предметы, а не сканировать их, или делать цифровые записи звуковых файлов. А в бумажной форме останутся подписанные контракты, нотариально заверенные бумаги, квитанции и кассовые чеки (особенно если в вашей компании сотрудникам — скажем, вернувшимся из командировки — компенсируют расходы только на основании чеков, подтверждающих оплату), судебные документы. Меня часто спрашивают, нужно ли хранить налоговые бумаги, а я в ответ рекомендую поинтересоваться этим вопросом в бухгалтерии вашего предприятия. Налоговое законодательство для компаний меняется регулярно, поэтому только бухгалтер владеет самой последней и достоверной информацией. В любом случае нужно посоветоваться с каким-нибудь бухгалтером. Если этого не сделать, то ревизия из налоговой службы может обойтись вам в кругленькую сумму и кучу нервов.

Если вам по роду деятельности приходится выполнять много исследований, то вы обнаружите, что сканирование каждой прочитанной статьи оказывается весьма полезным. Допустим, вы помните, что что-то читали по этой теме, но забыли где. В этой ситуации вы легко отыщете нужное вам место с помощью функции поиска на вашем компьютере.

Кроме того, когда ко мне в офис доставляют журналы, я сразу же пролистываю их и вытягиваю листы с интересными мне статьями.

Все остальное отправляю в коробку для макулатуры, а вынутые листы сканирую и сохраняю на жестком диске в папке «Нужно прочесть». Когда появляется свободное время, читаю эти материалы. Благодаря такой процедуре я очистила свой офис от журнального хлама, а также не позволяю рекламе искушать меня ненужными вещами.

Уверена, что среди читателей найдется несколько человек, которые категорически против перевода бумажных документов в цифровой формат. Такой вариант тоже возможен, но, как я объясняла выше, искать связи между различными документами проще, когда они представлены в виде компьютерных файлов. Никто не умаляет ценности вашей бумажной картотеки, но просто знайте, что это не единственный и не самый лучший способ хранения документов. И не забывайте: если ваша картотека находится не в несгораемом и не в водонепроницаемом сейфе, то существует опасность ее уничтожения в случае пожара.

Сканер лучше использовать со встроенным программным обеспечением для оптического распознавания текстов. Оно представит отсканированный документ в цифровом виде, после чего вы сможете с помощью функции поиска легко находить нужные слова и фразы, что непросто сделать при работе с документами в бумажной форме.

Просмотрите по очереди все свои стопки и в ходе этой повторной сортировки создайте папку на компьютере, а при необходимости заведите и обычную папку для картотечного шкафа. Напечатайте на ней название категории, используя изготовитель этикеток. Это устройство обеспечивает четкую и качественную печать, что облегчит впоследствии вам или любому другому человеку поиск нужного документа в картотечном шкафу.

Названия папок и файлов на компьютере

Создавая новую цифровую файловую систему, сохраняйте отсканированные документы в виде файлов с описательными именами, отражающими дату, название проекта и категорию. Это облегчит поиск нужной информации в дальнейшем. Рассмотрим пример.

080 507-boyd-evernote.txt

Этот документ опубликован 7 мая 2008 года в виде поста (сообщение в блоге или интернет-дневнике) Стоу Бойда (известная в Интернете личность — «социальный философ и вебтрополог», как он сам себя называет) о программном обеспечении Evernote. Какой бы стиль имен файлов вы ни избрали, неизменно придерживайтесь его (признак 6). Мне нравится система, использованная в примере, потому что она позволяет отыскивать документ тремя способами — по дате, имени автора и содержанию. В моей работе дата публикации сообщения отличается от времени его создания, но важна для нас именно первая. Если же вам нужна только дата создания, можете ограничиться ее кодом в начале имени файла, поскольку она сохраняется автоматически как его часть.

Во многих системах управления документами предусмотрена возможность тегирования (сопровождения данных тегами, или «ярлыками»). Это означает, что в документ вводятся несколько ключевых слов, которые не появляются в тексте на странице, но именно по ним его можно отыскать, а также создавать взаимные ссылки между разными файлами. Тегирование особенно полезно при работе с изображениями и другими нетекстовыми файлами.

Также рассортируйте цифровые файлы по тем категориям, которые вы использовали в ходе планирования. Вероятно, вам придется некоторые из них разбить на подгруппы (папки нижележащего уровня), отражающие ваш рабочий процесс. Фантастически удачным примером такой систематизации я считаю схему, построенную Брайаном Киффером, одним из учтивых программистов сайта unclutterer.com. На своем компьютере он организовал папки для каждого клиента (одна из его категорий), при этом каждая из них содержит три папки нижележащего уровня: «Активы», «Инкубатор» и «Проекты». В «Активах» находятся логотипы, корреспонденция и лицензионная информация по программному обеспечению, которое использует данный клиент. Папка «Инкубатор» предназначена для хранения идей и исследований, имеющих отношение к клиенту, но без деталей конкретных проектов. А вот в «Проектах» каждая папка нижележащего уровня имеет описательное название и содержит подпапки «Активы», «В работе» и «Завершенное». Например, в папке «Проекты» находится папка «Борцы с хламом», где собрана вся работа Брайана Киффера для нашего сайта.

Вы непременно обнаружите, что порой вынуждены работать с документами или файлами, не требующими длительного пребывания в вашем компьютере. В данном случае как нельзя кстати окажется папка «Временные» в каждом «Проекте». Установите периодичность ее чистки. Например, выделяйте на это пять минут в конце каждой рабочей недели. Следите за тем, чтобы файлы не задерживались в ней на неопределенное время, в установленный срок обязательно открывайте их и решайте, что с ними делать дальше.

Выше я уже говорила об одной очень полезной возможности цифровой файловой системы: один и тот же документ может появляться в разных местах. Такие ссылки легко создать, поместив ярлыки или псевдонимы в папки, которые не являются основным местом расположения файла. Вообще, ярлыки — самый удобный и одновременно наименее используемый организационный инструмент для незахламленного компьютера. Допустим, у вас есть проект, требующий применения логотипа клиента. Конечно, можно создать его копию, но в таком случае вам придется всякий раз при внесении в логотип изменений обновлять оба файла. Вот почему лучше поступить по-другому: для файла логотипа создать ярлык и поместить его на рабочий стол компьютера. Теперь один и тот же файл присутствует в двух местах одновременно.

Для создания ярлыка щелкните правой кнопкой мыши по файлу (для пользователей компьютеров Macintosh — щелкнуть мышью, одновременно удерживая клавишу «Control» или «Ctrl»). При этом на ПК Мае откроется выпадающее меню, в котором надо выбрать пункт «Создать псевдоним». Далее можете перетащить созданный псевдоним в любое место на вашем ПК. На компьютерах PC указывают пункт «Создать ярлык», а затем аналогичным образом перетаскивают его в нужное место.

Если вам не нравится использовать иерархическую файловую структуру или вы хотите повысить скорость доступа к информации, то лучше установить на компьютере поисковую машину для цифровых файлов.

Организация старых систем

Если у вас на компьютере есть масса старых файлов, сбросьте их все в папку «Архив». Это позволит начать все сначала, не потеряв старых данных. Если вдруг они вам понадобятся, у вас всегда будет к ним доступ, но в то же время они не помешают вам создавать новую файловую структуру. Когда же последняя заработает, вы сможете в свободное время рассортировать архивные файлы. Если же в вашей бумажной картотеке получился настоящий винегрет из старых папок и учетных карточек, то стоит их упорядочить, отсканировать и поместить уже в цифровом формате в новую компьютерную систему.

Защита системы

Упорядочив все свои документы, создайте резервные копии цифровых данных. Если в вашем в офисе есть локальная компьютерная сеть, то узнайте в отделе информационных технологий, не сделали ли они уже их сами. Если же вы работаете на дому или управляете собственным бизнесом, или просто хотите подробнее узнать, как делать резервные копии, то продолжайте читать этот раздел.

Жесткие диски имеют плохую привычку «умирать», и обычно это происходит в самый неподходящий момент. Чтобы не потерять данные, создавайте их резервную копию в двух местах — в онлайн-хранилище и на внешнем накопителе. Вы в полной мере осознаете достоинства первого метода, если пожар или какое-нибудь стихийное бедствие уничтожит ваш офис вместе с компьютером и подключенным к нему внешним носителем. Чтобы обеспечить безопасность, зашифруйте данные перед их загрузкой в Сеть. (Узнайте в ИТ-отделе компании, не нарушаете ли вы корпоративную политику, используя онлайн-резервирование.) Также не забудьте передать свои логин, пароль и ключ шифрования какому-нибудь доверенному лицу или в отдел кадров для помещения в ваше личное дело.

Что касается второго метода, то у меня к компьютеру постоянно подключен внешний накопитель, и я каждый вечер выполняю перекачку информации. Эта резервная копия нужна для быстрого восстановления данных на ПК, если я нечаянно удалю их в течение рабочего дня, а также на случай выхода из строя винчестера. Одновременное применение двух методов резервного копирования практически полностью исключает потерю важных цифровых данных.

Домашние задания существуют не только у школьников

Вернувшись домой и впервые насладившись порядком в прихожей, вы, я надеюсь, испытали прилив радости и облегчения после долгого трудового дня. Благодаря новым правилам, которым вы теперь следуете, переступив порог дома, в ваше жилье больше не проникают всевозможные рекламные рассылки и прочий хлам, и к тому же вы заранее готовите себе условия для легкого и беспроблемного выхода из квартиры в следующий раз. Вам больше не придется, опаздывая на работу, метаться по всем комнатам в поисках ключей. Вы уже никогда не будете выгребать из рюкзака ребенка испортившиеся бутерброды и не услышите, как гремит в стиральной машине забытая в карманах одежды мелочь. Но этот ритуал, выполняемый по возвращении домой, — лишь прелюдия к более спокойной, без стрессов, жизни. Сегодня вечером вы внедрите очередные правила, которые еще больше упростят и сделают комфортным ваше пребывание дома. Работа, запланированная на вечер вторника, призвана превратить вашу квартиру в место, куда хочется возвращаться.

Когда вы приходите вечером домой, вкусный ужин и просмотр телевизионных передач кажутся вполне заслуженной наградой после целого дня сканирования, уничтожения ненужных бумаг, сортировки документов и создания новой картотеки, — то есть всего того, чем вы занимались во вторник в офисе. Так что понятно, что вам банально хочется отдохнуть. Но поверьте, если каждый вечер вы будете выделять всего тридцать минут на рутинные домашние обязанности, наградой вам станут почти свободные выходные, когда вы сможете в полной мере отдохнуть и заняться тем, чего душа пожелает. Вам не придется тратить уик-энд на стирку, мытье горы посуды и генеральную уборку квартиры.

Создание сигналов

Я знаю учителей, которые, чтобы успокоить расшумевшихся учеников, на короткое время выключают, а затем включают свет. Когда в общественном месте раздается сирена пожарной сигнализации, люди покидают здание. Когда на светофоре загорается красный свет, водители жмут на тормоза. Сигнал — это первый этап условного рефлекса, который дает команду мозгу выполнить определенное действие. Я обнаружила, что специально созданные сигналы чудесным образом склоняют меня взяться за работу по дому.

Побудить вас заняться не особо любимой деятельностью (например, уборкой, физическими упражнениями, стиркой) способна музыка. Причем не какая-то одна композиция, а сборник, который начинается с определенной песни. Она должна стать для вас условным знаком к выполнению того или иного вида работы. Когда я решила использовать такую методику, мне потребовалась пара недель, чтобы «выдрессировать» себя, но теперь эта привычка — начинать работу по музыкальному сигналу — стала моей второй натурой.

Когда я слышу песню «Музыка в моем сердце» группы Deee-Lite, мне хочется взяться за уборку помещения. «Поток» Bloc Party заставляет меня трудиться даже после ужина, хотя меня уже и клонит в сон. А танцевальная версия композиции «Сильнее» в исполнении Кэйни Веста побуждает к физическим упражнениям.

Я понимаю, что идея об использовании сигналов и условных рефлексов выглядит немного странной или даже слегка ненормальной по сравнению с другими рекомендациями о том, как побороть свою лень. Тем не менее этот нетрадиционный способ работает. Если вам сложно найти мотивацию для выполнения домашних обязанностей, создайте для себя подобные сигналы.

Как внедрить и выполнять регулярную работу

Мне нравится знакомиться и изучать новые вещи, места, запахи и вкусы. Но также я люблю привычный порядок вещей. После поездки более чем на несколько дней я с удовольствием возвращаюсь домой и наслаждаюсь сном в своей постели. Когда в моей жизни присутствуют и разнообразие, и привычный, заведенный порядок, я чувствую себя довольной и счастливой. Ведь именно благодаря рутине, или давно установленному порядку, и возможно разнообразие.

В конце предыдущей главы я вкратце затронула тему обычных действий в отношении прихожей в вашем доме. Еще я упомянула о стирке как о неотъемлемой составляющей каждой недели. Но теперь пришло время поговорить о том, как установить стандартную схему процесса стирки. Это зависит от того, нужно ли вам ходить в общественную автоматическую прачечную или у вас дома есть стиральная машина и сушилка.

В первом случае отведите в своем расписании два вечерних часа буднего дня для посещения прачечной-автомата (обычно по будням в этих заведениях меньше народа). Несколько моих друзей успешно справляются со стиркой, раз в неделю относя свои вещи в один из приемных пунктов компании Fluffn’Fold. Это не автоматическая прачечная, поэтому сверх тарифов за использование машин они платят еще за то, чтобы кто-то постирал и высушил их одежду. Я стираю в собственной машине с сушильным барабаном, поэтому никогда не прибегала к таким услугам. Но если вы не слишком стеснены в средствах и не имеете дома стирального оборудования, то идея регулярно относить вещи в прачечную вам подойдет.

Тем читателям, которые, как и я, стирают самостоятельно, я советую распределить стирку на несколько дней в течение недели. В моей семье, когда она еще состояла из двух человек, это были понедельник и четверг. Одеждой (обычно две или три загрузки: белье, цветные и деликатные вещи) занимались в понедельник вечером, а четверг выделяли под постельное белье и полотенца (обычно две загрузки, поскольку у нашей машины небольшой барабан). Но если коробка заполнялась к четвергу, то после постельного белья и полотенец мы еще стирали одежду (одну загрузку). Если в семье четыре человека или даже больше, то двух дней для стирки будет недостаточно. Предлагаю вам в качестве варианта следующий график для большой семьи.

— Понедельник. Постирать все простыни.

— Вторник. Одежда детей.

— Среда. Одежда взрослых.

— Четверг. Полотенца.

— Пятница. Одежда детей.

— Суббота. Одежда взрослых.

— Воскресенье. Отдых.

Генеральную уборку можно делать по частям, ежевечерне, но не обязательно перенапрягаясь. Каждый вечер выделяйте по 30 минут — и ни минутой больше — на уборку дома. Я предпочитаю выполнять эту получасовую работу сразу по возвращении домой, однако некоторым, возможно, удобнее заняться ею после ужина. Не важно, когда вы ее сделаете, важно — сделать.

Мне нравится убирать квартиру под музыку. К тому же если она ритмичная — 150 ударов в минуту или даже больше, — то я и работаю быстрее. Я предпочитаю включать сборник, длительность звучания которого примерно тридцать минут. Благодаря этому я знаю, когда пора остановиться.

Как я уже говорила выше, эти ежевечерние полчаса спасут вас от необходимости потратить уик-энд на вылизывание квартиры. И у вас будут два полных, замечательных выходных дня, которые можно посвятить любимым занятиям. Из тридцати минут первые десять выделите на общую уборку всей квартиры, а в оставшиеся двадцать сосредоточьтесь на одном определенном участке. Может показаться, что полчаса — это много, но на самом деле, когда вы работаете, время просто летит. Рекомендую вам начать со следующего недельного графика уборки квартиры.

— Понедельник. Убрать в кухне и столовой.

— Вторник. Санузел (или санузлы, если у вас их несколько).

— Среда. Спальня (или спальни, если у вас их несколько).

— Четверг. Гостиная и общая комнаты.

— Пятница. Другие помещения (гараж, прихожая, коридоры и т. д.).

Если с вами живут дети или сосед(и) по съемной квартире, супруг, кто-то из родителей (или родители), то в эти полчаса все должны к вам присоединиться. Чем больше рук возьмутся за дело, тем меньше времени потребуется для приведения вашего жилища в порядок. К тому же вместе работается веселее.

В главе, посвященной пятнице, я расскажу о регулярной работе в офисе. Но сейчас дам один совет, общий для дома и офиса: регулярно выделяйте время на уборку своего письменного стола. Если вы трудитесь на дому, то ежедневно вносите бумаги в картотеку, оплачивайте счета, раскладывайте по местам канцелярские принадлежности, разбирайте входящую почту и т. д. Если же работаете вне дома, то убирать свой домашний офис достаточно один раз в неделю.

Работе на кухне я посвящу главу о четверге. Составление меню, приготовление блюд и уборка представляют собой настолько объемную тему, что ей я выделила специальный раздел. И вновь хочу дать несколько предварительных советов: убирать кухню следует немедленно после каждого приема пищи (помыть посуду или сложить в посудомоечную машину, протереть стол и столешницы, все продукты вернуть на места в шкафчиках), а за провизией ходить регулярно. Люди, у которых на кухне достаточно места для хранения съестных припасов, могут ездить в супермаркет раз в неделю. Те же, у кого места мало, должны заходить в магазин за свежими продуктами каждый день после работы. Но независимо от того, какой график вы избрали для себя, обязательно планируйте время для закупки. И еще одно обязательное условие: не менее двух раз в год пересматривайте содержимое кладовки для продуктов. Возьмите себе за правило делать это, когда переводят часы на летнее время и обратно. Выбрасывайте все с истекшим сроком годности.

Как отмечалось в главе, посвященной понедельнику, не забывайте в конце каждого сезона просматривать свой гардероб и избавляться от одежды, которую вы ни разу не надели за это время. Также делайте ревизию полотенец и постельного белья — проверьте, в хорошем ли они состоянии.

И наконец, возможно, вы установите для себя еще несколько видов регулярной деятельности. Например, периодически очищать от хлама автомобиль (к примеру, быстрый осмотр каждый раз, когда выходите из машины, а более тщательный — еженедельно), приусадебный участок, если он у вас есть (покосить траву, сгрести мусор граблями, поработать лопатой), специальные помещения в доме, если таковые имеются (винный погреб, тренажерный зал, подвал). Подумайте, какие периодические работы необходимы, чтобы всегда содержать дом в порядке.

Хозяйственные поездки

Хозяйственные поездки и работа по хозяйству в моем понимании одно и то же. Оба вида деятельности требуют времени, и оба нужно выполнять, если хотите благоустроенной жизни. Но я стараюсь ограничить хозяйственные поездки двумя днями в неделю, чтобы не пребывать в вечном движении. Правда, если у вас большая семья, то вам, возможно, понадобятся три дня.

Хозяйственным делам я отвела вечер вторника и утро субботы. В прихожей у меня стоит коробка с крышкой, куда я складываю вещи, которые надо сдать в ремонтную мастерскую или выбросить, или еще каким-то образом ими распорядиться. Также я в нее кладу записки с напоминанием о том, куда мне надо заехать (например, список продуктов и т. д.). Отправляясь в хозяйственную поездку, я просто беру коробку и выхожу из дома. Обычно я начинаю с самого дальнего пункта назначения и постепенно двигаюсь к ближнему. Когда все сделаешь, все же гораздо приятнее оказаться недалеко от родных пенатов, а не где-нибудь в соседнем городке. Хозяйственные поездки в моем случае включают посещение банка, почты, автозаправки, продуктовых магазинов. На почту и в гастроном я заезжаю по вторникам вечером, а банк и автозаправку посещаю по субботам утром.

Подумайте о своих обычных хозяйственных поездках. Нельзя ли за раз охватить несколько мест, чтобы не тратить время каждый вечер? Если вы живете не одна, то можете распределить обязанности: один из вас будет объезжать объекты по вторникам вечером, а второй — по субботам утром.

Когда не обойтись без помощи

Иногда жизнь становится настолько суматошной, а дел наваливается такое количество, что вам ничего не остается, как прибегнуть к помощи специализированных организаций, особенно если вы заблаговременно отложили деньги как раз для подобных форс-мажорных ситуаций. А они могут случаться раз в год, или раз в квартал, или даже раз в неделю.

Я назову три способа обращения за помощью, которые сэкономят вам время и энергию.

1. Курьерские службы. Во многих крупных городах работают компании, предоставляющие персональных помощников и исполнителей поручений с почасовой оплатой. Названия таких фирм в вашем регионе легко найдет поисковик Google. Обращайтесь в те, которые связаны обязательством уплатить штраф в случае невыполнения заказа и предлагают достаточно высокую страховку для вашего имущества (в противном случае вы подвергаете себя и свои вещи опасности). Также не поленитесь почитать о них отзывы клиентов. Курьерские службы — хороший способ доставки пакетов и конвертов по городу за минимальную плату.

2. Службы доставки продуктов на дом. В период, когда мне приходилось работать больше 65 часов в неделю, я пользовалась данной услугой. В таких службах есть система онлайн-заказа. На заполнение своей первой заявки мне потребовалось около часа. Последующие я оформляла гораздо быстрее, поскольку программа запомнила мой предыдущий перечень и создала таблицу, на просмотр и обновление которой у меня уходило менее пяти минут. Узнайте в продуктовых магазинах своего района, есть ли у них служба доставки. Время, которое я экономила при этом, окупало дополнительные затраты на доставку и чаевые посыльному. Если у них такой службы нет, то наверняка они предоставляют похожую услугу: подготовку и упаковку продуктов по вашему предварительному онлайн-заказу. А вам останется только заехать за ним, оплатить и загрузить уже наполненные пакеты в свою машину.

3. Службы уборки жилых помещений. Некоторые фирмы вычищают ваш дом полностью, другие берутся только за определенные зоны, такие как полы и санузлы. Сравните перечень услуг и расценки нескольких компаний. Учтите, они должны иметь достаточную страховку на случай повреждения вашего имущества, а вы должны быть уверены в репутации данной фирмы, чтобы без опаски пускать посторонних людей в дом.

График регулярных работ

Ниже приведен образец графика стандартных регулярных еженедельных работ. Вы можете изменить его в соответствии с вашими конкретными обстоятельствами и потребностями. Например, если у вас небольшое жилище, то список дел будет менее объемным. И, напротив, разрастется, если у вас много детей. Приведенная таблица — не догма, а всего лишь шаблон, который облегчит вам создание собственного графика.

4. Среда

В среду трудовая неделя в самом разгаре. Вы уже завершили несколько дел, но до выходных еще предстоит многое успеть. Когда ваша жизнь организована и очищена от всего лишнего в широком смысле этого слова, вам легче пережить напряженное время, предполагающее выполнение массы работы и посещение множества мест.

В отсутствие хлама и хаоса вы хорошо спите, потому что на психику не давит вечный стресс, и просыпаетесь отлично отдохнувшей и готовой решать очередные задачи. Общение с людьми не вызывает затруднений, вы спокойны и собраны. Вы с нетерпением ждете часа, когда встретитесь за обеденным столом с семьей или друзьями. Даже при такой активной и насыщенной жизни день проходит легко и комфортно.

Сегодня, в среду, мы научимся справляться со стрессами, возникающими каждый день: как не опоздать на работу из-за постоянных пробок на дорогах или ДТП, как выйти из ситуации с неправильно понятыми электронными сообщениями, что подать на стол неожиданно нагрянувшим гостям. Организация и борьба с хламом в спальне, поездке, общении и на кухне способны заметно упорядочить вашу жизнь. Причем эти небольшие усилия вознаграждаются сторицей.

Ваша спальня и дорога на работу

Спальня — это место, где вы восстанавливаете силы и можете побаловать себя. Среди всех комнат в доме именно здесь больше всего нужна расслабляющая атмосфера. Здесь должно находиться как можно меньше отвлекающих или раздражающих вещей. Достаточно кровати с удобным матрасом, чистого постельного белья, теплых одеял, пуховых подушек и тумбочки с будильником.

Здоровый сон необходим для той замечательной жизни, ради которой мы и затеяли борьбу с хламом. Если ночью вы плохо отдохнули, чувствуете себя разбитой, то вам сложно сконцентрироваться, вы медленно двигаетесь, легко раздражаетесь, не способны здраво мыслить, ничего не успеваете вовремя и игнорируете ежедневную работу, потому что у вас нет энергии на ее выполнение. Когда же вы выспались, вам по плечу любые жизненные задачи.

Симбиоз работы и личной жизни невозможен без крепкого ночного сна.

Не забывайте об этом, принимаясь за следующий проект. Сегодня утром вам предстоит борьба с хламом в спальне и по дороге на работу.

Как очистить спальню от хлама

Освободите спальню от всего, что не способствует здоровому сну. На полу, комоде с зеркалом, тумбочках не должно быть ничего лишнего. На кровати тоже должны находиться только постельное белье, одеяла и подушки. В спальне допускаются исключительно успокаивающие художественные произведения и декоративные элементы. Одежду, ювелирные украшения и обувь следует класть в отведенные для них места. И, самое главное, здесь не место телевизору или компьютеру. Оба устройства стимулируют работу мозга и ни в коей мере не способствуют сну. Данная комната — ваш заповедник покоя, в котором вы скрываетесь от проблем окружающего мира.

Не переусердствуйте с подушками. Когда их слишком много, они становятся хламом, и вам придется каждый день тратить время на то, чтобы вечером снять их с постели, а утром положить обратно.

В прикроватной тумбочке должен быть один или несколько выдвижных ящиков. Именно в них, а не сверху, необходимо держать носовые платки, книги и прочие предметы. С помощью перегородок разделите внутреннее пространство такого ящика на ячейки, и тогда вам не придется ночью в темноте шарить по всему ящику в поисках нужной вещи.

Если у вас не слишком просторное жилье, то вам, возможно, пригодится и пространство под кроватью для хранения несезонной одежды и постельного белья. В таком случае вам потребуется покрывало, свисающее до пола, чтобы его прикрыть. Вещи под кроватью лучше всего сложить в прозрачные пластиковые контейнеры с плотно закрывающимися крышками, которые исключают проникновение пыли и насекомых.

Избавляемся от лишнего постельного белья

Залежи постельного белья и одеял подобно полотенцам тоже зачастую имеют способность увеличиваться абсолютно непостижимым образом. Их используют несколько лет, потом на смену берут новые, а старые при этом никуда не деваются и находят себе пристанище в комоде для белья. Нам жалко избавиться от них, поскольку мы думаем, будто в один прекрасный день они понадобятся нам для пикника или случайной вылазки на пляж. Когда я проходила свой первый цикл борьбы с хламом, то нашла в шкафу три комплекта односпального постельного белья, хотя на односпальных кроватях я не спала с колледжа. Значит, эти три комплекта совершили со мной пять переездов, пересекли тысячи миль, и за все это время я ни разу их не использовала. Когда я взялась за чистку комода, то упаковала их и пожертвовала местному приюту для животных.

Если вы живете в местности, где четыре времени года, вам вполне достаточно четырех постельных комплектов: двух для теплой погоды (хлопковые) и двух для холодной (фланелевые или трикотажные). Людям же, обитающим в тропиках, вообще можно ограничиться двумя наборами — один используется, а второй ждет, когда первый отправится в стирку. Для гостевой кровати не нужно больше одного комплекта белья, мало того, можно обойтись и без него, если кровать такого же размера, как и хозяйская.

Перечислю вам признаки хорошего постельного белья.

1. Соответствует кровати по размеру даже после многократной стирки (то есть белье не должно сильно садиться).

2. Имеет не потерявшую эластичность резинку.

3. Без дыр и пятен.

4. Предназначенное для теплого сезона изготовлено из мягкой долговечной однослойной хлопковой ткани с высокой плотностью переплетения.

5. Лежать на нем комфортно, благодаря чему обеспечивается здоровый сон.

Еще одно «рацпредложение»: чтобы утром быстрее застилать постель, пользуйтесь не второй простыней, на которую кладется одеяло, а пододеяльником. Он съемный и легко стирается.

Как организовать здоровый сон и легкое пробуждение

Если у вас высококачественный матрас, удобные подушки, мягкие простыни и добротные одеяла, а в комнате нет никаких раздражителей, то вы немедленно заметите улучшение сна. Ниже я дам еще несколько советов о том, как обеспечить здоровый сон, после которого вы встанете бодрой и посвежевшей.

— Готовиться ко сну надо за час до намеченного времени. Об этом правиле я уже упоминала в главе, посвященной понедельнику, но еще раз повторить не помешает. Переодевайтесь в пижаму, когда у вас еще осталось достаточно энергии, чтобы не сбрасывать дневную одежду прямо на пол спальни. К тому же это будет сигналом вашему мозгу о том, что пора настраиваться на сон.

— Придерживайтесь режима. Если ежедневно ложиться спать и просыпаться в одно и то же время, ваш организм привыкнет к такому ритму. В результате вам не придется на выходных компенсировать недосыпание в рабочие дни.

— Заведите журнал сна. Допустим, вы не знаете оптимального количества часов сна, которое вам требуется для нормального функционирования организма днем. В таком случае заведите журнал и отмечайте в нем время отхода ко сну и подъема, а также уровень работоспособности в течение дня. Мне, например, нужно не меньше девяти часов сна, но не больше десяти (если я сплю больше, то весь день хожу вялая). Проанализировав записи в журнале, вы определите свою природную потребность в продолжительности сна.

— Придерживайтесь установленного порядка. Старайтесь каждый день завершать определенной последовательностью действий. Так вы подготовитесь к полноценному сну и правильному утреннему пробуждению. Вот пример обычного вечернего ритуала: вы укладываете детей в постель, переодеваетесь в пижаму, выбираете одежду на завтра, умываетесь, чистите зубы, готовите бутерброды на работу и в школу, запираете двери и окна, проверяете прихожую и убеждаетесь, что там все разложено по местам, выключаете свет и бытовую технику, заводите будильник и ложитесь в постель.

— Обеспечьте себе незахламленное пространство для сна. Переполненная корзина для белья наверняка испортит вам настроение. Если на кровати находятся какие-то посторонние предметы, вы не сможете свободно менять позу во сне. Разбросанная по полу обувь чревата травмами, когда вы в темноте будете ложиться или вставать с постели. Поэтому при первых же признаках накопления хлама в спальне бросьте все свои дела и приведите свой «заповедник отдыха» в порядок. Ничто не должно мешать полноценному здоровому сну.

Если вы регулярно просыпаетесь, чувствуя себя еще более усталой, чем перед отходом ко сну, или вам приходится настраивать несколько сигналов будильника, чтобы заставить себя встать, вам необходимо обратиться к врачу. Возможно, вы потребляете слишком много кофеина или у вас проблемы со щитовидной железой (работает с перенапряжением либо недостаточно эффективно), или депрессия, или вашему организму требуется более высокая физическая нагрузка, или у вас нарушение сна. Врач понаблюдает за вами и найдет причину, по которой вы не высыпаетесь.

Как не опаздывать на работу

У вас, вероятно, есть несколько коллег, которые хронически опаздывают на работу минут на пятнадцать, а то и больше. Возможно, вы и сами из их числа. В любом случае от этого страдает весь коллектив, даже если в нем всего лишь один такой неорганизованный сотрудник. Во многих компаниях за это даже увольняют. Конечно, в течение года вам не избежать нескольких случаев, когда вы придете на работу с опозданием, но по уважительной причине — из-за какого-нибудь чрезвычайного происшествия или неподконтрольных вам обстоятельств. Но если подобное повторяется чаще двух раз в месяц или пусть даже реже, и при этом вы не предупреждаете по телефону босса или коллег, то такие опоздания становятся проблемой. Я считаю оба варианта поведения недопустимыми. Пунктуальность и уважение к сослуживцам — вот два основных условия сохранения работы.

Хронические опоздания могут рассматриваться как признак того, что вы не особо дорожите своей должностью. Если вы опаздываете только на работу и больше никуда, то вам стоит поговорить с кем-нибудь (консультантом по карьерному росту, врачом, наставником, добрым другом) о том, как ее поменять. Если же вам дорога ваша нынешняя должность, тогда попытайтесь разобраться сами, почему с вами такое происходит. В течение недели ведите дневник и вносите в него следующую информацию.

Определив, сколько времени занимают различные этапы утренних процедур, вы найдете «узкие места», где можно сократить временные потери. Признайтесь, иногда вы пять раз нажимаете на будильнике кнопку «Отложить», потому что из-за крайней усталости не в силах заставить себя встать с постели? Если да, то вам надо приучить себя ложиться спать раньше. Из опыта я узнала следующее: большинству людей для того, чтобы утром встать на пятнадцать минут раньше, нужно вечером лечь спать раньше на полчаса. А если вам необходимы утром дополнительные полчаса бодрствования, то вечером следует отправляться в постель на целый час раньше.

Если у вас есть дети, и утром вам приходится снаряжать их в школу или детский сад, советую представить самый удручающий сценарий этих сборов. Возможно, ребенок вечером забыл сказать, что ему понадобится костюм для школьного спектакля? Или у вас разгорелся с дочкой спор по поводу того, что она хочет надеть? Каждое утро готовьтесь к худшему, хотя при этом надейтесь на лучшее. Запланируйте в своем утреннем графике время, как я называю, на «сбои распорядка, вызванные ребенком». У большинства людей они редко занимают больше пятнадцати минут, вот и вы ориентируйтесь на эту цифру. Облегчит вам жизнь и привычка полностью собираться к тому моменту, когда просыпаются дети. Если ваша помощь не потребуется, вы сможете, пока их ждете, спокойно почитать газету и всегда подстраховать их в случае неожиданно возникшей проблемной ситуации. Кстати, даже если у вас нет детей, утром запасные 15 минут вам тоже не помешают.

Дорога на работу

Если вам удалось встать с постели строго по будильнику и собраться по графику, то теперь предстоит еще одна задача — вовремя попасть на работу.

Самый надежный способ — пешком. В этом случае редко бывают задержки или помехи, поскольку вы полностью контролируете ситуацию. Но большинству из нас, увы, не повезло, и в офис порой приходится добираться через весь город.

Если пеший вариант отпадает, то стоит воспользоваться общественным транспортом или велосипедом, или летательным аппаратом, или услугой совместного использования арендованных автомобилей, или комбинацией этих методов. Вам нужно, чтобы поездка на работу стала более предсказуемой, организованной и приятной. Попасть на нее вовремя вам помогут следующие советы и приемы.

— Будьте готовы к неожиданностям. Если по пути на работу возникнет непредвиденная задержка (допустим, по причине дорожно-транспортного происшествия, ремонтных работ и т. п.), то вам понадобится стратегия выхода из ситуации. Заблаговременно изучите объездные пути (это можно сделать с помощью GPS или топографического сайта Google maps). Если вы добираетесь общественным транспортом, то узнайте кратчайший путь по маршруту пешком, где расположены ближайшие станции метро и где можно пересесть в городской электропоезд, если в вашем населенном пункте таковой имеется. Знание этих вариантов не только спасет в критической ситуации, но и разнообразит ежедневную дорогу на работу и обратно, если вы захотите ими воспользоваться.

— Собирайте информацию. Прослушайте местные новости перед выходом из дома. Некоторые теле- и радиоканалы даже предоставляют услугу оповещения о дорожных происшествиях, присылая сообщения на ваш персональный электронный почтовый адрес. Просто настройтесь на их волну и узнайте, что в данный момент происходит на автомобильных и железных дорогах, а также маршрутах общественного транспорта.

— Читайте объявления. Объявления об изменении графиков движения общественного транспорта публикуются заблаговременно, за несколько дней. Следите за такими сообщениями, чтобы заранее спланировать альтернативные способы добраться на работу. Самую свежую информацию по этому вопросу можно найти на сайтах вашего района, города, штата и транспортных компаний.

— Познакомьтесь с нужными людьми. Если вы каждый день ездите на одном и том же автобусе, то не помешает лично познакомиться с водителем. Поздоровайтесь, улыбнитесь, узнайте его имя. Не исключено, что когда вы будете опаздывать, он подождет вас. Конечно, обещать этого я не могу, но дополнительный шанс все же нужно иметь.

— Досконально изучите маршрут. Узнайте, через какой вход и по какой лестнице вам удобнее всего спускаться в метро. На каких дорожных полосах меньше всего слияний, благодаря чему движение там самое быстрое. Подсчитайте, сколько времени занимает дорога на работу разными маршрутами, выясните, на каких наиболее вероятны задержки, где больше всего светофоров и где в определенные дни недели наименее оживленное дорожное движение.

Проведите время в пути с пользой

Одно из преимуществ долгой поездки, особенно если вы не находитесь за рулем, — возможность заняться работой и сбором информации: почитать местную газету или книгу, набрать на ноутбуке нужный текст, отправить электронные почтовые сообщения.

Если в общественном транспорте вы проводите более получаса, то я рекомендую обзавестись смартфоном или цифровым аудиоплеером iPod. С помощью первого (например, iPhone) вы сможете послушать музыку или аудиокнигу, сыграть в игру, почитать электронную книгу или побродить по Сети. Оба устройства довольно компактных размеров, легкие и занимают в сумочке значительно меньше места, чем газета, книга, игровая консоль или ноутбук. Они скрасят ваш досуг по дороге на работу.

Существуют тысячи способов продуктивно провести время в пути. Ниже перечислены лишь некоторые программы, которые помогают мне извлекать пользу из долгих поездок.

— Аудиокниги. Их можно купить на сайтах розничной продажи такой продукции или прямо в издательствах.

— Электронные книги. Люди, лучше воспринимающие зрительную информацию, предпочитают традиционный текстовый документ. Если вы тоже относитесь к данной категории, купите устройства для чтения электронных книг. Читая цифровые книги, вы избавите дом от хлама, которым становятся их бумажные собратья после прочтения.

— Instapaper. В течение рабочего дня мне попадаются десятки сайтов и онлайн-статей, которые я бы хотела прочесть, но не немедленно. Поэтому я установила на свои компьютер и смартфон программу подназванием Instapaper (instapaper.com), которая добавила в мой браузер кнопку «Прочесть позже». Нажав ее, я сохраняю интересующую меня веб-страницу и вношу ее в список непрочитанных материалов. Функцией синхронизации настройте обмен информацией между своими смартфоном и компьютером. И когда у вас появится время — по дороге на работу, — читайте сохраненные материалы. Для этого даже не нужно быть в онлайне, благодаря чему статьи можно читать и под землей, и в воздухе, на борту самолета.

— Slingbox. Некоторые интересные телевизионные программы транслируются в очень неудобное время. Но имея такое устройство, как Slingbox, и смартфон или ноутбук, вы можете смотреть их в записи по нуги на работу (если, конечно, не находитесь за рулем). Подключите Slingbox к блоку кабельного телевидения или цифровому видеомагнитофону, и получите доступ к записанным телепередачам через Интернет или сеть передачи данных. Очень удачно сочетаются просмотр записанных телепередач и занятия в тренажерном зале — на беговой дорожке, эллиптической машине или велотренажере.

Хорошая организация сна, спальни, утренних сборов и поездки на работу позволит вам начать очередной трудовой день без стресса и беспокойства. К среде вашему организму особенно понадобятся отдых и свежие силы, чтобы энергии хватило до конца недели. И чем меньше хлама останется в вашей жизни, тем легче вам будет справляться с насущными задачами.

Общение с людьми

Любая компания, какого бы размера она ни была, должна доносить свои сообщения до целевой аудитории. Товары не будут продаваться, если о них не узнают покупатели, а проекты выполняться, если команды не обнародуют свои цели. Качество продукции не улучшится, если компания не станет прислушиваться к мнению потребителей. Обмен информацией, или общение, занимает центральное место в любой работе, поэтому эффективные коммуникации дают вам неоспоримое преимущество.

Четыре типа встреч

Одно время я работала в организации, которой вполне подошло бы название «Прозаседавшиеся». А на моей визитке следовало бы написать: «Эрин, профессиональный участник совещаний». Каждый рабочий день у меня уходило на это занятие от трех до пяти часов, хотя чаще всего мое присутствие было совершенно необязательным. У этих встреч не существовало никакой повестки дня. Докладчики просто слово в слово зачитывали текст со своих слайдов презентаций, сделанных в программе PowerPoint, а присутствующие редко принимали какое-нибудь решение. Через десять месяцев я нашла себе другую работу и уволилась. Вряд ли вас удивит, если я сообщу, что той организации уже больше нет.

С тех пор я побывала еще на сотнях различных встреч и пришла к заключению, что их существует всего четыре типа.

1. Собрание акционеров и/или совета директоров. В зависимости от размера и структуры компании или организации такие мероприятия могут быть обязательными согласно требованию закона. Если их не проводить, то можно и в тюрьму угодить.

2. Мозговой штурм. Выдвижение творческих идей необходимо любой организации или компании. Мозговой штурм способен принести огромную пользу. Но следите за тем, чтобы количество его участников не превышало десяти человек, а также весьма желательно хотя бы за 24 часа до начала мероприятия разослать его тему участникам по электронной почте. Это позволит людям заранее подумать над вопросом. Еще полезно на роль модератора (распорядителя) назначить человека, непосредственно не участвующего в процессе. Дискуссия должна быть оживленной (возможно, даже горячей), причем в центре внимания должны находиться идеи, а не люди.

3. Стратегические встречи. Наиболее продуктивны, если количество участников не превышает десяти человек, причем все они присутствуют. Повестку дня, где каждый пункт посвящен общим стратегиям развития организации или команды, следует разослать хотя бы за 24 часа до начала совещания. Избегайте презентаций, лучше сосредоточьтесь на дискуссиях по делу. Используйте таймер, чтобы ограничивать длительность выступлений, и привлеките модератора — эти два способа помогут участникам сконцентрироваться на теме обсуждения, а не уходить в сторону. Я обнаружила, что совещания проходят эффективнее, если запретить присутствующим приносить с собой еще что-нибудь, кроме любимой кофейной чашки или бутылки воды (никаких ноутбуков, карманных компьютеров, коммуникаторов BlackBerry и т. д.). В начале собрания людям раздаются чистые блокноты и ручки. Исключением из данного правила могут стать справочные материалы, согласованные с организатором мероприятия. Они копируются и раздаются участникам в качестве дополнительной информации к какой-нибудь теме (допускается выводить материалы на ноутбук людям с ограниченными физическими возможностями). Лучше всего проводить такие встречи регулярно, в строго определенное время (например, ежегодно, раз в полгода, ежеквартально). Именно на них определяется стратегический курс развития организации или подразделения.

4. Информационные встречи «на ногах». Иногда самым быстрым способом узнать мнение по какому-нибудь вопросу становится личное общение. Вместо рассылки длинной вереницы электронных писем, которые нужно написать и прочитать, гораздо эффективнее собрать всех членов команды в небольшой комнате для переговоров и провести мини-собрание. Такие «пятиминутки» также отлично подходят для еженедельного обнародования последних новостей о работе подразделения, чтобы все знали, каковы успехи их коллег. Все участники экспресс-совещаний (кроме людей с ограниченными физическими возможностями) должны стоять, поскольку в креслах люди расслабляются, и «пятиминутка» может затянуться. Длительность подобных встреч не должна превышать пятнадцати минут, и если нет заранее обнародованной повестки дня, то сообщить о цели собрания необходимо на первой же минуте. Представление новых сотрудников, сообщение деликатной информации (кончина коллеги, несчастный случай на рабочем месте, сокращение штатов, закрытие другого подразделения) и награждение отличившихся — вот хорошие поводы для подобных мероприятий.

Прежде чем организовывать встречу любого другого типа, кроме вышеописанных, подумайте, действительно ли это нужно и на самом ли деле является наиболее эффективным способом распространения информации. Чтобы рационально распорядиться рабочим графиком участников, собрания должны планироваться и иметь жесткие временные рамки. Могу предложить действенный способ борьбы с ненужными заседаниями. Подсчитайте, сколько стоит одна минута рабочего времени присутствующих, умножьте на длительность совещания и вы узнаете, в какую сумму компании оно обошлось. Под таким углом зрения чаще всего оказывается, что заседания финансово неоправданны, особенно если они не организованы должным образом, тема не важна для участников, а ресурсы используются неэффективно. С другой стороны, встречи по вопросам сбыта определенно стоят потраченных на них денег.

Также не мешает рассмотреть возможность приглашения людей только на часть собрания, чтобы затем отпустить их.

Если встреча тщательно спланирована, то вы будете знать, на какое время звать того или иного сотрудника. Если ради пятиминутной речи человек просиживает в конференц-зале целый час, то вы плохой организатор такого рода мероприятий.

Участие в мероприятиях

Возможно, вы этого и не осознаете, но участники встречи способны управлять его длительностью, темпом проведения и, безусловно, качеством дискуссий.

— Подготовьтесь к встрече. Ознакомьтесь с повесткой дня по меньшей мере за сутки до собрания. Приходите с необходимыми материалами. Не забудьте взять блокнот и ручку. Переведите мобильный телефон или коммуникатор BlackBerry на виброзвонок. Поинтересуйтесь, кто еще в числе приглашенных. Узнайте цель встречи, место проведения, время начала. Не опаздывайте.

— Уважайте других участников. Сколько раз вы присутствовали на совещаниях, на которых докладчику приходилось повторять информацию, потому что Гари и Стефани увлеченно смотрели в свои ноутбуки, а не слушали оратора? Из-за такого отношения к происходящему теряют время не только сами Гари и Стефани, но и все остальные присутствующие. Уважайте других людей и слушайте докладчика внимательно. Смотрите на него, проявляйте заинтересованность. Не шепчите соседу едких замечаний по поводу услышанного. Если у вас проблемы с концентрацией, подробно записывайте все, что говорит докладчик. Это поможет вам сосредоточиться, а после совещания еще раз внимательно ознакомиться с информацией, если не усвоили ее в конференц-зале.

— Сначала думайте, потом говорите. Прежде чем вставить свою реплику в дискуссии на совещании, задайте себе следующие вопросы.

1. Имеет ли мой комментарий отношение к обсуждаемой теме и полезен ли он для нее? (Если нет, то лучше выскажите свое мнение после совещания.)

2. Мой комментарий интересен всем присутствующим или только одному человеку? (В последнем случае сэкономьте всем время и поговорите с конкретным человеком индивидуально после совещания.)

3. Можно ли переформулировать мое замечание таким образом, чтобы оно длилось не более тридцати секунд? (Если нет, продолжайте думать над тем, как выразить свою мысль короче. Говорить пространно разрешено докладчику, а реплики слушателей должными быть краткими.)

Планирование встречи

На хорошо организованное собрание любо-дорого смотреть. К сожалению, такие встречаются крайне редко. Умение проводить эффективные и продуктивные заседания — весьма ценное и достойное уважения качество.

Если вы решили созвать совещание, прежде всего подготовьте повестку дня. Ее следует предоставить участникам для ознакомления хотя бы за 24 часа до начала мероприятия. Если за день до него вы еще не знаете, что же хотите обсудить, то лучше перенести его на другое время, когда у вас сложится более четкое представление о теме.

Как организатор собрания вы должны уметь сформулировать его цель одним предложением. Для этого закончите такую фразу «В конце этой встречи ее участники должны…» Далее следует конкретное, определенное задание, которое должно быть выполнено благодаря коллективной работе.

Рассмотрим пример правильно сформулированной цели.

В конце встречи его участники должны составить одностраничное ежегодное стратегическое заявление, которым наша команда будет руководствоваться в ближайшие 12 месяцев.

А это пример того, какой не должна быть цель встречи.

К концу встречи его участникам следует обсудить все вопросы повестки дня.

Когда цель встречи определена, вам необходимо провести ее таким образом, чтобы она была достигнута. Для этого повестка дня должна иметь четко выраженные начало, середину и конец.

Повестка дня

1. Призвать собравшихся к порядку.

1) Огласить цель встречи.

2) Описать, каким образом она будет достигнута.

3) Огласить всю информацию, необходимую для ее проведения.

2. Достичь цели собрания.

3. Завершить встречу.

1) Повторить все мероприятия и сроки, намеченные в ходе заседания.

2) Огласить достигнутую цель встречи.

3) Поблагодарить всех собравшихся за участие.

Набросав черновик повестки дня, приблизительно оцените, сколько времени требуется на каждый пункт. На начало совещания уйдет минута, на два вопроса, запланированные на середину, требуется по пять минут, и для завершения достаточно двух минут. Возможно, чтобы не выбиться из графика, стоит использовать таймер, но без звукового сигнала.

Проводя мероприятие, придерживайтесь повестки дня. Не нужно зачитывать ее вслух, но продвигайтесь строго по пунктам. Если дискуссия уходит в сторону от заявленной темы, объявите, что этот новый вопрос можно обсудить в другое время, а затем верните разговор в прежнее русло. Вполне корректно прозвучат, например, такие слова: «Джейсон и Дэшилл, мне нравятся ваши мысли по поводу XY. Вы не против, если мы встретимся в два часа и поговорим об этом за чашечкой кофе? Но сейчас давайте вернемся к нашей основной теме, чтобы Дана и Кэти успели в десять часов встретиться с клиентом Z».

После совещания, но еще до начала следующего рабочего дня, разошлите всем его участникам по электронной почте список мероприятий и сроков их выполнения, о которых договорились на встрече. Благодаря такому напоминанию люди внесут свои задачи в списки предстоящих дел.

Стратегии в отношении телефона, Интернета и электронной почты

Такое благо цивилизации, как возможность постоянно оставаться на связи с внешним миром (позвонить в чрезвычайной ситуации или послать текстовые наставления подруге и т. п.), имеет и свои отрицательные стороны. Вероятно, ваш босс регулярно тревожит вас звонками и СМС, когда вы находитесь в отпуске, или каждый день на ваш электронный почтовый адрес приходит свыше сотни рекламных рассылок, больше известных как «спам». Технологии, удобные для вас, столь же удобны и для назойливых телемаркетологов, спамеров и людей, не уважающих ваше право на отдых. В результате становятся понятны ваши смешанные чувства любви и ненависти к своим коммуникационным устройствам.

Телефон. Когда я была восьмиклассницей, то каждый вечер болтала по телефону не меньше грех часов. Сейчас я даже не помню, о чем конкретно мы говорили с подругами так невероятно долго. Но вы ведь не сомневаетесь, что это были беседы о мире во всем мире и поиске лекарства от рака, а никак не о мальчишках, последних школьных сплетнях и нашей неотразимости. Теперь я трачу на общение по телефону в среднем меньше двух часов в неделю. Я убеждена, что каждому человеку на протяжении всей жизни отмерено свыше определенное количество времени на телефонные разговоры, и я израсходовала почти всю свою норму в 13-летнем возрасте.

Я стараюсь свести к минимуму телефонные переговоры, особенно в офисе, и пришла к выводу, что это очень разумное поведение. Если мне кто-то звонит и оставляет сообщение голосовой почты, я посылаю этому человеку СМС или электронное письмо, в котором кратко излагаю содержание голосового послания и даю ответ. Недостаток общения по телефону состоит в том, что не остается записи. Вам не на что сослаться впоследствии, и вы не можете выполнить поиск слов, употребленных во время разговора. Все решения или указания, прозвучавшие по телефону, могут быть пропущены мимо ушей или быстро забыты. Это устройство подходит для сообщения деликатной информации своим знакомым (например, о том, что коллега из другого подразделения нашел местечко получше и уволился), но не для передачи фактов или данных. А поскольку все же большинству из нас на работе приходится иметь дело именно с последними, то телефону следует отвести место в конце списка различных форм коммуникации. Но, несмотря на сказанное, полностью отказаться от него на работе невозможно. Бывают сложные ситуации, и чтобы найти из них выход, порой без телефона просто не обойтись. Ниже приведены рекомендации по его разумному использованию в подобных случаях.

— Запишите основные моменты разговора. Прежде чем поднять трубку, вкратце перечислите на бумаге вопросы, которые вам надо затронуть в разговоре. Это особенно важно перед селекторным совещанием («конференцией по телефону»). Никогда не звоните, не определившись, какой цели хотите добиться в ходе беседы. Если вы не можете сформулировать ее, отложите звонок.

Установите воображаемый таймер. Каждый раз, позвонив человеку, вы отрываете его от дела, которым он был занят в данный момент. Уважайте его время, старайтесь, чтобы ваш звонок был как можно короче. Когда же звонят вам, то сразу же сообщите собеседнику, сколько времени вы можете ему уделить. Большинство телефонных разговоров должны начинаться следующим образом. Вы: «Добрый день, это ИМЯРЕК». Звонящий: «Добрый день, это ИМЯРЕК. Как ваши дела?» Вы: «Все в порядке. У меня есть X минут. Чем могу вам помочь?» Если человек на другом конце провода рассчитывал на большее, то предложите ему перенести разговор на другое время: «Вы не против, если мы побеседуем сегодня после обеда в три? Я как раз освобожусь».

Если в течение дня вам приходится часто разговаривать по телефону, пользуйтесь головной гарнитурой (наушники с микрофоном). С эргономической точки зрения не рекомендуется сгибать шею в течение длительного времени, что происходит, когда мы прижимаем телефонную трубку головой к плечу. Также благодаря гарнитуре у вас будут свободны руки, и в ходе телефонного разговора вы сможете делать записи или… какие-нибудь бессмысленные движения вроде складывания бумаг в стопку или перекладывания канцелярских принадлежностей со стола в выдвижной ящик. Если вам звонят часто, отключите звуковой сигнал, чтобы не мешать окружающим (вы все равно его услышите в наушниках).

Не звоните людям, чтобы узнать, получили ли они ваше электронное письмо. Если вы переживаете по поводу того, доставлено ли оно адресату, просто оправьте его повторно с примечанием и дублированием предыдущего текста. Также попросите подтвердить получение, если боитесь, что ваши электронные письма не доходят. Не все люди проверяют электронный почтовый ящик по вашему графику, поэтому не отвлекайте их своими телефонными звонками.

— Используйте кнопку «Не беспокоить». Даже если вы сидите за письменным столом, из этого вовсе не следует, что вы обязаны отвечать на каждый телефонный звонок. Если вам нужно сконцентрироваться на работе, нажмите на аппарате кнопку «Не беспокоить», и тогда все входящие звонки будут поступать на голосовую почту. Однако постоянно держать эту кнопку включенной не рекомендуется, поскольку в глазах окружающих это будет характеризовать вас отрицательно. Периодическое же ее использование существенно повысит вашу производительность.

— Назначьте время для ответных звонков. Мне нравится перезванивать с 12:30 до 13:00, как раз после обеда, когда уровень бодрости слегка понижается. Телефонные разговоры заряжают меня энергией, и к тому же в США в это время большинство людей находятся на работе (когда на Восточном побережье 12:30, то на Западном — 9:30, то есть рабочий день уже тоже начался).

Интернет. Когда вы заходите в Сеть, искушения подстерегают вас на каждом шагу. Установите для своего поведения в Интернете жесткие рамки. Да, Всемирная паутина и устройства, открывающие к ней доступ, способны заметно повысить производительность труда, но в то же самое время она выступает в роли манящей сирены, отвлекающей человека от основных целей. Старайтесь избегать элементов, чреватых пустой тратой времени, и сосредоточьтесь только на тех, которые повышают вашу дееспособность.

Создайте систему онлайн-сотрудничества, чтобы вы и коллеги могли свободно общаться между собой в Сети в течение дня. Такие программы, как Campfire (campfirenow. com), позволяют членам команды разговаривать между собой, не поднимая трубки телефона, а для обмена мгновенными сообщениями предусмотрены службы ICQ, QIP или Instant Messenger, для более же формального общения подойдет электронная почта. В системе также автоматически ведется журнал всех разговоров, благодаря чему их можно отыскать впоследствии. Если вас не было в офисе в течение нескольких дней, то по возвращении вы сможете узнать, какие вопросы обсуждались в ваше отсутствие. Такие системы идеально подходят для прояснения деталей и проведения мозговых штурмов.

Skype (skype.com) — еще один недорогой способ коммуникации на расстоянии, причем в программе поддерживается функция видеозвонков, и на экране вы можете видеть лицо человека, с которым общаетесь Благодаря веб-камере фактически создается иллюзия беседы как при личной встрече. Мимика и жестикуляция дополняют сказанное и помогают вам лучше понять его смысл. К тому же можно записать такой видеосеанс, чтобы затем просмотреть повторно. Только обязательно сообщите собеседнику, что разговор записывается. Для эффективного использования программы руководствуйтесь теми же правилами, которые мы сформулировали для телефонного общения.

Если вы ежедневно читаете онлайн-газету или какие-нибудь интернет-журналы (блоги), то следить за обновлениями вам поможет программа RSS. Это сокращение от английского названия «Действительно простая синдикация». Приложение собирает контент (содержание) на сайтах онлайн-изданий и новостных порталах, а затем доставляет его в ваш ящик для входящей корреспонденции. Различные уровни управления доставкой RSS обеспечиваются такими программами, как Google Reader, NewsGator, Ensembli, Bloglines и другие.

Когда вы работаете в жестких временных рамках, спрячьте ярлык интернет-браузера, чтобы избежать соблазна по привычке зайти в Сеть и немного развлечься. Поможет контролировать и продуктивно расходовать время уже известный нам таймер. Если вы позволяете себе в течение пятнадцати минут в обеденный перерыв почитать любимые сайты, то следите за тем, чтобы эта четверть часа не превратилась в два часа. Настраивая свои RSS-поступления, сгруппируйте их по приоритетности, а не содержанию, чтобы первыми открыть самые важные. И не бойтесь в любое время, образно говоря, объявить RSS банкротом. То есть если накопилось много информации, которую вы уже не в состоянии переработать из-за нехватки времени, пометьте все сообщения как прочитанные и начните новый цикл с нуля.

Электронная почта (e-mail). При правильном использовании электронная почта повышает производительность труда. К сожалению, большинство из нас не справляются с нескончаемым потоком электронных писем. За восемь часов рабочего дня вам легко может прийти сотня сообщений от коллег и клиентов. И если вы не предпримете ряда шагов, чтобы взять ситуацию под контроль, то обработка этой лавины корреспонденции способна превратиться в настоящий кошмар и лишить вас возможности заниматься своим прямыми обязанностями.

— Излечитесь от зависимости от электронной почты. Прежде всего следует признать, что большинство входящих электронных сообщений не содержат жизненно важной информации. Я всегда слышу такие оправдания: «У нас в офисе все по-другому. Я должна прочитывать письма сразу же, как только они приходят».

Хорошо, может быть у вас так и заведено, но каждый человек, у которого я была инструктором, в итоге признавал, что его бы не уволили, даже если бы он просматривал электронную почту всего дважды в час. А большинство даже называли больший интервал: раз в час, а то и реже.

— Отключите функцию уведомления. Зайдите в раздел настроек почтовой программы и отключите зрительное и звуковое уведомление, чтобы они не искушали вас сразу же по приходе читать новое сообщение. А затем в течение рабочего дня проверяйте почту по такому, например, графику: в 9:00, 11:00, 14:00, 17:00. Или установите для себя другую периодичность.

— Чем меньше вы отправляете писем, тем меньше будете получать. Нам всем приходится отсылать электронные письма, но это не значит, что мы должны порождать бесконечный исходящий поток. Найдите другие способы общения с клиентами и коллегами, например, посредством инструментов управления проектами и группового сотрудничества. Допустим, сообщайте о новых коммерческих предложениях в корпоративном блоге или через социальные сети. Не полагайтесь на электронную почту как единственный способ общения с людьми.

— Электронные письма должны быть короткими. Специалисты по производительности груда рекомендуют ограничивать сообщения тремя-семью предложениями. Думаю, это неплохое правило для большинства видов электронных писем, однако существует опасность потери времени на то, чтобы вписаться в эти рамки. Вместо того чтобы подсчитывать количество придуманных вами фраз, лучше вспомните, что люди обычно пишут ответное письмо в том же стиле, в каком было входящее. Если вы отправите короткое электронное сообщение, то можете надеяться на столь же короткий ответ. Говорят, Кевин Роуз, «мозг» сайта digg.com, в конце всех своих электронных писем оставлял примечание «Отправлено с мобильного телефона», даже если это было не так. Благодаря такой оговорке люди, получив в ответ на свои длинные электронные послания короткие, не обижались и не считали это дурным тоном.

— Помните о конфиденциальности — вернее, ее отсутствии. Прежде чем послать любое электронное письмо, подумайте, как бы вы себя почувствовали, окажись оно вдруг опубликованным на первой странице общенациональной газеты. Не забывайте, что не существует такого понятия, как тайна электронной переписки. Хакеры взламывают частные почтовые ящики, системный администратор у вас на работе, вероятно, тоже их пересматривает. Нажав кнопку «Отправить», вы теряете контроль над своим сообщением. Вы не знаете, как с ним поступит получатель. Поэтому никогда не пишите в письмах о политике вашей компании, не включайте в текст секретную корпоративную информацию, не делайте едких замечаний о клиентах или коллегах. В общем, не пишите ничего такого, что может бумерангом ударить по вас. Но есть и хорошая новость: как только в вашей исходящей корреспонденции станет меньше «пикантных» сведений, вы немедленно заметите уменьшение количества входящей — кому же захочется активно обмениваться только пресной служебной информацией?

Кроме этих простых тактических приемов, являющихся фактически универсальными для всех пользователей электронной почты, в зависимости от индивидуальных потребностей применяется еще и ряд других. Все входящие сообщения обычно относятся к одной из четырех категорий: спам, «К вашему сведению», «Можно ответить немедленно» и «Обработать позже».

Спам. Решить, как поступать с этими письмами, легче всего: их просто надо удалять. Как только вы определили, что данное электронное послание является спамом, избавляйтесь от него навсегда. А чтобы как можно меньше рекламного мусора приходило на ваш электронный адрес, установите мощный антиспам-фильтр.

«К вашему сведению». В сообщениях такого типа содержится информация, которую вам нужно знать, но от вас при этом не требуется определенных действий. Если сообщение короткое, просто прочтите его, и все. На длинное же, например журнальную статью или циркуляр, распространяемый по всей компании, у вас в момент получения может не быть времени. В таком случае поместите его в категорию «Обработать позже» (см. ниже). «Можно ответить немедленно». На эти письма легко ответить сразу же. «На какую дату запланировано завершение проекта?» — «3 ноября». Чтобы набрать и отправить ответ, потребуется меньше 15 секунд, и можно переходить к следующему сообщению. От таких писем в вашем электронном ящике хлам почти не скапливается. Ах, если бы все письма были такими! «Можно, я куплю тебе новую машину?» «Да, пожалуйста». «Обработать позже». Эти письма в основном и являются причиной большинства проблем управления электронной почтой. Они требуют ответных действий, которые совершить немедленно просто невозможно. Если вы твердо намерены взять под контроль электронную почту, то прежде всего должны решить, как поступать с посланиями данной категории. Просмотрите свои старые электронные письма и проанализируйте, какая ответная реакция от вас обычно ожидается. Вам нужно назначить время встречи или проконсультироваться с кем-то по поводу определенной информации, или выполнить поиск в базе данных? Обнаружив определенную закономерность, вы сможете создать стандартную схему ответных действий.

Рассматривайте каждое электронное письмо категории «Обработать позже» как отдельное рабочее задание, и относитесь к нему так же, как к любым другим делам, требующим времени. Представьте себе, что человек, приславший вам это послание, стоит сейчас перед вами в вашем кабинете и просит о чем-то. Как бы вы отреагировали на его просьбу? Записали бы ее в список дел? Внесли в календарь на определенный день? Создали очередной пункт действий в программе проектного управления? Ведь вы бы не смогли просто проигнорировать ее и не дать никакого ответа. В отношении электронных писем из категории «Обработать позже» поступайте так же. А когда выполните необходимое действие, немедленно перемещайте письмо в какую-нибудь другую папку.

В моей почтовой программе имеются еще три папки в дополнение к «Входящим». Самая крупная — «Архив», куда я перемещаю все сообщения после того, как разберусь с ними. В ней я сохраняю все входящие письма, чтобы в будущем в случае возникновения каких-либо вопросов я могла бы найти оригинал. Вторая папка — «Спросите у борца с хламом». Читатели присылают нам вопросы, и мы отвечаем на них каждую пятницу в колонке с аналогичным названием. В этой папке я храню все электронные письма с вопросами читателей до тех пор, пока не отвечу на них, после чего перемещаю в папку «Архив». Наконец, третья папка называется «Прочти меня». Сюда я складываю длинные письма, которые нужно прочесть, но у меня на них не нашлось времени в момент получения. Но перед тем как поместить письмо в эту папку, я убеждаюсь в том, что оно не предполагает от меня каких-нибудь срочных действий. Одновременно я вношу в список предстоящих дел соответствующий пункт, например «К полудню вторника прочесть записку от Анжелы по делу клиента X. Электронное письмо находится в папке „Прочти меня“». В своем дневном распорядке я выделила 15 минут после послеобеденных телефонных звонков на чтение писем из этой папки. Ознакомившись с содержанием сообщений, я перемещаю их в «Архив».

Независимо от того, какую систему применяете вы, обращайтесь с электронными письмами так же, как с просьбами реального человека, пришедшего к вам в офис. Вы ведь не отправляете такого посетителя подождать пару деньков, пока надумаете заняться его делом. Нет, вы немедленно вносите его вопрос в свой деловой график, после чего человек спокойно уходит.

Дополнительные советы по работе с электронной почтой

— Если отправляете по электронной почте группе людей сообщение, которое не является частью текущего разговора, вводите список адресов в поле ВСС («Скрытые копии»), чтобы случайно не получилась ситуация «Ответить всем».

— Создайте предварительно сформированные группы в разделе электронных адресов: совет директоров, начальники проектных групп, члены команды, члены комитетов, помощники руководителей и т. п.

В результате вместо того чтобы вручную вводить адрес каждого человека, рискуя при этом кого-нибудь забыть, достаточно просто набрать в адресной строке название группы, и все адреса из ее введутся автоматически.

— При первых же признаках того, что получатель неверно истолковал ваше электронное письмо, хватайтесь за телефон или входите в Skype, чтобы прояснить недоразумение.

— Уважайте поле «Тема письма». Она должна быть информативной, не меняйте ее на всем протяжении электронного обсуждения. А если вам нужно в разговоре поднять очередную тему, начните новое обсуждение и в первом же электронном сообщении укажите ее. Таким образом вы разделите два разговора на разные темы. Это поможет людям рассортировать входящие письма и не упустить важную информацию, затерявшуюся где-нибудь в потоке сообщений.

Впечатляющие презентации

Поистине геркулесовый подвиг — не заснуть в темной комнате, пока докладчик монотонным голосом читает слово в слово текстовые слайды презентации, подготовленной в программе PowerPoint. Я, признаться, на таких мероприятиях часто начинаю клевать носом. И меня всегда восхищала стойкость самого выступающего, который умудряется не заснуть под собственное заунывное повествование.

Чтобы провести отличную презентацию, вовсе не нужно быть оратором мирового уровня. Достаточно просто хорошо подготовиться и быть организованной. Подобно тому как вы формулировали повестку дня для совещания, определите, что должна узнать аудитория из вашего рассказа. Закончите предложение «К концу моей презентации присутствующие должны…» Озвучьте эту цель в начале своей речи, чтобы слушатели понимали, ради чего пришли. А ваша организованность поможет вам справиться с волнением, которое многие испытывают во время публичных выступлений.

При подготовке презентации вспомните своего любимого преподавателя. Какие педагогические методы он использовал? Вряд ли он бубнил в темноте, считывая текст с вереницы слайдов PowerPoint? Вероятно, он комбинировал лекции (причем с наглядными пособиями), практические примеры, независимый анализ и рекомендации по самостоятельному чтению. Ваша презентация тоже должна содержать такие же зрительные, слуховые, деятельные и предназначенные для самостоятельной работы элементы. Заинтересуйте глаза, уши, тело и разум аудитории. Покажите, насколько вам важно, чтобы присутствующие после вашего выступления действительно стали знать больше, чем до него. Вам уже известно, что людям присущи разные способы обработки информации (мы говорили об этом в главе «Понедельник» в разделе об организации гардероба). Поэтому, чтобы охватить всех сидящих в зале, используйте в презентации различные варианты ее подачи.

Что рекомендуется на презентации

— Вполне допустимо использовать слайды, но только если они иллюстрируют моменты, которые проще объяснить изобразительными средствами.

— Количественную информацию рекомендуется представлять в виде диаграмм и графиков.

— Приносить физические образцы продукции, которые аудитория сможет взять в руки и рассмотреть вблизи.

— Записаться на курсы ораторского искусства для бизнес-профессионалов или вступить в сообщество «Мастеров тостов» (Toastmasters, toastmasters.org), если на протяжении последних двух лет вы не выступали на таких мероприятиях.

— Стараться создавать краткие и полезные презентации, а перед выступлением отрепетировать весь доклад не менее двух раз.

— Составлять краткий план того, о чем хотите сообщить аудитории, оценив время, которое планируете потратить на каждый раздел.

— Выходить из-за трибуны и привлекать слушателей к дискуссии.

Что запрещено на презентации

— Не записывайте на слайдах буквально каждое слово. Вы должны вести с аудиторией диалог, а не читать лекцию.

— Не используйте сугубо текстовые слайды.

— Не применяйте броских эффектов, поскольку они лишь отвлекают внимание аудитории от вашего выступления. Слайды не должны растворяться или вылетать из-за края экрана, и на нем не место ничему пляшущему или мигающему.

Говорите «да» избирательно

Талант общаться с людьми повышает производительность и общее качество работы. Одним из самых важных и сложных навыков коммуникации является умение ответить отказом так, чтобы не испортить отношений с человеком. Реальность такова, что если вы станете соглашаться на любую просьбу, вас так завалят работой, что вы перестанете получать от нее удовольствие и просто не сможете справляться с возложенными на вас обязанностями. Да, важно быть командным игроком, однако прежде всего у вас существует своя нагрузка и вы должны справляться с ней, а не отвлекаться на бесконечные просьбы окружающих.

Если на протяжении всей своей профессиональной деятельности вы соглашались на каждую просьбу, то, несомненно, ответив отказом впервые, вы испытаете чувство вины. У вас будет ощущение, будто вы подвели человека или из-за вас завалится весь проект. Спешу вас успокоить: испытывать такие чувства — это вполне нормально. Но со временем вы убедитесь, что люди больше начнут вас уважать за возросшее качество вашей основной работы и с пониманием отнесутся к отказам. К тому же помните: время от времени вам придется выполнять просьбы, поэтому слово «нет» не будет звучать из ваших уст постоянно.

Решая, как ответить на просьбу — согласием или отказом, — перечислите на листке свои основные должностные обязанности. Список должен быть коротким, содержащим не более десяти пунктов, и в него нужно включить только те функции, за невыполнение которых вас могут уволить или вы лишитесь клиентов. В результате вы получите перечень приоритетов, требующих от вас ответа «да». На просьбы такого рода вы обязаны соглашаться во что бы то ни стало. Если кто-то просит вас сделать нечто, имеющее отношение к этим пунктам, тут же проявите себя как командный игрок, ответив «Всегда готов!»

Этот список также служит фильтром отказов. Если кто-то посягает на ваше рабочее время, обратившись с просьбой, не имеющей отношения к пунктам вашего перечня приоритетов, извинитесь, но отвечайте отказом. (Безусловно, возможны отдельные случаи, когда придется говорить «да», поскольку от этого зависит ваша судьба, однако они, как правило, единичны).

Отказать так, чтобы не обидеть человека и не заработать себе плохую репутацию, — большое искусство. Имеет смысл попрактиковаться, привлекая в качестве «спарринг-партнеров» своих друзей, желательно из разных организаций. Пусть они обращаются к вам с различными просьбами, а вы ищите способ отказаться, не испортив с ними отношений. Сначала ваши попытки будут неуклюжими, однако если вы продолжите тренироваться, то со временем ваши слова станут звучать естественнее и убедительнее. Ниже приведен список примерных фраз, которыми можно дипломатично отказать человеку в просьбе и при этом остаться с ним в прежних отношениях.

— «Думаю, вы предложили блестящую идею, но вряд ли я самый подходящий помощник в этом деле. Вы говорили с Маргарет? Полагаю, ее заинтересует работа над подобным проектом. Я вас познакомлю с ней».

— «Сейчас я должен вместе с Терри готовиться к встрече с клиентом X, которая состоится с самого утра в пятницу. Но после того как я подготовлю о ней отчет, у меня появится немного свободного времени. Если вы согласны подождать до понедельника, то я помогу вам. Если же вам нужно выполнить эту работу раньше… К сожалению, тогда я не смогу оказать вам содействие».

— «Пол, благодарю за то, что вы подумали обо мне, но мой рабочий график расписан до конца месяца. Может быть, вам выслать электронные адреса моих коллег, которые, возможно, согласятся вам помочь?»

— «Мистер Джонсон, в последнее время ко мне слишком часто обращаются с просьбами, и я уже не успеваю их выполнять. Мы могли бы встретиться после обеда на десять минут? Я была бы признательна вам за рекомендации относительно того, как лучше расставить приоритеты».

— «Моя команда в настоящее время работает над проектами X, Y и Z, причем все три мы должны представить клиенту в течение ближайших трех недель. Поэтому сейчас наше задание — вписаться в сроки, и мы пока отложили все другие дела. Я бы с удовольствием детальнее обсудил с вами вашу идею, но этот разговор и любые решения по вашему предложению пока что придется отсрочить».

Как правильно отказать в просьбе

— Отнеситесь к просьбе с уважением. Если у вас нет на нее времени, это не означает, что идея сама по себе плохая.

— Поблагодарите человека за то, что он посчитал вас достаточно квалифицированным для выполнения его просьбы.

— Предложите просящему хоть какой-нибудь вариант решения — например, другую дату или человека, который сумеет помочь вместо вас.

— Не оставляйте возможности для дальнейших уговоров. Изложите причины, по которым вы вынуждены отказать, и будьте тверды при этом.

Кухня и столовая

Кухня и столовая — душа каждого дома. Здесь вы готовите, а потом вкушаете блюда, дающие вам энергию для решения жизненных задач. Здоровое питание столь же важно для симбиоза работы и личной жизни, как и крепкий полноценный сон. Если на кухне и в столовой царит хаос, то вы потребляете не слишком полезную пищу, нервничаете по поводу меню и раздражаетесь из-за того, что кухонные обязанности нарушают ваш распорядок. И наоборот, когда кухня и столовая функционируют как хорошо смазанный механизм, вы испытываете меньший стресс, у вас отличный аппетит и вы искренне любите семейные обеды и ужины. Когда эти помещения и деятельность в них организованы правильно, вам не приходится ломать голову над тем, чем кормить семью вечером и есть ли у вас необходимые компоненты для задуманного блюда.

Как создать уют в кухне и столовой

Прежде чем начать вытаскивать продукты из кладовой или составлять список гастрономических покупок, зайдите в кухню и внимательно осмотрите ее. Что вы видите? На столешнице возвышается гора грязной посуды или стоит мелкая бытовая техника? Где находятся мусорный контейнер и коробка для утильсырья? Хорошо ли работает основное кухонное оборудование? Все ли буфетные дверцы и выдвижные ящики на месте? В каком состоянии пол?

Только кухня, обладающая следующими характеристиками, может быть душой дома.

1. Гигиеничная и безопасная.

2. Чтобы выбросить мусор, не нужно прикасаться руками к контейнеру, который к тому же расположен в удобном и легкодоступном месте.

3. В этом помещении вам комфортно и хочется находиться.

Скольких усилий стоит, чтобы кухня удовлетворяла всем трем требованиям?

Первое — вопрос гигиены и безопасности даже не обсуждается. Если где-нибудь на кухне есть муравьи, тараканы, чешуйницы, хрущаки мучные, мыши, плесень или гниющая древесина, этими проблемами нужно заняться немедленно. Запрещается хранить или подавать пищу в опасной среде. Если потребуется, звоните профессионалам по истреблению вредной живности или выведению плесени и следуйте их указаниям для поддержания кухни в надлежащем санитарно-гигиеническом состоянии.

К тому же все, что находится в кухне, должно быть максимально безопасным. При необходимости проверьте электрическое и газовое оборудование. Пригласите сантехника для обследования подключений раковины, посудомоечной машины и холодильника (если он оснащен льдогенератором) к водопроводной системе. Также попросите столяра осмотреть полки, столешницы, буфеты, если что-нибудь из них имеет повреждения. Полы должны находиться в идеальном состоянии, без каких-либо помех для передвижения людей. Если кухонные ножи служат вам уже много лет, отнесите их профессиональному заточнику. Тупые ножи опасны и увеличивают риск получить травму.

Второе требование — легкий доступ к мусорному контейнеру, причем его конструкция должна быть такой, чтобы для выбрасывания отходов вам не приходилось прикасаться к нему руками. Столь простая вещь, как мусорное ведро, является на самомделе незаменимым предметом на кухне. Ведь им вы пользуетесь всякий раз, как готовите пищу. Если оно находится под раковиной или в кладовке, то на время приготовления блюд вынимайте его наружу и ставьте в самом удобном месте. Потому что каждый раз касаться ручки дверцы грязными или держащими что-нибудь руками негигиенично и непрактично. Неудачно расположенный контейнер не облегчает работу на кухне, а, напротив, мешает вам. Лучше всего такое его устройство: крышка открывается рычажной педалью или откидывается назад, от мусора, а не погружается внутрь, в сторону мусора; есть механизм для закрепления верхней части полиэтиленового мешка, который помещается внутрь. В результате вы сможете пользоваться контейнером, не касаясь его руками, вам не придется постоянно сбрасывать мусор с крышки и у вас будет легкий доступ к верхней части мешка, чтобы завязать его, когда он полностью заполнится.

И в-третьих, ваша кухня должна быть местом, в котором вам нравится проводить время. А таковым может стать только чистое, разумно обустроенное, хорошо освещенное, безопасное и уютное помещение. Что вам еще не нравится в нем в его нынешнем состоянии? Может быть, здесь недостаточно света? Или стоит перекрасить стены? Осмотрите кухню и определите, как сделать ее более уютной.

Ответив на вопросы, сформулированные в начале главы, и выполнив три основных требования, приступайте к следующему этапу. Вытащите все съестные припасы из кладовой, освободите шкафы, полки, столешницы и выдвижные ящики от мелкой кухонной техники, столовой посуды, кастрюль, сковородок и прочего. Временно сложите эти вещи на стол в столовой, чтобы оценить свое кухонное имущество. Складывая утварь на стол, сразу же группируйте по функциям и целям. Подобное должно лежать рядом с подобным (специи — к специям, крупы — к крупам). И приготовьтесь удивиться тому, сколько, оказывается, всего хранится в вашей кухне (точно так же мы раньше удивлялись количеству одежды, сгруженной на кровать).

Позднее, когда будете возвращать все это добро на место, ставьте там, где его используете. Кастрюли, сковороды и съемные ручки от них должны находиться возле плиты. Кофейные чашки — в буфете возле кофеварки. Столовому серебру место в выдвижном ящике рядом со шкафчиком, где хранятся тарелки. А вещи, которые вы достаете только по особым случаям, складывайте в самые верхние и нижние отделения кухонных шкафов. Принадлежности для ежедневного использования следует размещать на уровне бедра или плеча. Ваша кухня должна максимально соответствовать санитарно-гигиеническим требованиям.

Однозадачники

На нашем сайте борцов с хламом unclutterer.com есть еженедельная рубрика под названием «Однозадачники по средам». В ней мы упражняемся в остроумии, потешаясь над предметами, предназначенными для какой-то очень узкой и единственной задачи, но тем не менее проникшими в наш дом и прочно там обосновавшимися. В шутливой форме мы напоминаем посетителям сайта о том, что к разумной организации жизни нужно подходить с юмором. А я упоминаю об однозадачниках именно в разделе о кухне потому, что многие такого рода предметы созданы для приготовления пищи. Например, ложка для извлечения мякоти авокадо. Или тавро для выжигания монограммы на стейках. Или очки, которые следует надевать, когда вы нарезаете лук.

Само слово «однозадачник» мы впервые услышали от Элтона Брауна, ведущего популярной кулинарной телепередачи «О вкусной и здоровой пище» (Good Eats). Некоторые предметы-однозадачники действительно очень важны (например, огнетушители), но все же по возможности лучше обзаводиться вещами многофункциональными. Малая бытовая техника или утварь, имеющая узкое предназначение, легко становится на кухне хламом (как вилка, созданная с единственной целью — доставать из банки маринованные огурцы!) Правда, если узкоспециализированной вещью вы пользуетесь ежедневно, тогда она не отвечает определению однозадачника. А вот если некий предмет вам практически не нужен, он точно подпадает под эту категорию. У меня на кухне таковыми являются формы и специальные ножи для вырезания из раскатанного теста фигурного печенья, потому что я редко пеку. Однако на кухне кондитера подобные приспособления — незаменимая вещь. Значит, предмет, являющийся однозадачником для одного человека, для другого может оказаться самой полезной кухонной принадлежностью.

Итак, прежде чем возвращать в кухню вещи из столовой, куда вы их временно вынесли, избавьтесь от всех однозадачников. Узкоспециализированным приспособлениям не место на вашей кухне. Ненужные предметы пожертвуйте на благотворительность, продайте на интернет-аукционе (типа eBay), предложите в качестве подарка на соответствующих сайтах или подарите другу — делайте что угодно, но освободите от них кухню.

Один читатель нашего сайта Алекс Фэйл предложил хороший метод выяснить, чем вы на самом деле пользуетесь на кухне, а что только занимает место. «Возьмите наклейки в виде цветных точек и пометьте ими всю свою кухонную технику и утварь. Когда берете какую-нибудь вещь, снимайте наклейку. А через шесть месяцев избавьтесь от всех предметов, на которых остались точки».

Кухонная утварь

Начав возвращать вещи на кухню, группируйте их с иже подобными, как вы поступали при организации ванной комнаты. Используйте лотки для столового серебра, съемные перегородки в выдвижных ящиках и различные дополнительные контейнеры, чтобы предметы не перемешались и не потерялись. Если у вас нет съемных перегородок, купите их, но только те, которые можно мыть в посудомоечной машине, чтобы у вас потом не возникало сложностей с поддержанием их в чистоте. Избавьтесь от всей поврежденной кухонной утвари, а взамен приобретите новую, но только если она вам действительно нужна. Разумная организация выдвижных ящиков позволит легко и быстро находить нужные принадлежности во время приготовления пищи.

Складывая кухонную утварь, старайтесь не повредить ее. Не делайте многоэтажных нагромождений (если вы не хотите погнуть изделия из тонкого металла). Для хранения крышек и противней используйте покупные крепежные приспособления. Располагайте вещи так, чтобы к ним был легкий доступ, и после мытья их без труда можно было опять вернуть на место. Если систему хранения сложно поддерживать в порядке, добиться ее разумной организации не удастся.

Пластмассовые емкости и другие изделия для хранения пищевых продуктов имеют свойство очень быстро захламлять кухонные шкафы, стоит вам только на короткое время утратить бдительность. Лучше отправлять все безнадежно покрывшиеся пятнами или поврежденные изделия в утиль. Правда, многие производители таких товаров также изготавливают тару для их хранения, чтобы все эти разнокалиберные судочки не загромождали ваши серванты и буфеты. Я настоятельно рекомендую купить ее или же самостоятельно придумать нечто подобное. Чтобы определить нужное вам количество емкостей, предлагаю следующее упражнение: представьте себе, будто в них находится еда, и попытайтесь разместить их в холодильнике и морозильной камере. Сыграйте в своеобразный «холодильниковый тетрис». Когда оба агрегата заполнятся, вы и узнаете, какое максимальное количество пластиковых судков вы можете использовать одновременно. От остальных, превышающих это число, избавьтесь, поскольку они вам все равно никогда не пригодятся.

Сыграйте в аналогичную игру и с сервировочными блюдами. После того как расставите на столе тарелки и бокалы, заполните ими, а также подносами, супницами и прочей крупной столовой посудой остальную его площадь. Очевидно, то, что не поместится, вы не сможете использовать на званом обеде. Продайте или пожертвуйте на благотворительность всю лишнюю столовую посуду и освободите место в буфете и серванте.

На столешницах разрешено находиться только тем вещам, которые вам нужны каждый день или всякий раз, когда работаете на кухне. Пыль и грязь собираются на всем, оставленном на столешнице. Относитесь к ней так же, как к письменному столу на работе. Пару лет у нас на столешнице стояла хлебница, но мы все же избавились от нее после того, как прозвали «коробкой для плесени». Мы постоянно забывали о том, что положили туда хлеб. Представляете, какое зрелище нас ожидало, когда мы наконец вспоминали об этом. Не стоит занимать ценное место на столешнице ненужными предметами.

Если вы относитесь к числу людей, которые хотят иметь специальную столовую посуду для торжественных случаев, то рекомендую изделия из так называемого костяного фарфора. (При его изготовлении в состав добавляется пепел от сжигания костей животных, благодаря чему изделия получаются тонкостенными и просвечивающимися.) Как ни удивительно, но такие фарфоровые тарелки вполне безопасно мыть в посудомоечной машине. Они долговечны и подойдут как для обычных, так и торжественных мероприятий. С ними прекрасно сочетаются цветные салфетки и стеклянная посуда на ножке. В результате вы вполне обойдетесь одним универсальным комплектом посуды на все случаи жизни.

Правило «на столешницах не должно быть ничего лишнего» применимо и к грязной посуде. После еды всю посуду и прочую использованную кухонную утварь следует немедленно вымыть или загрузить в посудомоечную машину. Последнюю нужно включать после ужина, а выгружать содержимое каждое утро перед завтраком. (Если вы живете одна или вдвоем, то, возможно, вам будет достаточно пользоваться ею через один или даже два дня). Запуск машины по графику облегчит вам задачу поддержания кухни в чистоте. Если же столь полезного агрегата у вас нет, то мыть посуду необходимо после каждого приема пищи, без исключений. Любая грязная тарелка, супница или стакан, оставленные на столешнице, провоцируют появление насекомых, паразитов и плесени.

Как очистить кладовую и холодильник

Итак, вы вернули в кухню все непродовольственные предметы, теперь пора заняться содержимым кладовой. Прежде всего проверьте, нет ли в ней просроченных съестных припасов. Если вы не помните, когда купили тот или иной продукт, и при этом не можете найти на упаковке его срока годности, лучше не рискуйте. Выбросьте без сожалений.

Далее избавьтесь от продуктов питания не первой свежести. Бытует мнение, что, например, специи могут храниться долгие годы даже после окончания срока годности, указанного на этикетке. В определенной степени это правда. Однако срок годности не всегда относится собственно к пищевому продукту. Вода, например, со временем не портится, но на бутылках с ней всегда указывается конечная дата использования. Дело в том, что через определенный период начинает разлагаться пластик, из которого изготовлена бутылка, и химические вещества поступают в воду. Поэтому срок годности и определяется исходя из возможной даты начала этого процесса. Аналогичная опасность существует, если специи хранятся в пластиковых контейнерах. Вот почему нужно следовать рекомендациям производителя.

Когда начнете возвращать запасы в кладовую, установите при необходимости на полках многоуровневые съемные внутренние полочки, чтобы иметь хороший обзор содержимого своих закромов. Если складывать вещи беспорядочно, то часть из них потеряется из виду, и вы о них просто забудете. Товары одной категории группируйте в корзинах и коробках. (Корзина особенно хорошо подходит для хранения сухих зерновых завтраков, поскольку утром вам достаточно вытащить из кладовой и поставить на стол только ее.) Сухие напитки и пакетики со специями храните так же, как карточки в библиотечном каталожном ящике. Консервированным супам подойдет место на полке для баночных напитков. Ко всему содержимому кладовой должен быть легкий доступ.

Каждые шесть месяцев проводите ревизию в кладовой и проверяйте сроки годности хранящихся там продуктов.

Но чтобы выбросить то, что испортилось, не нужно ждать полгода — избавляйтесь от этого «добра» сразу же, как только обнаружите. Те же продукты, у которых срок годности близится к завершению, необходимо разместить на виду, чтобы употребить в первую очередь.

Сейчас также подходящее время, чтобы привести в порядок холодильник и морозильную камеру. Проверьте сроки годности замороженных полуфабрикатов, избавьтесь от всего заплесневевшего, получившего морозный ожог (темные пятна на продуктах в морозильнике, появившиеся вследствие их обезвоживания и контакта с воздухом) или испортившегося. Протрите полки и уплотнитель двери влажной тканевой салфеткой и мягким моющим средством. Выработайте у себя привычку делать такую ревизию перед еженедельной поездкой в супермаркет.

Кухонные книги и рецепты

Если вы готовы пожертвовать частью пространства серванта, то хотя бы одну его полку отведите под поваренные книги и сборники рецептов. Если подобных материалов у вас много, то начните с их сортировки на три стопки: 1) книги, которые вы используете раз в неделю, 2) раз в месяц и 3) открываете редко или никогда. Издания первой категории сразу же ставьте на выделенную полку, поскольку это ваши верные спутники. А опусы из третьей категории тоже сразу же подарите местной библиотеке или отнесите в букинистический магазин.

Сложнее решить, как поступить с теми, которыми вы пользуетесь раз в месяц или просто нерегулярно. Разделите их на подгруппы: выпечка, медленное приготовление, общая кулинария, блюда на гриле и для пикника, тайские блюда, десерты, французская кухня и т. п. Избавьтесь от книг, уступающих по уровню и качеству лидерам своей подгруппы. Поместятся ли все оставшиеся издания на полке? Если нет, то проведите повторную ревизию. На сей раз разделите книги на две стопки: те, в которых есть больше пяти понравившихся вам рецептов, и где таких рецептов меньше. Во втором случае просто скопируйте рецепты, а от самих книг избавьтесь. После этого ваша кулинарная библиотека должна стать достаточно компактной, чтобы поместиться на полке в серванте.

Отдельные карточки с рецептами и рецепты, которые вы распечатали из Интернета, храните в специальном блокноте.

Что вам потребуется

— Блокнот на трех крепежных кольцах, в виниловой обложке, с передним кармашком.

— Самоклеющиеся листочки для записок (я предпочитаю двух размеров, меньшего и большего).

— Мягко пишущая ручка с быстросохнущей пастой.

— Пачка прозрачных защитных пакетов для листов бумаги («файлы») — пятьдесят или по потребности.

— Зажимы для объединения нескольких листов блокнота в отдельную вкладку — десять или по потребности.

— Десять или больше отдельных листов блокнотного размера.

Изготовление блокнота

— Сделайте художественно оформленную наклейку на корешок блокнота для рецептов, чтобы он выделялся среди книг на полке.

— Вложите в передний кармашек блокнота самоклеющиеся листки для записок и ручку. Эти принадлежности вам потребуются, чтобы делать краткие примечания к рецептам («Слишком много соли»/«Время выпекания увеличить на пять минут»/«Любимое блюдо мамы»). А если речь идет о самых востребованных рецептах, то я обычно выписываю компоненты на самоклеющийся листок, приклеиваю его к списку еженедельных закупок, а затем, по возвращении домой, вновь приклеиваю к рецепту.

— Вложите в заднюю часть блокнота отдельные листы бумаги. На них вы будете записывать рецепты собственного изобретения.

— На закладках, которыми вы разделили блокнот на отдельные вкладки, напишите следующие категории: закуски, салаты, супы, хлебобулочные изделия, блюда из говядины, блюда из свинины, блюда из курятины, вегетарианские блюда, другие блюда и десерты. Также можете добавить собственные категории.

— Вложите придуманные вами рецепты в прозрачные защитные пакеты («файлы») и распределите по созданным вкладкам-категориям. В один пакет можно поместить один лист с рецептом или два листа тыльными сторонами друг к другу.

— Теперь все ваши рецепты находятся в одном месте.

Любители скидок могут сделать аналогичный блокнот для купонов. Разложите купоны в соответствии с их разновидностями. Поскольку обычно используются не все купоны, раз в неделю просматривайте их и выбрасывайте просроченные.

Если у вас на кухне есть компьютер, вы можете применить цифровую систему хранения рецептов. Но я все же не рекомендую держать в этом помещении ноутбук без специальной защиты, поскольку есть опасность его поломки из-за брызг и случайного контакта с пищевыми продуктами.

Как спланировать меню без головной боли

Сколько раз в неделю вы произносите: «Я проголодалась. Посмотрим, что у меня есть на кухне» или «Что же приготовить на ужин?» Чтобы каждый раз не испытывать стресс из-за подобных вопросов и готовить дома питательные полезные блюда, планируйте меню на всю неделю. При таком подходе вы будете знать, какие продукты вам нужны, что готовить и сколько времени понадобится на это и последующую уборку помещения.

Ниже приведен образец таблицы, с помощью которой я планирую меню и закупку продуктов питания. Еженедельно выделяйте полчаса на ее заполнение на предстоящие 7 дней. Вам потребуется бланк таблицы, стопка кулинарных книг и клейкие записки. Пролистайте свои любимые кулинарные книги и блокнот с рецептами, сделав закладки на тех, которые понадобятся на следующей неделе. Если вы пользуетесь купонами на скидки, то подберите под эти рецепты соответствующие купоны.

Теперь поставьте в таблице крест на тех приемах пищи, которые на следующей неделе у вас запланированы вне дома (на дне рождения друзей, в ресторане или других подобных мероприятиях). Далее заполняйте свободные клетки в соответствии с рецептами, отмеченными вами в кулинарных книгах. Если для каких-то блюд нужна предварительная подготовка за несколько часов или дней, запишите эти позиции в столбце «Подготовка на завтра», чтобы распланировать время. (Например, тесто для коржей домашней пиццы нужно готовить заранее, за 24 часа. Если я хочу пиццу завтра, то тестом нужно заниматься сегодня.) Также в таблицу нужно внести не менее двух разновидностей сухих завтраков (полуфабрикатов), чтобы у вас в кладовой всегда был выбор здоровых продуктов быстрого приготовления.

Подбирая рецепты, записывайте необходимые продукты в колонку «Список покупок». Это поможет вам спланировать их закупку в супермаркете или на рынке. Когда закончите перечень, проверьте, что у вас есть в кладовой, и вычеркните те позиции, которые уже имеются.

Аналогичную схему планирования меню можно составить в компьютерной электронной таблице (например, в Excel), если вам так удобнее. Прикрепите меню на неделю клейкой лентой на внутренней стороне дверцы буфета или серванта, чтобы сверяться с ним в течение недели.

Современный вид спорта: шопинг

Когда в следующий раз отправитесь в супермаркет, спросите у стойки обслуживания потребителей, нет ли у них карты магазина. В большинстве сетевых супермаркетов такие «путеводители» выдаются по просьбе покупателя. Если же в вашем магазине подобной карты нет, то обойдите торговые залы и самостоятельно набросайте схему расположения отделов. В дальнейшем используйте эту импровизированную карту для структурирования списка покупок. Мой перечень всегда начинается с фруктов и овощей, потому что это первый отдел, в который я попадаю, зайдя в супермаркет. Организуйте свой список таким образом, чтобы обойти магазин по кратчайшему маршруту и ничего при этом не забыть.

Если ваш супермаркет работает круглосуточно, лучше приезжайте за покупками не в часы пик. В это время магазин полупустой, а служащие с большей охотой выслушают ваши вопросы. Мне нравится ездить за продуктами во вторник вечером — и людей немного, и на этот день у меня все равно запланированы хозяйственные поездки. Если же приходится посещать супермаркет в выходной день, когда там масса покупателей, то мы с мужем облегчаем свою тяжкую долю веселым спортивным состязанием: делим список покупок пополам, берем по тележке и начинаем на скорость наполнять их.

Ваша столовая

Итак, вы избавились от хлама на кухне, составили недельное меню и список продуктовых покупок, а также освоили новый вид спорта — «скоростной шопинг». Теперь пришла пора пожинать плоды своих усилий. Побалуйте себя праздничным обедом в столовой, но ее для этого еще надо подготовить.

Очистите от всего лишнего стол, под ним и вокруг него. Удалите вещи, которыми не пользуетесь и которым здесь вообще не место. Если в столовой у вас находится буфет или сервант, вытащите из него все содержимое и разберитесь с ним так же, как поступали с вещами из кухонных шкафов. Складывая обратно нужные предметы, группируйте их и не оставляйте в буфете (или серванте) больше вещей, чем он может вместить.

Конечно, иногда вы вправе на время превратить обеденный стол в письменный или рабочий, но лишь с условием освобождать его к каждому приему пищи. Совместные ужины за сервированным столом, когда собирается вся семья или все жильцы съемной квартиры, станут для вас прекрасной эмоциональной разрядкой, особенно посреди напряженной трудовой недели. В этом теплом кругу родных вам людей или добрых знакомых можно обсудить события дня, поделиться новостями, помочь советами, поучаствовать в жизни друг друга. Столовая должна быть местом, объединяющим семью и друзей, местом, где люди неторопливо воздают честь трапезе, а не перекусывают на скорую руку, примостившись на краешке заваленного хламом стола.

5. Четверг

Подошел четверг, и к этому времени ваш дом уже существенно преобразился. И все благодаря тому, что вы очистили от хлама гардероб, прихожую, ванную, спальню, кухню и столовую, а также правильно распределили ежедневные домашние обязанности. В офисе вы привели в порядок письменный стол, саму комнату, документацию. За истекшие несколько дней вы проделали действительно колоссальную работу и сейчас вправе гордиться своими успехами. Независимо от того, как быстро вы со всем этим совладали и освоили новые навыки, вы все это время двигались в нужном направлении — к замечательной комфортной жизни.

Сегодняшний план включает организацию жилых помещений, обретение контроля над различными проектами и рабочими процессами и наведение порядка в домашнем офисе. Уже замаячил конец недели по борьбе с хламом, и преобразование еще трех сфер жизни поможет вам существенно приблизиться к желанному симбиозу, то есть органичному объединению работы и личной жизни. Сосредоточьтесь на главном и радуйтесь тем преимуществам, которые вы уже получили за истекшие три дня. Оставшееся время пролетит так быстро, что вы и не заметите.

Жилые помещения

Для большинства из нас жилые комнаты, или гостиные, служат нескольким целям. В моем доме гостиная используется в качестве спальни для гостей (в ее центре находится раскладной диван), библиотеки (вдоль двух стен стоят ярко-оранжевые книжные шкафы), музыкальной комнаты (у нас есть две гитары, мандолина, скрипка, педальная стил-гитара, два усилителя и пюпитр) и места для приема гостей. Ваша, возможно, предназначена для игр и развлечений, семейного просмотра телепередач или выполняет роль детской. Также не исключено, что у вас в доме несколько гостиных. Но общим для всех перечисленных вариантов является следующее: гостиная — это помещение, где проходит значительная часть вашей жизни. А там, где она активно протекает, неизбежно накапливается хлам.

Поиск жизненного пространства

Очистив от всего ненужного другие помещения дома, займитесь наведением порядка в гостиной (гостиных), предварительно определив для себя ее (их) непосредственное предназначение. Данные два шага вам уже знакомы. Как вы используете гостиную? Какие вещи должны быть в ней, а каким здесь не место?

Я брала корзину для белья и складывала в нее все то, что, по моему мнению, не должно находиться в гостиной. Это обувь, куртки, старые газеты, забытая на столе кофейная чашка. Когда корзина заполнялась, я разбиралась с ее содержимым и избавлялась от хлама.

Все предметы из других комнат нужно вернуть на место, а те, что предназначены для гостиной, но еще не имеют в ней постоянного пристанища, пока можно сложить на диване. Не исключено, что вам придется наполнить корзину несколько раз, а некоторым людям и по несколько десятков раз. Продолжайте эту процедуру до тех пор, пока полностью не освободите гостиную от хлама.

Когда в комнате останутся только действительно нужные вещи, найдите для них место, в том числе и для сложенных на диване. У вас есть прочные полки для книг? Этажерка для журналов или еще какое-то вместилище для периодических изданий? Где вы храните настольные и видеоигры, DVD и/или CD? Аккуратно ли проложены кабели вашего электронного центра развлечений? И есть ли он у вас? То, чем вы занимаетесь в гостиной, определяет вашу потребность в различных предметах интерьера.

Несколько идей по хранению вещей в гостиной

— Встроенные шкафы в гостиной и рядом с ней можно оборудовать полками, на которых удобно складывать игры и приспособления для рукоделия.

— Чтобы у единичных вещей, не относящихся к какой-либо категории, тоже было свое «законное» место, разложите их по коробкам, корзинам, коробам.

— Храните подобное с подобным, и тогда в одной коробке у вас будут собраны все предметы, необходимые для определенной задачи.

— Старайтесь не громоздить больше трех контейнеров или коробок друг на друга. Так вам будет легче доставать нужные вещи, а затем прятать обратно.

— К задней стенке стенного (встроенного) шкафа прикрепите несколько больших крючков — на них удобно вешать массивные шланги от пылесоса.

— Используйте журнальный столик с выдвижными ящиками, в которых можно хранить журналы и пульты дистанционного управления.

— Возьмите себе за правило иметь в доме одновременно не более чем по одному номеру каждого журнала. Когда приходит свежий выпуск издания, немедленно отправляйте предыдущий в короб для макулатуры независимо от того, прочли вы его или нет. Если за четыре недели у вас не нашлось времени на один номер, то за следующие четыре вы точно не успеете осилить два.

— При пополнении обстановки гостиной старайтесь покупать многофункциональную мебель, такую как диван-оттоманка с внутренним отсеком для хранения различных вещей.

— Перепишите содержимое своих дисков (CD и DVD) на винчестер компьютера, чтобы не захламлять гостиную футлярами и коробками.

Если у вас дома много разных декоративных безделушек, подумайте, все ли они вам так уж нужны. Их разглядывание доставляет вам удовольствие? Они отражают ту замечательную жизнь, вести которую вы стремитесь? Наводят на приятные воспоминания или дороги как память? Задайте себе вопросы, перечисленные в главе 1 «Основы борьбы с хламом», но теперь по отношению к этим безделицам. Вы на все ответили утвердительно? Если нет, избавьтесь от вещи, не прошедшей тест. Помните: чем меньше вещей, тем меньше сил уйдет на уборку помещения.

Не прячьте коллекции в запасниках

Мои родители часто спрашивают, что делать с моими детскими рисунками и сочинениями. Я рекомендую создать из таких дорогих вашему сердцу произведений домашнюю галерею или выставку. Если у вас нет детей, то представьте взору гостей собственные коллекции. Возможно, вы собираете дорогие авторучки, фигурки персонажей кинофильмов или комиксов, антикварные кухонные принадлежности. Все это не должно пылиться в коробке на антресолях или в чулане. Но выставлять на обозрение нужно не все. Важно не количество, а качество. Оставьте только лучшие экспонаты, а от остального избавьтесь.

Что касается творческих работ ваших детей-школьников, то отведите под них одну полку и выставляйте на ней экспонаты текущего полугодия. По истечении этого срока разложите их на большом столе, допустим, в столовой. Поговорите с ребенком о прошлом полугодии и находящихся на столе предметах. Попросите выбрать одну письменную работу и одну поделку, которые ему нравятся больше всего. Именно они станут частью «постоянно действующей выставки», а все остальные творения можно снять на цифровую камеру, после чего избавиться от них.

Аналогично поступайте со всеми своими коллекциями. Сложите их в столовой. Выберите лучшие экземпляры — те, что хорошо сохранились или многое для вас значат, — а с другими расставайтесь без сожаления. Вещи, которые вы решили оставить, должны быть на виду, а не в подвале или чердаке. Количество экспонатов зависит от размера «выставочных площадей», т. е. полок и стен, отведенных для демонстрации коллекции. Если же в будущем вы решите пополнить выставочный фонд, то будьте готовы распрощаться с частью собрания. Не забывайте, что ваш дом — это место для жизни, а не музей.

Когда сократите коллекцию до приемлемых размеров, устройте в своем жилище для ее показа постоянно действующую выставку. Мы, например, для демонстрации фотографий, сделанных моим отцом, используем систему художественной галереи^[10]. Под потолком закрепляется длинная направляющая, с которой свисают тросы с крючками для художественных работ. Это очень удобно, поскольку тросы с крючками можно передвигать вдоль направляющей в любое место, не вбивая в стену никаких гвоздей. А для объемных художественных объектов рядом с тросами подвесить полки.

Галерея немедленно станет для вашего ребенка темой для разговоров с гостями, к тому же он увидит, что дома ценят его старания. Вы одержите еще одну победу над хламом, а ребенок будет играть активную роль в принятии решений. Если же вы демонстрируете собственную коллекцию, это повод поговорить с гостями о вашем хобби и показать, что вы дорожите этими вещами.

Как разгрузить книжные полки

Поскольку вы читаете данную книгу, я смею предположить, что чтение занимает определенное место в вашей жизни. А у любителей литературы обычно собирается довольно солидная библиотека, и, соответственно, возникает проблема с переполнением книжных полок. Для их очищения от хлама используйте ту же философию, которую применяли во время борьбы с ним в гардеробе: в доме не должно быть больше книг, чем могут вместить книжные полки. В противном случае они станут захламлять ваше жизненное пространство.

Но уменьшение количества бумажных изданий вовсе не означает, что вы должны лишить себя кроющегося в них информационного богатства. В среду я представила одну из возможных стратегий обуздания завалов на книжных полках, а именно предложила как альтернативу аудио- и электронные книги. Цифровые файлы занимают значительно меньше места, чем книжные полки, к тому же их (файлы) легко носить с собой. Если у вас есть какая-то книга и в цифровом, и бумажном форматах, то с последней пришло время распрощаться.

А к изданиям, существующим только в традиционном виде, необходимо применять следующие правила.

— Подарите все книги, которые вы не планируете читать или использовать в качестве справочника. При необходимости их всегда можно взять в библиотеке или найти в Интернете.

— Оставьте экземпляр романа «Алая буква» Натаниеля Готорна в кожаном переплете, подаренный вам бабушкой на смертном одре.

— Подарите или сдайте в макулатуру устаревшие справочники. Данные, приведенные в них, уже неактуальны.

— Оставьте книги, которые вы любите или которые вам действительно нужны.

— Подарите те, что в свое время приобретались с единственной целью — произвести впечатление на гостей. Если вы так и не осилили полное собрание сочинений Шекспира и не планируете этого делать, лучше избавьтесь от этих внушительных томов.

Очистив дом от книг, соответствующих приведенным критериям, подумайте о наиболее удобной для вас организации оставшихся произведений. Разработайте собственную каталожную систему, либо просто сгруппируйте по темам. Поскольку теперь в вашей домашней библиотеке остались только постоянно востребованные книги, их поиск на полке не должен составлять труда.

Как поддерживать порядок в гостиной

Освободив гостиную от хлама и водрузив оставшиеся вещи на их «законные» места, пообещайте себе и дальше поддерживать такой порядок. Прислушайтесь к совету, подобному тому, который я дала вам в отношении письменного стола на работе. Каждый день перед сном выделяйте несколько минут на просмотр гостиной. Я за это короткое время успеваю проверить, не осталось ли на кофейном и журнальном столиках чашек, газет, других предметов. Носки и обувь, если они каким-то образом оказались в гостиной, депортируются на те места, где им надлежит быть. Игрушки и настольные игры пакуются и прячутся. Хлам и беспорядок не должны испортить вам будущий отдых в этой комнате. В следующий раз, когда вы войдете в нее, пусть вас встретят чистота и уют, а не оставшийся со вчерашнего дня мусор.

На работе надо работать

Если вы трудитесь по девять часов в день пять дней в неделю и берете две недели отпуска в год, то ежегодно набегает немногим более 2200 часов. Добавьте сюда шатающийся стул и сотрудника с шаткой психикой (а такой найдется в любом коллективе), и эти две тысячи с хвостиком покажутся вам еще более весомым «куском» времени. А поскольку столь значительная часть вашей жизни проходит вне дома, и усталость непрестанно накапливается, то не исключены приступы безделья, то есть периоды, когда вы, находясь в офисе, просто не сможете заставить себя работать.

Несколько таких праздных минут каждый день, особенно проведенных с сослуживцами, способны существенно улучшить ваше общее мнение о своей работе. Помню, одними из самых любимых мною моментов были организованные президентом компании совместные выезды трудового коллектива на игру «Верткий мяч»^[11]. Как правило, после напряженных утренних встреч. Гонять по площадке на юрких электромобилях и бросать в друг друга мячом — как раз то, что нам было нужно для снятия стресса.

Однако слишком долго отвлекаться от работы неприемлемо. Безответственно тратить на определенную задачу больше времени, чем следует. Ведь вам платят за то, чтобы вы что-то делали, а не отдыхали, поэтому выполняйте свои обязанности максимально эффективно. Помните: вы работаете ради своей заветной цели, и только труд позволяет вести ту замечательную жизнь, о которой мы говорим на страницах книги.

Много лет назад меня взяли на работу помощником контент-редактора в отдел связей с общественностью одной экономической исследовательской фирмы. А уже через полгода я возглавила целый отдел. Точнее, я и была этим отделом. Чтобы всего лишь удерживать количество экстренных ситуаций на минимальном уровне, мне приходилось работать по 60–70 часов в неделю. Прежде я никогда не сталкивалась с такой большой нагрузкой. В тот период я была постоянно занята, мне катастрофически ни на что не хватало времени, и мой кабинет выглядел так, будто по нему только что пронесся смерч. Я одна должна была выполнять работу за четверых, из-за чего моя трудовая жизнь превратилась в кошмар. Не прошло и трех лет моего пребывания на этой должности, как я перегорела.

Стресс, который я тогда испытывала, я назвала «роковой тучей». Она преследовала меня повсюду, давила психологически и физически. Я понимала, что мне нужно научиться разумнее управлять своим временем и найти возможность совладать с должностной нагрузкой. Однако я не знала, как это сделать. Я уволилась из злополучной фирмы с решительным намерением отыскать ответы на мучившие меня вопросы, чтобы в результате выполнять свою работу как можно эффективнее. Мне вовсе не хотелось вновь оказаться в ситуации, когда работа определяла бы всю мою жизнь. Я мечтала навсегда избавиться от «роковой тучи».

Если вы читаете этот раздел, то, вероятно, моя история вам знакома. Вы тоже хотите трудиться с большими концентрацией и энергией, более творчески, чтобы вырваться из-под своей «роковой тучи». Чем продуктивнее вы в офисе, тем меньше вам нужно думать о работе в свободное время. К тому же если у вас есть стратегический подход к выполнению должностных обязанностей, вас меньше беспокоят сомнения в своих силах и способности справиться с поставленной задачей.

Производительность труда и искусство управления временем идут рука об руку. Если вы не умеете разумно распоряжаться временем, то и работать будете неэффективно. И наоборот: непродуктивный работник никогда не научится управлять своим временем. Поэтому вам необходимо освоить оба навыка.

Производительный рабочий день

Представьте себе свой идеальный трудовой день. По каким контрольным точкам можно определить, что вы провели его как должно? Какой объем работы вы успели сделать? В предыдущей главе вы выделили основные рабочие приоритеты, проанализировав характер поступающих к вам просьб (которые требуют ответов «да» и «нет»). И если вы беретесь за тот или иной проект, то какие задачи должны решить, чтобы закончить день с чувством исполненного долга?

Постройте в своем воображении график предстоящего трудового дня. Объективно оцените, какой объем времени вам понадобится на реализацию той или иной задачи. Вычеркните все лишнее и оставьте пункты, в выполнении которых уверены, если только очень постараетесь, и приступайте к их осуществлению.

Как отслеживать производительность труда

Теперь, поставив перед собой цель, вам нужно определить свой текущий уровень производительности, чтобы выяснить, нуждается ли он в повышении. К сожалению, для такой оценки потребуется больше недели, однако дело того стоит. Собранная информация позволит вам увеличить производительность труда. Я рекомендую использовать при этом один из двух методов. Если все свое рабочее время вы проводите за компьютером, то проще всего использовать специальную программу, отслеживающую ваши действия в течение трудового дня. Онлайн-приложение Rescue Time («Спасите свое время», rescuetime.com) совершенно бесплатно поможет вам понять, на что вы расходуете время.

Внесите в него информацию о различных видах выполняемых вами работ, и через две недели получите отчеты, наглядно демонстрирующие, когда вы трудились продуктивно, а когда бездельничали. Чем больший период вы охватите, тем точнее будут данные.

Если же ваша деятельность не связана с письменным столом и компьютером, то необходимые замеры времени проведите самостоятельно. Вооружитесь блокнотом и секундомером и через 10–15-минутные интервалы записывайте, чем занимаетесь. Точно так же юристы на почасовой оплате детально фиксируют свои действия, выполняемые в течение дня по заказу клиента.

Простые записи наподобие «Поболтала с Марго» или «Просидела, абсолютно ничего не делая» дадут вам в конечном счете важную информацию, поэтому честно пишите обо всем, чем занимались. Поскольку эти сведения предназначены лично для вас, а не вашего начальника или отдела кадров, нет смысла подтасовывать их. Чем честнее вы будете сами с собой, тем реальнее картина в конечном итоге получится.

Стоит вам только начать отслеживать свои действия, как вы тут же заметите скачок продуктивности, поскольку будете знать, на что тратите время. Уже одного этого может быть достаточно, чтобы достичь идеального уровня производительности труда. Но не исключено, что через две недели наблюдений вы заметите возврат к исходному уровню. Это означает, что данные за первые дни не отражают вашего обычного поведения на работе, и поэтому их следует исключить, чтобы они не искажали истинную картину.

Собрав достаточно информации, проанализируйте ее и выявите закономерности в своем рабочем графике. В какие часы дня вы наиболее дееспособны? Когда вам сложнее всего сосредоточиться? Зная ответы, постарайтесь приспособить трудовой процесс к естественным ритмам своего организма, чтобы повысить производительность.

Хронология рабочего дня также поможет вам отследить периоды, когда вы хуже всего управляете своим временем. Если вы постоянно опаздываете на совещания или не выдерживаете установленных сроков сдачи, то причины этого тоже кроются в собранных данных. Может быть, у вас есть сослуживица, которая постоянно подсаживается к вам, чтобы посплетничать? Сверяетесь ли вы с планом выполнения задания? Не проверяете ли электронную почту по сто раз за час? Или телефонный разговор с определенным поставщиком настолько выбивает вас из колеи, что после этого вы минут пять, а то и больше не в состоянии ни о чем думать? Нет ли у вас привычки отклоняться от темы во время телефонных бесед? Если вы не заметили ни одной из перечисленных или любых других закономерностей, продолжайте собирать данные еще одну неделю и более тщательно записывайте все, чем занимаетесь в течение дня.

Способы повышения производительности

Пожалуй, стратегий управления производительностью и временем не меньше, чем книг в библиотеке Конгресса США. Я пользуюсь «винегретом» из метода Дэвида Аллена, описанного в книге «Как привести дела в порядок»^[12], постоянного применения одной из программ управления проектами, самодисциплины, мотивации и моих собственных методик, созданных путем многолетних проб и ошибок. Важно найти систему, которая лучше всего подойдет именно вам.

Предлагаю выполнить следующие шаги на пути к идеальному продуктивному дню. Прежде всего нужно понять, чем же вы, собственно, занимаетесь на работе. Для этого не поленитесь записывать все свои действия на протяжении не менее двух недель. В результате получите картину своего типичного трудового дня. Как часто вы обычно разговариваете по телефону? Сколько часов посвящаете исследованиям и написанию текстов? Сколько раз вытаскиваете конфетку из вазы на столе секретарши в приемной?

Далее сравните свой воображаемый идеальный день с реальным усредненным. Какие самые важные дела вы успеваете выполнить за типовой день? А какие действия особого значения не имеют? Определите приоритетность (средняя, высшая или низкая) стоящих перед вами задач, а затем подсчитайте, сколько времени вы в действительности тратите на дела из этих трех категорий. Посвящаете ли выбольшую часть рабочего времени делам высшей приоритетности? Если нет, то это настораживающий сигнал о неполадках вашей существующей системы продуктивности.

Итак, проанализировав рабочие процессы, расставьте предстоящие задачи в порядке очередности, причем самые неотложные запланируйте на те часы, когда вы наиболее дееспособны. Дела средней сложности наметьте на то время, когда вы еще достаточно производительны, хотя уровень энергии уже снижен, а отвлекающих моментов больше. Наконец, наименее важные (за невыполнение которых вас все равно никто не уволит) откладывайте на самую непродуктивную часть вашего пребывания в офисе. Например, у меня повышена работоспособность в первые три часа. И если я начну трудовой день с проверки электронной почты или чтения любимых сайтов, то впустую потрачу время, когда пишется лучше всего. Поэтому я стараюсь использовать его максимально продуктивно и сразу же, переступив порог офиса (если не возникает каких-то форс-мажорных обстоятельств), берусь за написание текстов, а проверку электронной почты откладываю на более поздние утренние часы, когда мне потребуется небольшая передышка. Многие замечают снижение своей производительности после обеда. Независимо от того, когда такие спады бывают лично у вас, именно на эти периоды планируйте работу, не требующую высокой концентрации внимания. Скажем, я в это время звоню людям, оставившим мне сообщение с просьбой перезвонить, сканирую и подшиваю в папки документы, проверяю электронную почту и обрабатываю материалы в папке «Прочти меня».

Для составления рабочего графика воспользуйтесь доброй старой ручкой и бумагой или какой-нибудь компьютерной программой. Я комбинирую два метода. С помощью приложения Google Calendar планирую свою официальную деятельность (совещания, деловые встречи и т. п.). В большом бумажном календаре намечаю время, когда буду писать тексты для нашего сайта борцов с хламом. В блокнот-ежедневник, разбитый на 43 радела, вношу исходные данные согласно рекомендациям Дэвида Аллена в книге «Как привести дела в порядок». Наконец, работу с клиентами распределяю с помощью компьютерной программы проектного управления.

В самую продуктивную часть дня имеет смысл повесить на двери кабинета обращение к коллегам с просьбой пока не беспокоить, поскольку вас поджимают сроки, вы упорно трудитесь, и поэтому не сможете сейчас никому уделить должного внимания, за исключением крайне важных случаев. Конечно, не все сослуживцы с уважением отнесутся к этому обращению, но по меньшей мере вы отсеете тех, кто собирались заскочить на полчасика просто поболтать. Если же вы работаете в отделенном перегородками отсеке большой комнаты, то идея с запиской вряд ли поможет, но хотя бы попытайтесь.

Проще тем, у кого есть секретарь. Поручите ему регулировать ваше общение с внешним миром в течение дня или по меньшей мере в те периоды, когда вы особенно загружены. Он будет принимать и регистрировать все ваши входящие телефонные звонки и электронные письма, а также не пускать к вам в кабинет тех, кто пришел не по особо важному вопросу. Заранее определите, какие вопросы попадают в категорию приоритетных, т. е. ради которых вас разрешено оторвать от дел.

Еще один способ существенно повысить продуктивность — при общении с сослуживцами, начальником, клиентами и поставщиками подчеркивать важность своей работы, необходимость на ней сосредоточиться, жесткие сроки выполнения. Будьте открыты и честны, а политику оставьте тем, кто заседает на Капитолийском холме. Сообщите людям, с которыми вы связаны деловыми узами, о своей текущей напряженной ситуации и договоритесь о том, когда сможете уделить им внимание. Так вам будет проще скоординировать свой трафик и повысить продуктивность.

И не забудьте при общении по телефону и электронной почте использовать уже рассмотренные нами методики. Вы, я надеюсь, уже успели заметить, насколько благодаря им возросла ваша производительность.

Не оттягивайте начало работы

Отличный способ вставлять палки в колеса собственной производительности — оттягивать начало работы. По утверждению исследователей из университета де Поля, люди это делают по трем причинам^[13].

— В поиске адреналина. Данной категории медлящих нравится нервное возбуждение, с которым связано выполнение проектов в последнюю минуту. Такие люди привыкли и в годы учебы, и на работе бодрствовать накануне конечной даты реализации задания, чтобы к утру все успеть.

— Уклоняясь от неприятного. Эти люди стараются как можно дольше не браться за сложную или скучную работу.

— Нерешительность. Невозможность принять решение парализует желание человека взяться за работу.

Вы научитесь не откладывать работу «на потом», если определите, к какой из вышеперечисленных категорий относитесь. Допустим, к первой. Тогда найдите другие источники адреналина, например займитесь скайдайвингом (затяжные прыжки с парашютом) или горнолыжным спортом. Если же ваша категория — третья, то вам потребуется инструктор, который научит вас принимать решения.

Тем же, кто всячески избегает тяжелой или скучной работы, поможет таймер. Когда у вас будут звуковые и зрительные напоминания об ограниченном запасе времени для выполнения задания, вы найдете способ сосредоточиться на нем. Рекомендую следующие стратегии повышения производительности, когда уж очень не хочется что-либо делать.

— Как и в случае занятий утренней гимнастикой, включите музыку с быстрым ритмом.

— Если пьете кофе, то лучше делать это часто, но маленькими порциями, отказавшись от одной большой чашки в начале дня.

— Намечайте определенные цели, которых необходимо достичь через интервалы в две, пять или десять минут, а затем включайте таймер.

— Изолируйте себя от любых соблазнов. У вас не возникнет желания медлить с выполнением задания, если кроме него просто не останется ничего другого.

— Честно признайтесь себе, что намеренно тянете время. Часто само осознание данного факта заставляет человека засучить рукава.

— Предложите кому-то из сослуживцев соревнование: кто выполнит больший объем работы за определенное время.

— Попросите кого-нибудь контролировать вас. Существуют профессиональные мотиваторы, один или несколько раз в день проверяющие, чем вы занимаетесь, но благожелательный друг или сотрудник по вашей просьбе сделает то же самое бесплатно.

— Если работа не требует особых размышлений, можете одновременно слушать аудиокнигу. К тому же пообещайте себе делать это, только когда работаете. В результате желание узнать, как дальше развиваются события, вынудит вас выполнять столь неприятное вам нудное задание.

Ухабы на пути

Путь повышения концентрации внимания и производительности на работе не усеян розами. Приблизительно на второй неделе вы упретесь в стену психологического истощения. Требуется невероятная энергия, чтобы заставлять себя ежедневно полностью выкладываться, и если вы не привыкли длительное время трудиться в таком режиме, то вскоре почувствуете, что у вас просто не осталось сил.

Вы должны быть готовы к такому развитию событий и действовать соответственно. Запланируйте в своем графике несколько вечеров, когда вы сможете пораньше лечь спать и хорошенько отдохнуть. Возможно, стоит внести в него сеанс массажа или целый уик-энд безделья, чтобы восстановиться.

Еще через неделю вы втянетесь в заданный ритм, и чувство истощения уменьшится. Если же этого не произойдет, лучше сбавьте обороты и подумайте, а не слишком ли многого вы от себя требуете. И все же большинство людей испытывают лишь временное психологическое истощение, а вот долгосрочными последствиями нового отношения к работе станут более высокие концентрация внимания и производительность.

Домашний офис

В главе 1 «Основы борьбы с хламом» я говорила о том, как достичь симбиоза работы и личной жизни, чтобы они существовали в гармонии. Избавившись от всего лишнего и ненужного, вы начнете вести замечательную успешную жизнь, наполненную смыслом и энергией для достижения своих заветных целей.

Впрочем, бывают дни, недели, а то и месяцы, когда определенная сторона вашей жизни требует от вас больше внимания и сил, чем вам бы хотелось. Но эти нетипичные периоды обычно ожидаемы, длятся ограниченное время и в конечном счете окупаются сторицей. Я, безусловно, не сторонница сверхурочной работы — это время каждый человек должен проводить с семьей и друзьями или просто отдыхать, — но бывают случаи, когда она неизбежна. Если я хочу выполнять свою работу качественно, то порой приходится жертвовать своим личным временем.

Появление в вашем графике такой дополнительной нагрузки зачастую означает, что вам придется взять работу домой. С одной стороны, трудиться дома приятно — можно даже не вылезать из пижамы. Но с другой, уровень производительности при этом, как правило, падает, поскольку ваши домашние обязанности никуда от вас не деваются. Сложно игнорировать плачущего ребенка, которому нет дела до того, что маме нужно закончить отчет. Или удержаться от соблазна включить телевизор, когда альтернативой является столь скучное занятие, как сведение баланса.

В дополнение к работе, которую мы приносим из офиса, дома нам тоже приходится заниматься делами, подобными «офисным», а именно оплачивать счета за коммунальные услуги, вести семейный бюджет, хранить важные документы. Выделить в квартире определенное место для этого столь же важно, как и иметь рабочее место в традиционном офисе. И, как мы уже установили, им не должен быть стол в столовой или спальне.

Как обустроить домашний офис или рабочее место

Рассматривайте свой домашний офис как полноценное рабочее пространство, которое должно быть приспособлено для длительного времяпровождения. На столе следует установить такое же оборудование, как и на рабочем столе в компании, где вы трудитесь. Это, например, компьютер, монитор, клавиатура, мышь, резервный жесткий диск, принтер, сканер и телефон. Вам также потребуются шкаф для папок и картотека. Рекомендации по ее созданию приведены в главе, посвященной вторнику. Кресло должно быть эргономичным, чтобы ваше тело не испытывало ненужного напряжения. Такая же деловая обстановка дома, как и в офисе, позволит вам сосредоточиться и со всей серьезностью подойти к выполнению поставленной задачи.

Чтобы успешно трудиться на дому, нужно воздвигнуть преграду между собой и остальной частью квартиры. У вас должна быть возможность сконцентрироваться на работе и сделать ее быстро, поскольку в результате вы сможете скорее вернуться к личным делам. Идеально было бы отвести под домашний офис отдельную комнату, но можно ограничиться и его мобильным вариантом на диванчике со встроенным ящиком или раскладным столом в углу комнаты. Важнее всего обустроить домашнее рабочее место вдали от телевизора и основных путей миграции домочадцев.

Завершив работу, уберите все с письменного стола. Домашний мини-офис должен быть готов к использованию в следующий раз и в нем не нужно скапливать хлам. Все материалы, которые следует вернуть на работу или отправить по почте, перенесите в прихожую, откуда вы их заберете, когда будете выходить из дома.

Если у вас уже есть домашний офис, приведите его в порядок и приступайте к работе!

Работать на дому или жить на работе?

Мой муж любит повторять, что многие недопонимают статуса людей, работающих на дому: на самом деле они не трудятся на дому, а живут в офисе. Будь вы человек, работающий в удаленном режиме, или родитель, занимающийся домашним хозяйством и детьми, пребывание дома большую часть времени порождает в вас ощущение, будто вы постоянно находитесь на работе.

Мой муж знает об этом явлении не понаслышке, поскольку сам трудится на дому с 2000 года. Когда я в 2006-м тоже присоединилась к нему и начала приспосабливаться к новому образу жизни, он оказал мне в этом неоценимую помощь. У нас общий домашний офис (наши письменные столы разделяют всего два метра), и я уверена, что мне было бы гораздо сложнее работать на дому, не будь у меня столь замечательного «сослуживца», как мой муж.

Учтите еще одно: окружающим (друзьям, семье) иногда бывает сложнее привыкнуть к вашему новому статусу, чем вам. Они могут предположить, во-первых, что поскольку вы не ездите на работу, а целый день находитесь дома, то вам ничего не стоит выполнять их различные просьбы, и во-вторых, что у вас свободный график. Даже если это так, то им об этом знать не нужно, по меньшей мере поначалу. Дайте им понять: вы — полноценный специалист, и ваша надомная работа столь же ценна, как и традиционная в офисе.

Ниже перечислены всего лишь некоторые способы создания продуктивной и комфортной рабочей среды на дому.

— Организуйте рабочее пространство, которое вам не придется делить ни с кем из домочадцев. Выделите место, предназначенное исключительно для вас. Возможно, ради этого вам придется обзавестись двумя письменными столами, двумя компьютерами и двумя телефонными линиями. По собственному опыту знаю, что если одним письменным столом пользуются несколько человек, то каждому кажется, будто другие вторгаются в его личное пространство.

Узнайте имена курьеров почтовых служб. Курьеры из таких служб не привыкли, что днем кто-нибудь есть дома. Познакомьтесь с ними и предупредите, что обычно бываете дома, поэтому когда они доставляют посылку, пусть звонят в дверной звонок, вы им обязательно откроете.

Обустройте свой домашний офис таким образом, чтобы вам было приятно в нем находиться. Обстановка, царящая в вашем домашнем офисе, должна располагать к труду. Украсьте комнату, купите качественное оборудование и канцелярские принадлежности, обеспечьте достаточное освещение.

Купите и используйте хорошие наушники. Рано или поздно возникнет такая ситуация: в то самое время, когда вам особенно важно сосредоточиться на работе, кому-то из ваших домочадцев захочется громко поговорить по телефону или непременно рассказать вам что-нибудь веселое. В этом случае вас выручат наушники. Они служат своеобразным сигналом окружающим о том, что вас сейчас лучше не отвлекать, а музыка заглушит телефонные разговоры.

Используйте телефон с кнопкой «не беспокоить» и функцией переадресации звонка. Часто клиенты думают, что поскольку вы работаете на дому, то вам можно звонить в любое время, включая и выходные дни. Когда же человек трудится в традиционном офисе, то никому и в голову не придет звонить ему во время ужина. Чтобы вашу семейную вечернюю трапезу вдруг не прервал такой звонок, используйте в домашнем офисе телефон с функцией «не беспокоить». Как только закончится рабочее время, нажмите эту кнопку, после чего все входящие звонки будут переадресовываться на голосовую почту. А если в разгар рабочего дня вы захотите выгулять собаку, то перенаправьте звонки с офисного телефона на мобильный, чтобы не упустить важного клиента.

— Установите четко определенные рабочие часы. Это важное правило для вас и ваших близких. Благодаря таким временным рамкам вы в течение дня действительно будете эффективно трудиться за своим письменным столом, а окружающие будут воспринимать вас как полноценного специалиста. Закончив рабочий день, уберите на столе, нажмите на телефоне кнопку «не беспокоить», выключите свет и закройте дверь. Если вы к тому же являетесь родителем, которому надо вести домашнее хозяйство и заниматься детьми, то планируйте свои рабочие часы на время, когда дети спят или находятся где-нибудь под присмотром взрослых.

— Каждое утро хотя бы немного «соберитесь на работу». Конечно, здорово, что надомнику не нужно собираться для поездки в офис и можно усаживаться за письменный стол прямо в пижаме. Однако это не исключает необходимости поддерживать личную гигиену. Следует почистить зубы, принять душ, одеться так, чтобы вам не было стыдно открыть дверь курьеру из почтовой службы, если вдруг в течение дня вам доставят пакет. Такие небольшие «сборы на работу» повысят вашу ответственность и производительность.

— Пользуйтесь преимуществами надомной работы. Вы можете не спеша, на собственной кухне, приготовить полноценный завтрак или обед. В солнечные дни трудиться на веранде. Перед началом работы загрузить белье в стиральную машину, в обеденное время переложить в сушильный барабан, а в конце дня сложить в комод. Съездить на почту в первой половине дня, когда там нет очередей, а на дорогах пробок. Пользуйтесь преимуществами надомной работы, чтобы не забывать, ради чего вы отказались от роскоши человеческого общения в офисе.

Управление домом

Я воспринимаю управление домом как управление проектами. На самом деле разницы никакой: то же наличие приоритетов — оплата счетов, улучшение жилища и быта, ведение почтовой переписки с домашнего адреса, страхование жилья, — а также вытекающие из них конкретные задачи и установленные сроки их реализации. Поэтому для организации дома я применяю ту же систему, которая верой и правдой служит мне на работе. Ею же пользуется и мой муж, так что мы оба вычеркиваем выполненные пункты и оставляем друг другу соответствующие записки.

Благодаря возможности выполнять онлайн-операции в финансовых учреждениях, клиентами которых мы являемся, и производить через Сеть почти все коммунальные платежи, мы сократили количество бумажного хлама в нашем доме. Узнайте в своих банке и коммунальных службах о возможности онлайн-оплаты. Для отслеживания домашних расходов я рекомендую поискать бесплатные программы с надежной защитой конфиденциальных данных. Одно из преимуществ использования подобных интернет-служб в том, что вы получаете доступ к своим финансовым счетам из любого места. Если ваш дом ограбят или вы уедете в отпуск в дальние края, у вас все равно будет доступ к такого рода информации.

Какой бы ни была ваша ситуация — трудитесь на дому с полной занятостью или просто в нем есть мини-кабинет для подготовки и хранения документации, — вы сами убедитесь в том, что специально выделенное место для такого рода деятельности помогает достичь гармонии между работой и личной жизнью.

6. Пятница

Вот мы и добрались до последнего дня трудовой недели. Вас определенно можно похвалить за ту тяжелую работу, которую вы уже проделали. Небольшой наградой вам станет то, что сегодняшние планы не предусматривают поднятия тяжестей. В пятницу мы удалим из календарного графика отвлекающие моменты, займемся стандартными рабочими процедурами и устраним возможные стрессы, возникающие из-за трений с людьми, не желающими пополнять ряды борцов с хламом. То, что вы будете делать сегодня утром и днем, столь же важно, как и избавление от мусора, но руки пачкать не придется.

Стратегии календарного планирования

В общеобразовательной школе и колледже я пользовалась ежедневником только для записи домашних заданий. В то время я придерживалась следующей абсурдной философии: если я не помню какого-то события, то, стало быть, оно недостаточно важное для меня, и его смело можно игнорировать. Но данный метод отчасти работал лишь потому, что я постоянно находилась в окружении друзей, которые следили за тем, чтобы я не пропускала обязательных для меня мероприятий.

После окончания колледжа я переехала жить в отдельную квартиру. И там быстро поняла, что моя философия относительно важности тех или иных событий, была одной из худших, когда-либо мною используемых. У моих друзей уже была работа, все начали постепенно обзаводиться семьями. Следить за тем, чтобы я посещала необходимые мероприятия, уже не входило в число их приоритетов (а если честно, то и не должно было входить). Вспоминая время учебы, я и так поражаюсь тому, что они столько лет мирились с моим безответственным поведением.

Когда вы используете ежедневник для составления календарного графика, пользу от этого получаете не только вы сами, но и близкие вам люди. Ведь пытаясь удержать в голове весь перечень намеченных встреч и данных обязательств, вы испытываете стресс. Вас постоянно преследует ощущение, что вы упустили что-то очень важное или можете кого-то подвести. Да, человек способен помнить несколько ключевых дат и моментов, но держать в голове все нам не под силу.

Вместо того чтобы загружать свою память такого рода информацией или носить с собой мириады клочков бумаги с записями, пора подняться на новый уровень и разработать надежную систему календарного планирования. Избавьтесь от стресса, освободите свой мозг, чтобы он мог думать о гораздо более важных вещах, чем даты назначенных деловых встреч.

Традиционные и технические средства календарного планирования

Внести в календарь все места, в которых вам надо быть, и все дела, которые предстоит выполнить, — довольно сложная задача, когда вы беретесь за нее в первый раз. Может даже показаться, что свести все воедино просто невозможно. Видимо, именно этим и объясняется, почему вы уклонялись от календарного планирования.

Сейчас вы убедитесь, что здесь нет ничего невозможного. Но сначала запомните две вещи.

1. У вас есть масса дел, предусматривающих обязательное составление календарного графика? Радуйтесь этому! Не каждому человеку под силу справиться с такой нагрузкой. Но при этом не забывайте: за исключением немногих ситуаций большинство дел — не вопрос жизни и смерти. Вы сами решаете, в каких из них участвовать.

2. Нет ничего предосудительного в том, чтобы иногда произносить твердое «нет» (см. рекомендации из главы «Среда») и соглашаться только на работу, действительно важную для вас.

Прежде всего очистите свой календарный график от мусора. Возьмите телефон и вежливо откажитесь от всех тех обязанностей, на которые у вас физически не хватит времени или сил и которые не являются приоритетными в вашей жизни. (В главе 1 «Основы борьбы с хламом» мы говорили об этом.) Проявите твердость и откажитесь от выдвижения вашей кандидатуры на пост президента местной ассоциации домовладельцев на третий срок. И не вызывайтесь добровольно работать продавцом выпечки на всех десяти спектаклях любительского театра местной общины нынешним летом. Отвечая отказом, используйте метод, который я рекомендовала в главе 4 «Среда»: отнеситесь к просьбе с уважением, выразите признательность за оказанное доверие, предложите альтернативные варианты, но дайте понять, что дальнейшие уговоры бесполезны.

А теперь относительно противоположной части уравнения. Если вы хотите иметь в своем календаре больше плановых мероприятий, то прежде всего вспомните самые важные для себя вещи и выделите для них время. Умение правильно им распоряжаться необходимо для достижения симбиоза работа + личная жизнь и того замечательного бытия, ради которого мы все это затеяли.

Как именно вы будете контролировать выполнение запланированных дел, зависит от ваших личных предпочтений. Если вы лучше воспринимаете все на слух, то вам подойдет цифровой календарь с системой звукового оповещения (дзинь-дзинь!) о предстоящих мероприятиях. Человеку с развитым мышечным чувством предпочтительнее вести рукописный календарь, чтобы собственноручно делать в нем записи. Если же вы легче усваиваете зрительную информацию, то для вас оптимальной может оказаться комбинация цифрового и рукописного методов, которая позволит в разных режимах просматривать сведения о запланированных встречах. Какой бы метод вы ни предпочли, он должен быть интуитивно понятным и соответствовать вашему образу жизни и способу обработки информации. Только при данном условии вы действительно будете использовать его.

Цифровое календарное планирование. Google Calendar (calendar.google.com) на данный момент является самой удобной и общедоступной онлайн-программой для этой цели. Она бесплатна, в ней предусмотрена возможность совместного доступа ваших друзей и семьи к одному календарю; информация представлена в недельном, месячном или дневном форматах; календарь открывается с различных электронных устройств; предлагаются несколько способов извещения о запланированных мероприятиях (с помощью SMS, электронной почты, всплывающих сообщений на экране ПК или смартфона). Можно даже включить функцию оповещения том, какая погода ожидается в день предстоящего события. Интернет-календарь Google синхронизируется с программами Microsoft Outlook, iCal и всеми устройствами Apple, а также доступен на 17 разных языках.

В Google Calendar мне особенно нравится функция планирования мероприятий. Если мне хочется устроить дома званый ужин, я немедленно захожу в онлайн-календарь своего мужа и смотрю, не намечено ли у него на этот вечер какой-нибудь встречи. Если муж свободен, я через ту же программу рассылаю приглашения друзьям, а они отвечают мне опять-таки через Google Calendar. Мало того, если мои друзья тоже составляют свои графики в Google Calendar, они могут предоставить мне доступ к ним, чтобы я выбрала день, наиболее подходящий для всех. (В календаре сообщается только «занят» или «свободен» человек, без уточнения.)

Бумажное календарное планирование. Существует немало ежедневников, позволяющих всегда иметь под рукой информацию о намеченных встречах. Чем компактнее такой органайзер, тем проще его носить с собой. Правда, если он будет каким-то образом уничтожен, украден или утерян, то вы рискуете «потерять свою жизнь». С другой стороны, есть у бумажного планировщика и свои неоспоримые преимущества: вам не требуется подключение к Интернету и электропитание.

По моему мнению, система календарного планирования бумажных ежедневников должна быть максимально простой, чтобы человек мог сразу же понять ее. Однако в рекламе часто говорится о ее более широких возможностях в продуктах той или иной торговой марки. В таком случае вам помогут обучающие семинары, книги, статьи, компакт-и цифровые видеодиски и онлайн-курсы.

Как я упоминала выше, на моем письменном столе лежит большой помесячный календарь, с помощью которого я планирую размещение материалов на сайте Unclutterer. com. Мне нравится, когда я одним взглядом могу охватить все содержание ресурса. Очень удобно, когда сразу видны даты опубликованных материалов. Такие большие календари также подойдут активным семьям с детьми, чтобы каждый член семейства, включая и малышей, мог видеть, на какие дни намечены вечеринки, футбольные тренировки, уроки музыки. Если к календарному планированию привлекать детей, это поможет им выработать собственную стратегию управления временем.

Пользуйтесь календарным графиком правильно

Каждый раз, назначая встречу, немедленно запишите оговоренные дату и время. Не имейте привычки оставлять это на потом или записывать запланированные мероприятия выборочно, поскольку так вы неизбежно что-нибудь забудете или упустите. Лучше выработайте привычку чаще сверяться с графиком, чтобы знать, чем и когда вам предстоит заняться. Я заглядываю в свой органайзер за утренним кофе — проверяю список дел на сегодня и завтра.

Если уж завели календарный график, то используйте его правильно.

Как не забывать о днях рождения

Благодаря социальным сетям типа Facebook и службам мгновенных сообщений стало намного легче помнить о днях рождения знакомых. На вашей домашней страничке появляется картинка подарка, напоминающая о том, что во вторник у пяти ваших друзей день рождения. Правда, бабушка Джин и дядя Фил вряд ли имеют свои странички в Facebook, а как раз эти люди, больше всего обидятся, если вы забудете этот столь важный для них день.

В программах, подобных Google Calendar, можно внести дни рождения в график как обычные записи, но запланировать их ежегодное повторение. Если же вы пользуетесь рукописным органайзером, то вам придется переносить эти даты из старого ежедневника в новый. Это потребует временных затрат и чревато ошибками.

Допустим, вам, несмотря на все достоинства цифровых календарей, больше нравятся традиционные бумажные, но вы не хотите обижать своих друзей и родственников, забыв дату их дня рождения. В таком случае попробуйте совершенно иную систему, в которой не требуется ежегодно копировать информацию из старого блокнота в новый. Купите набор индексных карточек увеличенного размера.

Возьмите 12 штук и напишите на каждой определенный месяц года, а затем укажите имена и дни рождения знакомых и родственников, выпадающих на него. Раз в год, прихватив с собой карточки, посетите магазин или почту и приобретите поздравительные открытки, сверяясь при этом с записями на карточках. Выберите их для всех людей из вашего списка. (Согласна, такой метод «оптовой закупки» выглядит обезличенным. Но на самом деле он только кажется таковым. Ваше личное отношение к каждому отдельному человеку выражается в том, что открытку для него вы выбираете с учетом его индивидуальных особенностей и вкусов.) Вернувшись домой, поместите в картотеку карточки вместе с поздравительными открытками на соответствующий месяц. Затем ежемесячно первого числа пишите поздравительные тексты, клейте к конвертам марки и оставляйте их в прихожей с запиской-напоминанием о том, в какой день по пути на работу следует опустить конверт в почтовый ящик.

Одновременно с покупкой открыток на дни рождения я приобретаю 10–15 нейтрально оформленных экземпляров (которые подходят для любых торжественных случаев, таких как юбилеи, рождение ребенка, новоселье, свадьба, окончание учебного заведения и т. д.), парочку для выражения соболезнования (с надеждой, что сия чаша нас минует), 10–15 чистых и еще несколько штук про запас для поздравления с днем рождения. Одну такую и пару чистых (забавную и серьезную) я кладу в отделение для перчаток («бардачок») своей машины в качестве аварийного резерва. (И вас удивит, как часто он меня выручал!) Все остальные помещаю в конец картотеки. Я также покупаю на почте рулон с сотней почтовых марок и кладу его в начало картотеки вместе с ручкой, пишущей черным, и стопкой клейких записок. Основательно таким образом подготовившись, я уже не боюсь забыть чей-нибудь особый день.

Должна вас предупредить: за один раз закупать поздравительные открытки на целый год невероятно дорого. Я и не представляла себе, сколько на это трачу, пока впервые не использовала этот единовременный способ. Для преодоления ценового шока напоминайте себе, что за год вы сэкономите массу времени и энергии, а деньги все равно потратите те же, а то и больше. К тому же так вы не забудете поздравить близких вам людей с днем рождения, за что они будут вам весьма признательны. Можно изготовить поздравительные открытки и самостоятельно.

Рутина — слово не ругательное

В большинстве компаний слово рутина вне закона. От служащих ожидают постоянного новаторства и креативного подхода к решению задач. Однако в действительности многие офисные труженики вынуждены регулярно выполнять одни и те же действия. Если каждый раз, добавляя в картотеку очередной документ или подпись к электронному письму, мы будем делать это по-разному, то это не новаторство, а просто бесполезная трата невероятного количества времени и энергии.

Рутина, или стандартные операции, не ограничивают вашу работу, а, напротив, упрощают ее. Исследователи Калифорнийского университета Дэвиса обнаружили, что чередование интеллектуальной нагрузки (предполагающей напряженную работу мозга и сосредоточенность) и бездумных (рутинных, не требующих активизации мыслительного процесса) операций повышает эффективность и способствует проявлению творчества^[14]. Переключившись на простую, однообразную деятельность, вы даете вашему мозгу возможность расслабиться и одновременно накапливаете энергию для следующего рывка.

Управление проектами

Принято считать, будто управление проектом требует от вас выложиться до полного изнеможения, иначе поставленных целей не достичь. Однако вы, освоив науку определения сроков реализации, организацию проекта и прочие тонкости, способны стать суперзвездой в данной области в своем офисе. И даже если вы не возглавляете проект, вам по силам стать тем лучшим служащим компании, который всегда укладывается в установленные сроки или даже опережает их.

Вот три общие причины срыва сроков реализации — или три истины, как я их называю.

— Клиенты никогда не бывают подготовлены настолько, насколько обещают.

— Клиенты всегда меняют свои намерения.

— Люди постоянно недооценивают количество времени, необходимое на выполнение той или иной операции.

Клиенты никогда не бывают подготовлены настолько, насколько обещают, поскольку до начала проекта они смутно понимают, какую информацию им необходимо собрать. Также они всегда меняют свои намерения, так как до старта проекта неспособны определить, что предоставили неточные данные. Наконец, люди необъективны и считают, будто работают быстрее, чем происходит в действительности, поэтому оценка сроков выполнения отражает исключительно их желания, а не реальные возможности.

Если на своей должности вы не связаны напрямую с клиентами, то достаточно слово клиент заменить словом босс, и все вышеприведенные утверждения останутся в силе. Неточные информация и оценки неизбежны, и ваша работа как менеджера проекта понимать это и вносить соответствующие коррективы.

Любой проект начинается одинаково: заказчик нацелен на определенный результат, и вас назначают ответственным за его достижение. Вашим следующим шагом становится создание каналов взаимодействия между всеми людьми, привлеченными к реализации поставленной задачи. Прежде чем что-либо обещать, предпринимать или устанавливать промежуточные этапы, вы должны как можно больше узнать о пожеланиях клиента. Хотя вам и не терпится немедленно взяться за дело, на данный момент правильнее поступить так: побороть в себе этот порыв и просто заняться сбором информации.

Если вы управляете несколькими проектами, то подготовьте стандартный список вопросов для клиента. Они могут быть очень простой формы (хочет ли он купить продукт А, В или С) или очень сложной (21-страничная анкета, которую вы заполните при личной встрече). Хотя такие опросники лишены гибкости и потенциала для творчества, они заметно упрощают процесс — помогают провести подготовительную работу с заказчиком и минимизировать ущерб от первой причины невыполнения задачи в срок.

Но независимо от того, имеется ли у вас такая анкета, запланируйте сбор информации до того, как погрузитесь в работу. У вас не должно остаться никаких сомнений по поводу ожиданий клиента или босса.

Вооружившись необходимыми данными, чтобы двигаться дальше, начните выстраивать проект. Клиент, вероятнее всего, определит его конечную цель и, возможно, установит крайний срок ее реализации. Можно приступить к работе и без оговоренного конечного срока, однако для этого нужно четко понимать, чего от вас ждут.

Вспомните третью истину управления проектами: люди всегда недооценивают количество времени, необходимое на выполнение той или иной задачи. Когда начнете намечать промежуточные сроки, постоянно вспоминайте об этом, иначе отставание от графика неизбежно. Хороший практический: все отрезки времени меньше одного дня нужно умножать на два. Если вы думаете, что некая задача займет у вас два часа, запланируйте на нее четыре. Если вам кажется, что с работой вы справитесь за четыре часа, то лучше отвести на нее все восемь. Но когда предполагаемая длительность превышает восемь часов, правило удвоения уже не действует. Для проектов, которые, по моим оценкам, займут один-пять дней, я просто добавляю один дополнительный день. Если кто-то говорит мне, что ему потребуется на выполнения части проекта две недели, я вношу в график три дополнительных дня.

Также я использую два графика: один для моей команды, а второй — для клиента. Первый построен на основе расчетов моих сотрудников, а заказчик видит план, в котором сроки увеличены. Если моя команда уложиться в свой (сокращенный) график, то клиент будет очень доволен, что его заказ выполнен раньше срока и принес экономию бюджета (поскольку счет выставлен за меньшее количество рабочих часов, чем ожидалось). В противном случае (увы, более вероятном) мы все равно не обманем ожиданий клиента, поскольку, согласно его графика, у нас есть небольшой запас времени.

В ходе контрактных переговоров относительно моей книги издатель поинтересовалась, смогу ли я передать ей рукопись к 15 апреля. Я умножила 1500 слов (именно столько, по моим оценкам, я могу ежедневно писать в дополнение к другой своей нагрузке) на количество рабочих дней между предполагаемой датой заключения договора и 15 апреля. Исходя из полученной цифры, я увидела, что без труда завершу книгу к 31 марта. Но я согласилась с предложенной издателем датой и подписала документ. И как показали дальнейшие события, эти две недели форы оказались очень кстати. За время работы над книгой возникло несколько непредвиденных задержек: мне пришлось ненадолго слетать в Чикаго, нужно было запланировать телевизионное выступление и написать к нему текст, а моя мама попала в тяжелую автомобильную аварию. (Иногда в нашей жизни происходят неожиданные события, выбивающие нас из колеи и вынуждающие корректировать свои планы. Бывают периоды, когда приходится бросать все, связанное с работой, чтобы заняться решением личных проблем.) В результате я закончила текст только 7 апреля. Но поскольку я все равно сдала рукопись на неделю раньше срока, издатели были очень довольны. Я недооценила необходимое мне время — ошиблась на целую неделю, — однако ничего страшного не произошло, поскольку у меня был достаточный запас времени.

Несколько промежуточных сроков лучше одного крайнего

Конкретные индивидуальные задачи и промежуточные цели позволяют реализовывать проект, не испытывая страха перед огромным объемом предстоящей работы. Если «отщипывать» от него небольшие, вполне доступные «кусочки», то вы и не заметите, как выполните все грандиозное задание. Когда же вы думаете о нем в целом, то сомнения в том, по силам ли вам эта глыба, заставляют вас оттягивать начало, и вы рискуете так никогда и не достичь своей цели. Лучше сосредоточьтесь на небольших задачах, и тогда вы точно уложитесь в срок.

Промежуточные цели назначайте, исходя из естественного движения к конечной цели проекта. Если не ставить телегу впереди лошади, все будет в порядке. Но, предположим, вы не можете решить, какие промежуточные этапы выбрать. Тогда обсудите этот вопрос с коллегой или боссом и, определившись, приступайте к формулированию конкретных заданий для достижения промежуточных целей.

Это должны быть конкретные формулировки, точно описывающие предстоящую работу. Не используйте расплывчатых фраз наподобие «Позвонить Дэну, чтобы узнать о клиенте X». Задача должна звучать так: «Позвонить Дэну из бухгалтерии по внутреннему номеру 1234 в 13:00 в пятницу и попросить данные за 2009 год по клиенту X». Внесите ее в свой календарь на 13:00 в пятницу и до того момента забудьте о предстоящем телефонном разговоре. Если же Дэна в указанное время не окажется на месте, оставьте голосовое сообщение и перенесите беседу на понедельник тоже на 13:00. Возможно, до того момента коллега из бухгалтерии сам вам позвонит.

Перегибы в борьбе с хламом

Между назначением конкретных заданий и чрезмерно жестким управлением собственным временем, а также работой других людей существует тонкая грань. Если вы передаете часть проекта кому-нибудь из членов вашей команды, то предоставьте ему возможность полностью отвечать за этот участок работ. Лучше сосредоточьтесь на планировании собственной деятельности и разбиении ее на составляющие, а не превращайтесь в жестко контролирующего каждый шаг своих подчиненных начальника-монстра.

Также не тратьте слишком много времени на планирование своей работы. Сформулируйте необходимые пункты и беритесь за дело. Да, тщательно составленный проект радует глаз, но все же ваша главная задача — не планировать проекты, а выполнять их. На это и направьте свои основные усилия.

В четверг я говорила о том, что управление ожиданиями и прозрачность — важные составляющие общей производительности. Данное утверждение особенно справедливо в отношении эффективной реализации проекта. Не менее одного раза в день проверяйте, как идут дела у членов вашей команды. К тому же небольшие достижения по ходу выполнения задачи — прекрасная тема для разговора на встречах с клиентом. Ведь получив такую информацию, он сможет порадовать собственного босса хорошими новостями и откорректировать свою работу.

Если вы ищете инструменты проектного управления, могу порекомендовать следующее.

Бумажные инструменты. Управление проектом с помощью бумажного календаря ничем не отличается от планирования любой другой деятельности. Внесите в него задачи и промежуточные цели и вычеркивайте их по мере выполнения.

Цифровые инструменты. Большинство компаний, в которых я работала, пользовались целостной системой планирования ресурсов предприятия, включавшей в себя модули проектного управления. Если ваша организация тоже применяет такую систему, не пренебрегайте ею. Если же у вас ничего подобного пока нет, подыщите подходящую программу самостоятельно.

Если вы — не руководитель проекта

Быть рядовым членом команды не менее важно, чем руководителем проекта. Без вас заказ клиента не будет выполнен. Подобно тому как ваш босс формирует рабочие процессы для проекта в целом, вы должны сделать то же самое для порученной вам части задания.

— Соберите как можно больше информации о проекте.

— Узнайте, как цель вашей индивидуальной работы соотносится с общим видением задачи.

— Составьте реалистичный календарный график.

— Разбейте свою деятельность на удобные для выполнения небольшие этапы.

— Установите промежуточные цели.

— Внесите в календарь конкретные задачи.

— Обсудите сделанное со своим проектным менеджером и постоянно держите его в курсе происходящего, регулярно советуясь с ним.

— Приступайте к работе.

Возможно, вы не всегда будете согласны со стилем управления проектом или личностью его руководителя, в таких случаях вам нужно просто смириться. Чтобы быть продуктивным и эффективным членом команды, вы должны отрешиться от офисной политики, сосредоточиться на поставленной задаче и просто добросовестно выполнять ее.

Чему стоит поучиться у лентяев

Хотите узнать, как оперативно выполнить скучное задание, приложив минимум усилий? Поучитесь у лентяев. Они всегда стремятся облегчить себе задачу и получить при этом максимальные результаты. Наиболее производительные, творческие и эффективные служащие, с которыми мне доводилось встречаться, на самом деле настоящие лентяи, нашедшие простейший способ выполнения своей работы.

Данное утверждение особенно справедливо в области компьютерного программирования: чем проще код, тем быстрее он работает и тем ниже вероятность возникновения ошибок, которые нарушат или замедлят выполнение программы. Та же закономерность прослеживается и в быту: чем меньше у вас имущества, тем меньше надо стирать, убирать и чистить, и тем больше времени останется на занятия поинтереснее, чем ведения домашнего хозяйства.

Стандартные процедуры и производительность

Как я рассказывала во вторник, стандартные (или рутинные) процедуры позволяют быстрее справиться со скучной работой и посвящать больше времени действительно важным для вас вещам. Тогда, в главе 3, мы говорили о вашей личной жизни, но все сказанное применимо и к трудовой деятельности. Однообразные ежедневные операции помогают самоорганизоваться, не забывать о своих обязанностях и выполнять их вовремя. Рутинные процедуры высвобождают время, которое можно посвятить наиболее важным сторонам вашей работы.

Создавайте стандартные процедуры для тех действий, которые вы повторяете ежедневно или еженедельно.

Дополнительно можно разработать их для составления статусных отчетов или сканирования и внесения в картотеку документов. Используйте рутинные процедуры везде, где только можно, и возьмите себе за правило выполнять их.

В качестве примера опишу свою стандартную схему окончания рабочего дня.

— Просмотреть план текущего дня и перенести все незаконченные дела на завтра.

— Ознакомиться с графиком на завтра и мысленно отметить все особые обстоятельства.

— Разобрать все входящие бумаги, отсканировать и добавить в картотеку документы.

— Убрать с поверхности стола и спрятать все канцелярские принадлежности.

— Нажать на офисном телефоне кнопку «не беспокоить» (теперь все входящие звонки, будут записываться как сообщения голосовой почты).

— Отключить первый внешний резервный жесткий диск, подключить второй.

— Выключить все электрические приборы.

— Вернуть всю посуду на кухню.

— Все, рабочий день окончен.

Было время, когда у меня постоянно находилась перед глазами клейкая записка с этими пунктами. Я сверялась с ней, пока не запомнила все шаги, а произошло это примерно через несколько недель. И теперь список мне не нужен. Если вам тоже удобно работать со списками, то составьте перечень шагов для каждой рутинной процедуры.

Рутинный набор текста

При вводе текста мне очень помогает программа Text Expander (smileonmymac.com/textexpander), установленная на моем компьютере Macintosh. Она позволяет создавать комбинации клавиш для быстрого внесения в документ или электронное письмо предварительно набранных фрагментов. Если вы работаете на PC, то аналогичные возможности обеспечивает программа ActiveWords (activewords.com). Каждое приложение стоит около 30 долларов.

Ежедневно я получаю около двух сотен электронных писем, и приблизительно на четверть из них требуется ответить. Обычно я включаю в них так называемую «подпись» — свои имя и контактные данные, — но их количество зависит от адресата. Я использую пять разных подписей. Самая краткая содержит только мое имя и адрес сайта, а наиболее обширная включает очень личную информацию, такую как адрес электронной почты и прямой телефонный номер. Все пять подписей сохранены в программе TextExpander, и для каждой создана горячая комбинация клавиш, посредством которой я вставляю в текст электронного письма сотни букв. У меня также имеются комбинации для автоматической вставки правил размещения сообщений гостей нашего ресурса Unclutterer (335 слов), заявления сайта о перепечатке статей (177 слов), списка внутренних телефонов персонала портала (60 слов). Программы TextExpander и ActiveWords дают возможность выполнить длительный процесс за несколько секунд. Благодаря клавишным комбинациям быстрого набора стандартных фрагментов текста вы не только ускорите свои рабочие операции, но и полностью избавитесь от опечаток.

Как ужиться с приверженцами хлама

Теперь, когда вы удалили большую часть ненужного балласта из своей жизни, вы, возможно, стали замечать хлам в жизни окружающих. Если вы живете не сами или делите с кем-нибудь офис, то этот мусор может находиться непосредственно рядом с вами. Или вам по службе приходится иметь дело с неорганизованным клиентом, боссом или родителем. Кем бы ни был этот человек, вы жаждете помочь ему измениться. Благое намерение, только не забывайте о трех вещах.

1. Невозможно заставить другого человека стать борцом с хламом.

2. То, что кажется самым важным для окружающих, не обязательно является таковым для вас (и наоборот).

3. Быть борцом с хламом — не единственно возможный образ жизни.

Независимо от того, насколько изменилась ваша жизнь, не думайте, будто эта новая форма существования предпочтительнее избранной для себя другими людьми. Рассматривайте статус борца с хламом как наиболее оптимальный лично для вас, но не обязательно для ваших знакомых.

Вы решили приобрести навыки разумной организации, вычистить хлам из своей жизни, достичь во всем полной гармонии. Вы сами сделали такой выбор, поскольку уверены, что другая жизнь — не для вас. Однако уважайте представления окружающих, которые, возможно, даже не подозревают о том, что можно жить как-то иначе.

Если вы станете понапрасну тратить время и энергию на негодование по поводу хлама в жизни окружающих, это лишь добавит его в ваше собственное существование.

Вы можете служить наглядным примером, рассказывать о тех преимуществах, которые получили, вступив в ряды борцов с хламом, но при этом не имеете никакого права криком, придирками или запугиванием заставлять людей измениться. Однако в ваших силах мирно сосуществовать с инакомыслящими.

Десять советов, как ужиться с приверженцами хлама

1. Прежде чем планировать жить с кем-то под одной крышей (будь-то романтические отношения или, например, совместная аренда квартиры), узнайте, на что вы идете, и оцените, насколько он аккуратен и чистоплотен, если эти качества для вас действительно важны. Если вы не выносите хлама, то не стоит жить вместе с его приверженцем.

2. Но, допустим, это вынужденная мера. В таком случае на помощь придет общение. Ваш партнер, сосед по общежитию или съемной квартире, ребенок прекрасно себя чувствуют среди беспорядка, но вам в такой обстановке крайне некомфортно? Тогда поговорите с этим человеком начистоту. Криками и пассивно-агрессивным поведением вы ничего не добьетесь, разве что разрушите отношения. С другой стороны, спокойная, искренняя и уважительная беседа может дать прекрасные результаты.

3. Если вы знаете, что способны сорваться на крик, то лучше провести ее в общественном месте. Большинство людей не станут повышать голос в приличном ресторане, какой бы накаленной ни была дискуссия.

4. Договоритесь с человеком об основных правилах всех ваших будущих бесед на тему хлама и неорганизованности. Я предпочитаю следующие: «Не придираться», «Не возвращаться к уже решенным вопросам» и «Темой дискуссии должна быть реальная проблема» (а не сторонняя, которая подтолкнула вас начать разговор).

5. Обсудите рутинные процедуры и процессы и объясните ему, зачем они нужны. Возможно, ваш сосед по съемной квартире просто не знает, для чего вы поставили у входной двери измельчитель бумаги или почему не любите оставлять на кухонной столешнице грязную посуду (чтобы не заводились вредные насекомые). То, что очевидно для вас, может вовсе не быть таковым для другого человека. Когда же начнете объяснять свои способы борьбы с хламом, говорите в доброжелательном и спокойном тоне, без снисхождения и порицания.

6. Порой проще убрать самому, чем увещевать кого-то. Если что-то вас действительно раздражает и его устранение — дело нескольких секунд, то просто сделайте все сами. Я не говорю, что вы должны стать служанкой и постоянно подчищать за всеми в доме, но иногда можно на такое пойти. Согласитесь, есть разница — за пять секунд поднять с пола в гостиной грязные носки и бросить их в корзину для стирки или два часа ходить вокруг них и внутренне возмущаться по поводу такого безобразия. Не захламляйте собственные эмоции, если этого можно избежать.

7. Большинство людей переоценивают свой вклад в работу по дому. Мы видим только то, что сделали сами, высоко ценим свои усилия, а вот стараний живущих рядом порой просто не замечаем. Составьте список всех своих домашних дел за день и попросите человека, с которым делите кров, подготовить такой же перечень со своей стороны. Может оказаться, что он и не знал, какой объем работы вы в действительности выполняете, точно так же и вы наверняка умаляли его заслуги. Но затем, чтобы не нарушать правила «Не возвращаться к уже решенным вопросам», уничтожьте оба списка.

8. Обойдите вместе свою обитель и обсудите, как каждый из вас представляет себе ее обустройство. Сейчас все имеют право голоса. Что нужно для поддержания порядка? Составьте сообща список необходимых дел и разработайте рутинные процедуры.

9. Нужно не жаловаться, а мотивировать. Используйте для этого те же звуковые и зрительные подсказки, о которых мы говорили во вторник. Пусть другие увидят, насколько улучшилась ваша жизнь в результате борьбы с хламом.

10. Если вам очень сложно достичь взаимопонимания с домочадцами, обратитесь за сторонней помощью. Ее способен оказать профессиональный организатор, семейный консультант/психолог или просто служба уборки жилых помещений.

7. Выходные

Сядьте, положите ноги на возвышение и просто немного отдохните. Вы дождались выходных. Насладитесь ими, ведь вы уже почти все переделали по дому, и уик-энд обещает быть относительно свободным. Хотите отправиться в дальнюю поездку? Пожалуйста. Мечтаете послушать свою любимую музыкальную группу вживую? Вам теперь ничто не мешает сходить на концерт. Сейчас вы имеете все возможности оценить преимущества удачного симбиоза работы и личной жизни.

Когда вы только начинали радикальную перестройку, вы составили перечень самых важных для вас вещей. Проводить время с семьей и друзьями, путешествовать, духовно развиваться — теперь вы вправе посвятить выходные выполнению пунктов из этого списка. Жить стало лучше, жить стало веселей. Так живите же наконец этой замечательной жизнью и продолжайте делать ее еще краше.

Забота о себе любимой

На день рождения свекровь вручила мне подарочный сертификат на массаж в одном местном спа-салоне. Я немедленно договорилась о сеансе и в назначенное время пришла в массажный кабинет. Когда массажистка начала работать над мышцами спины, я едва сдержалась, чтобы не закричать от боли. Конечно, женщина едва касалась меня, но мышцы были настолько напряжены, что даже столь легкие прикосновения вызывали адскую боль.

В конце сеанса я чувствовала себя значительно лучше, но знала, что на шее и спине еще остались твердые узелки. Массажистка была настоящим профессионалом своего дела, однако даже она не могла за один час устранить все последствия моего многолетнего безответственного отношения к собственному телу. Я решила, несмотря на высокие цены, найти деньги и время, чтобы раз в месяц ходить на массаж. Избавляя мышцы от твердых узлов, я постепенно прощалась с головными болями и проблемами со спиной. Мне стало легче справляться с работой. А по мере спада напряжения налаживались и другие стороны моей жизни.

Сейчас я сожалею лишь о том, что упустила время и не начала регулярно ходить на массаж раньше. Я посещаю массажный кабинет по тем же причинам, по которым ежедневно занимаюсь оздоровительным бегом, правильно питаюсь, сплю по расписанию и каждое утро выделяю пятнадцать минут на то, чтобы просто посидеть в тишине. Если вы будете халатно относиться к собственному здоровью, то просто не сможете функционировать с максимальной отдачей. К тому же вы в конечном счете усложните жизнь своих близких. Не обязательно ежемесячно посещать массажиста, если это не дает заметных результатов. Однако вы должны найти свой, оптимальный способ восстановиться и взять себе за правило прибегать к нему регулярно.

Надо быть готовым к худшему

Нам хочется верить, что трагедии происходят с кем угодно, но только не с нами. Однако к каждому из нас беда может прийти в любой момент. И чем вы организованнее, тем легче будет вам и вашим близким справиться с ее последствиями и, образно выражаясь, вновь встать на ноги.

Составьте список всего своего домашнего имущества и поместите эти данные в онлайн-хранилище. Бедствие наносит сильный удар по психике, и вы можете напрочь забыть о многих вещах, которыми владели. Если же у вас сохранится инвентарный перечень имущества, вы сумеете точно оценить ущерб и представить эту цифру страховой компании для его возмещения. Не забывайте вычеркивать из списка позиции, от которых избавляетесь сами, и добавлять вновь приобретенные вещи.

Также оцифруйте фотографии и домашнее видео и тоже поместите их в онлайн-хранилище. Одна моя подруга потеряла все семейные альбомы во время урагана «Катрина» и говорит, что ей их очень не хватает.

Наконец, если вам больше восемнадцати лет, у вас должно быть завещание. Еще не подготовили? Немедленно посетите нотариуса, составьте завещание и отдайте на хранение, следуя рекомендациям юриста.

Увлечения, или Как с максимальной пользой провести досуг

Существуют сотни книг и сайтов с рекомендациями о том, как расстаться с уже нелюбимым другом или подругой. Найдется и немало советов на тему прекращения тягостной дружбы и невыгодных деловых отношений. Но до сих пор мне ни разу не попадалось ни книг, ни онлайн-ресурсов, помогающих отправить на свалку истории прошлое увлечение (хобби)^[15].

Возможно, вы считаете себе теннисистом, однако последний раз брали в руки ракетку еще при президенте Билле Клинтоне? Вам нравится думать о себе как о коллекционере тематических газетных и журнальных статей и фотографий, но вы так и не заполнили вырезками ни одного альбома? Вы храните чистые полотна для своих будущих живописных шедевров, хотя все ваши краски давно высохли, а кисточки испортились от старости? На гитаре недостает струн, а сама она покоится в ящике в самом дальнем и недосягаемом углу чулана? У вас дома выделено место, причем заполненное необходимыми принадлежностями, для хобби, которому вы посвящаете менее десяти часов в год?

Если вы ответили утвердительно на любой из перечисленных вопросов, считайте, что данного увлечения у вас на самом деле нет.

В этом сложно признаться самому себе, но если вы не уделяете в среднем хотя бы часа в месяц своему хобби, то пора от него избавиться. Место в доме, которое вы пожертвовали мнимому увлечению, слишком ценное, даже если у вас просторные помещения и с этим нет проблем. Каждый раз, проходя мимо валяющихся без дела вещей, вы, вероятно, думаете: «Если бы у меня было чуть больше времени…» Но зачем вам эти угрызения совести и терзающее душу чувство вины? Будь ваше хобби действительно важным для вас, вы бы уж точно нашли для него час-другой.

Пять шагов, побуждающих к решению отправить на свалку свое хобби

1. Перечислите все свои увлечения и пересмотрите все связанные с ними принадлежности в доме, гараже, офисе. Эффективным будет такой прием: соберите все эти вещи и выложите перед домом или на другой открытой площадке, чтобы собственными глазами увидеть, сколько полезного места вы жертвуете на свое хобби.

2. Составьте перечень увлечений, а затем оцените, сколько времени вы потратили на каждое из них за последние двенадцать месяцев. Не приукрашивайте действительность, будьте честны сами с собой.

3. Все принадлежности, касающиеся хобби, на которое за последний год вы выделили не более десяти часов, следует немедленно удалить из дома. Упакуйте их, и если это снаряжение, отнесите в комиссионный магазин спортивных товаров или соответствующую благотворительную организацию. Если же материалы ценные, то сфотографируйте их и выставьте на продажу на каком-нибудь аукционном сайте, допустим eBay или Craigslist.

4. Также необходимо принимать во внимание соотношение места, выделенного для того или иного хобби, и потраченного на него времени. Если за последние 12 месяцев вы всего раз выезжали в однодневный туристический поход, то, строго говоря, потратили на свое увлечение всего 24 часа в год. Да, это значительно больше установленной в пункте 3 величины (10 часов). Но подумайте: стоит ли ради однодневной вылазки на природу жертвовать всем тем местом, которое занимают в вашем доме палатка, спальный мешок и прочее туристическое снаряжение? С другой стороны, если за прошлый год вы раз в месяц собирались с друзьями в пятницу вечером поиграть в преферанс или бридж и проводили за этим занятием в среднем два часа (что за год составило те же 24), то, видимо, стоит сохранить колоду карт, которая занимает совсем не много места.

5. Также необходимо проанализировать и те увлечения, которым вы отводите больше 24 часов в год. Возможно, вы осознаете, что они отнимают слишком много времени и пространства, из-за чего вы обделяете вниманием более важные стороны своей жизни. Например, могли бы больше общаться со своей второй половиной и детьми. С таким хобби тоже следует расстаться. Но в большинстве случаев, конечно, если ваши активные увлечения не вредят привычному укладу жизни, вы наверняка решите их сохранить. Тем не менее нужно оценить, не слишком ли много у вас скопилось вещей, связанных с ними. Если запасов у вас больше, чем требуется, то пора почистить закрома. В отношении занятий, предполагающих накопление каких-либо материалов, я использую следующее эмпирическое правило: запасов должно быть не больше, чем вы сможете использовать за год, а желательно — даже меньше. У вас целые залежи пряжи, и даже если вы будете всю жизнь вязать, вы все не израсходуете? Значит, пора от части ниток избавиться.

Есть одна оговорка в отношении моего предположения о том, будто вы не слишком-то увлечены своим хобби. Возможно, вы действительно преданны ему, но в какой-то момент просто забросили, начав заполнять время другими, не столь обременяющими делами. Допустим, вместо изготовления авторских стульев в своей столярной мастерской стали убивать время перед телевизором. Если это ваш случай, то вам нужно пересмотреть свои приоритеты и вернуться к любимому занятию. Выключайте телевизор и бегом в мастерскую. И пообещайте себе еще раз подумать о возможности окончательно распрощаться с этим хобби не раньше чем через шесть месяцев. Если и через полгода вас будет больше привлекать телевизор, то придется признать, что теперь ваше хобби — голубой экран, а не работа с древесиной.

Отпуск и путешествия

Исследование мира или хотя бы одного его уголка входит в перечень ваших жизненных приоритетов? Во всяком случае в моем списке такой пункт есть. Мне хочется попробовать пищу в Индии, пробежать марафон от Афин до Марафона, пройти по части Великой Китайской стены. Возможно, я и не сумею посетить все эти места, но определенно попытаюсь.

Порой в туристических поездках приходится понервничать, особенно если ваши планы нарушаются из-за непредвиденных обстоятельств. Но эти одна-две неприятности легко забываются за парочкой коктейлей «Май-тай» на тропическом пляже. Хорошая подготовка и организация путешествия уменьшат количество форс-мажорных ситуаций, так что ради этого стоит потратить немного времени.

Изучите информацию о местности, в которую направляетесь. Если едете в другую страну, то узнайте, где в ней находится посольство вашей родины. Поищите в Интернете отзывы о гостиницах и уже на их основании бронируйте номер. Узнайте о существующих в стране обычаях вознаграждения обслуживающего персонала чаевыми. Проверьте часы работы главных культурно-исторических достопримечательностей, чтобы обязательно посетить их. На сайте SeatGuru («Гуру по посадочным местам», seatguru.com) подберите себе хорошее место в самолете. Как и при управлении проектами, в данном случае все тоже начинается со сбора данных.

Составьте список вещей, которые возьмете в дорогу, причем старайтесь сделать его как можно короче. Такой перечень уменьшит вероятность забыть что-нибудь очень важное. Если я уезжаю из дома более чем на четыре дня, то запасаюсь принадлежностями для стирки. Небольшой флакон моющего средства займет в вашем багаже значительно меньше места, чем трехнедельный запас чистой одежды. Также рекомендуется брать вещи одной цветовой гаммы, чтобы подбирать и комбинировать их.

Вместо того чтобы постоянно возить с собой купленные в поездке сувениры, отправьте их домой по почте, еще находясь в пути. Мало того, вы можете даже отослать определенные вещи себе же на адрес отелей, в которых будете поселяться по маршруту.

Вернувшись домой, немедленно разберите чемоданы. Ни одна единица багажа не должна остаться нераспакованной.

Дорожные сумки и чемоданы могут нести двойную службу. Если они не сделаны как комплект-«матрешка», то храните между поездками в них несезонную одежду и постельное белье.

Светская львица

Чтобы выйти в свет, не нужно ждать выходных — можно и посреди рабочей недели пойти на людей посмотреть и себя показать. Только потому что на следующее утро нужно рано вставать и собираться в офис, не стоит превращаться в закоренелого домоседа с воскресенья до четверга. Безусловно, я не предлагаю вам столь бурно и часто веселиться на вечеринках, чтобы это поставило под угрозу ваше пребывание на работе. Но легкий переход между трудовой и личной жизнью приветствуется. Вы вполне можете провести вечер среды С друзьями так же, как провели бы субботний день (не будет ничего плохого, если вы устроите обе встречи). А если вы, подобно мне, трудитесь на дому, то посреди рабочей недели посещать какое-нибудь мероприятие просто необходимо, чтобы не одичать в четырех стенах без общения.

Во взрослой жизни мне больше всего не нравится отсутствие возможности просто «зависать» с друзьями. В школе вы могли позвонить подруге и сказать: «Привет! У Кары дома намечается вечеринка. Если хочешь повеселиться — подъезжай». Никто из нас не планировал «тусовок», не отмечал их в календарном графике. В начале вечера никто не знал, что произойдет в конце. И никто никогда не уходил в 20:30, постукивая пальцем по наручным часам и приговаривая, что завтра рано вставать на работу.

Когда я закончила колледж, то оказалась совершенно не готовой к необходимости заблаговременно договариваться о встречах с друзьями. В первый раз, когда одна моя подруга заявила, что должна посмотреть в своем ежедневнике, будет ли у нее возможность пообедать со мной на днях, я рассмеялась до слез. Как чудесно было в юности! Почти никаких обязательств, благодаря чему мы могли встречаться в любое время.

Посмотрите в главе «Основы борьбы с хламом» список самых важных в вашей жизни вещей. Есть ли там пункт о совместном досуге с друзьями и семьей? Что еще входит в этот перечень? Распланируйте свое время так, чтобы вы могли вести ту замечательную жизнь, к которой стремитесь.

— Не пренебрегайте рутинными операциями. Если ежедневно уделять им внимание, то у вас останется больше свободного времени на самые важные в вашей жизни вещи.

— Планируйте еженедельно хотя бы один выход в общество. Назначьте встречу с друзьями или любимым человеком и постарайтесь, чтобы ничто не повлияло на ваши планы. Если эти люди действительно много значат для вас, проведите время с ними, отказавшись от менее важных дел.

— Запланируйте хотя бы один вечер провести дома. Если вы не относитесь к категории домоседов и каждый вечер куда-то выбираетесь, то для вас другая рекомендация: возьмите себе за правило хотя бы один вечер проводить дома, чтобы заняться собой.

— Заведите список первоочередных дел и постепенно выполняйте намеченное. Носите его постоянно с собой — в цифровом формате на смартфоне или в традиционном блокноте — и периодически корректируйте. У меня, например, есть перечень вин, которые хотелось бы попробовать, ресторанов, которые не мешало бы посетить, туристических поездок выходного дня, велосипедных маршрутов и десятков других вещей, привлекших мое внимание. Если вы организованны и занимаетесь тем, что для вас действительно важно, то у вас просто не будет возможности скучать.

— Посещайте платные курсы. Если вы заплатили за какие-то курсы или обучающие программы деньги, то уже вряд ли прекратите посещать занятия. Допустим, вы намерены разнообразить питание своей семьи. Тогда вам дорога на местные курсы по кулинарии, где вы почерпнете новые идеи и овладеете искусством приготовления изысканных блюд. Если ваша заветная мечта — побывать в Риме, запишитесь на курсы итальянского языка. Хотите иногда с любимым человеком выбираться в клуб потанцевать? Для начала поступите вместе в школу танцев-. Если же с финансами у вас туго, то можно найти и бесплатные курсы, но при этом возрастет вероятность, что вы, испугавшись первых трудностей, перестанете их посещать.

— Перестаньте искать оправдания. Можно сколько угодно объяснять самому себе, почему вы не занимаетесь тем, чем хочется. Но не лучше ли направить эту энергию на поиск возможностей, а не причин? И поверьте, вы удивитесь собственной изобретательности — оказывается, если постараться, выход можно найти всегда.

8. Как отпраздновать и сохранить успех

Итак, вы успешно очистили свою жизнь от хлама и стали более эффективным, производительным и целеустремленным работником. Вы создали гармоничную связь (симбиоз) между двумя ее сторонами — трудовой деятельностью и личной жизнью. Вы посвящаете все время и силы самым важным для себя вещам и узнали о том, что простота — поистине революционная идея. Позади тяжелая работа, и теперь ваша главная задача — в сохранить и поддерживать свой новый жизненный уклад.

Для этого и дальше уделяйте внимание и тому, что для вас важнее всего. Не забывайте девиз «Всему свое место и все на своих местах». Постоянно ищите способы упростить свою жизнь и думайте над тем, как избавиться от помех на пути к комфортному существованию.

Придерживайтесь простых процедур, которые вы внедрили у себя дома и в офисе, чтобы хлам опять не просочился в вашу жизнь. Поскольку со временем основные цели любого человека меняются, вам придется периодически повторно проводить ревизию своих вещей, чтобы избежать скопления всего лишнего и ненужного. Каждый раз, открывая эту книгу, используйте ее в качестве источника вдохновения в борьбе с хламом. Вам будет приятно осознавать, насколько далеко вы продвинулись.

Ваши успехи поистине грандиозны.

— Вы совершили сентиментальное путешествие и распрощались с эмоциональным хламом.

— Вы разумно упорядочили свои гардероб и офис, и теперь они отражают вашу внутреннюю организованность и собранность.

— Вы обустроили прихожую таким образом, что хлам не попадает в ваше жилище, а когда вам нужно уйти из дома, вы делаете это быстро и без проблем, не метаясь в поисках забытых вещей.

— Ваша ванная стала местом, где все находится под рукой, и поэтому отыскать нужные предметы теперь не составляет труда, к тому же вы позаботились о потребностях своих и гостей (общий контейнер с шампунем, зубными щетками и т. д.).

— В вашем офисе больше нет бумажных сталагмитов, которые прежде возвышались на всех горизонтальных поверхностях, а ваше ЛСД, или «личное собрание данных», заслуживает похвалы.

— Домашней работой вы занимаетесь всего по тридцать минут пять дней в неделю, и этого достаточно, чтобы в вашей личной жизни и доме царил порядок.

— У вас есть программы осенней и весенней уборки, чтобы в вашем жилище и зимой, и летом было уютно и комфортно.

— Вы превратили спальню в место для отдыха и восстановления сил, а также выяснили, сколько времени вам нужно спать, чтобы находиться в лучшей форме.

— Вы оптимизировали путь на работу и в результате навсегда распрощались с опозданиями по неуважительной причине.

— Вы усовершенствовали свой стиль делового общения, благодаря чему повысили производительность труда.

— Ваша кухня теперь работает как хорошо смазанный механизм. Вы позабыли о перекусах на уголке кухонной столешницы и наслаждаетесь полноценными трапезами за обеденным столом.

— Хотя ваша гостиная и осталась «комнатой многоцелевого назначения», это не помешало превратить ее в место для новой замечательной жизни.

— Вы нарисовали в своем воображении идеальный уровень собственной производительности и успешно достигли его.

— Вы обустроили домашний офис, помогающий вам добиться гармоничного сочетания работы и личной жизни, и избавились от ощущения, будто живете на работе.

— Вы внедрили систему календарного планирования и теперь не боитесь забыть или пропустить важные события.

— На работе вы используете новые рутинные процедуры, благодаря которым стали быстрее выполнять свои каждодневные задачи.

— Вы научились уживаться с другими людьми, которые, возможно, не всегда разделяют вашу позицию относительно борьбы с хламом.

— Вы наслаждаетесь жизнью без хлама и всеми теми преимуществами, которые приносит появившееся для любимых занятий время.

Наградите себя медалью «За отвагу в борьбе с хламом», но только воображаемой, поскольку в противном случае такая медаль лишь захламит ваше жилище.

От автора

Согласившись написать книгу, я добровольно взялась за самое жуткое для себя дело. Понимаю, звучит нелепо, особенно из уст женщины, которая на приемах и коктейль-вечеринках представляется как писательница, но я бы солгала, сказав, что начинала работу без холодящего сердце ужаса. Однако теперь, когда муки творчества позади, я знаю, что прошла этот головокружительный путь только благодаря удивительным людям, которые постоянно поддерживали меня.

Прежде всего хочу поблагодарить читателей сайта unclutterer.com. Ваше неиссякаемое стремление к комфортной счастливой жизни восхищает и окрыляет меня. Каждый день я принимаюсь за работу с радостным ожиданием общения со столь пытливыми и незаурядными людьми. Я горжусь тем, что работаю с вами.

Это книга никогда не появилась бы без участия Кары Бедик, моего блестящего суперредактора из издательства Simon Spotlight Entartainment. Я восхищаюсь вашими видением, талантом и любовью к своему делу. Вы действительно очень одаренный редактор. Я также обязана моей великолепной команде в Simon and Schuster, включая Джен Бергстром, Тришу Бочковски, Кристин Дуайер, MORE TK и ILLUSTRATOR TK.

Не представляю, как бы я пережила этот тяжелый период творчества без моего преисполненного энергией литературного агента Кортни Миллер-Каллихэн из фирмы Sanford J. Greenburger Associates. Вы умнейшая и мудрейшая женщина! Мои бесконечное уважение и признательность за вашу чрезвычайно полезную работу. Благодарю вас за то, что сумели увидеть мир моими глазами, стали надежным советником и другом. Я очень надеюсь, что все мои причуды — странная одержимость сроками, вязание шерстяных носков в барах, постоянное упоминание книги «Потерянная девочка» и попытки осознать специфику издательской индустрии — не раздражали вас, а доставили массу веселых минут.

Не появилась бы эта книга и без любви, поддержки и терпения со стороны моего мужа. Мой нынешний образ жизни, к которому я стремилась и которым теперь наслаждаюсь, был бы невозможен, если бы ты не присел рядом со мной тем весенним днем, чтобы поговорить о скопившемся в нашей жизни хламе. Ты служишь мне источником вдохновения, ты — мой лучший друг, моя опора. Эту книгу я посвящаю тебе.

Особая признательность моим маме, отцу и брату, которые помогли мне сохранить благоразумие и поддерживали меня, несмотря на все мои нелепые планы и схемы. А больше всего благодарю вас за то, что не оставили меня в то время, когда я не умела ничего другого, кроме как создавать хаос и беспорядок.

Спасибо вам, Дэвид Аллен, за чудесное «Предисловие» к книге. Такие ваши качества, как продуктивность, организационная проницательность и мудрость, которыми вы щедро делитесь с окружающими, служат мне примером для подражания.

Мои самые искренние аплодисменты группе поддержки. Это Стивен и Кристел Сливински, Аманда Боутрайт, Кара Хайтз, Дэвид Сильвестр, Джейсон Рамирес, Кэти Доланд, кланы Руни и Доландов, Лори Пери, Ки О’Доннелл, Лео Бабаута, Джонатан Филдс, Гретхен Рубин, Мелисса Рэрриш и мои друзья по религиозной организации Herndon Friends Meeting. Вы направляли и меня, ободряли улыбкой и товарищеской любовью в самые сложные моменты.

Моя сердечная благодарность Мэтту Ними, Глен Стэнсберри, Лорен Халагарда, Монике Риччи, Джералин Томас, Холи Беккер, Гари Дювалю, Грегори Гоу, Сью Бреннер и Даниелле Ляпорте за то, что выручили меня, самостоятельно наполняя новым контентом сайт Unclutterer.com, когда моя голова была всецело занята этой книгой. Также большое спасибо Ральфу Логличи, Сьюзен Мартин и Брайану Кифферу.

Я искренне признательна персоналу сайта Unclutterer.com и группе веб-разработчиков Dancing Mammoth за упорный труд, преданность и умение выносить мои эксцентричные просьбы и идеи. О лучших партнерах не стоит и мечтать. Также спасибо Джерри Брито, в 2007 году поручившему мне написать самую первую статью для сайта Unclutterer, которая, если мне не изменяет память, была посвящена организации хранения обуви.

Наконец, я бы хотела «поблагодарить» кофе (обожаю этот вкуснейший напиток) и мой верный ноутбук Apple MacBook, с которыми я прошла весь этот невероятный путь.

Примечания

1

Ornish D., MD, et al. Intensive Lifestyle Changes for Reversal of Coronary Heart Disease // Journal of American Medical Association. — 1998. — Vol. 280. — No. 23. — December 16. — Pp. 2001-7.

(обратно)

2

Wolf J. The Power of touch: An examination of the effect of duration of physical contact on the valuation of objects // Judgment and Decision Making. — 2008. — Vol. 3. — No. 6. — Pp. 476-82.

(обратно)

3

Белая ажурная пеленка, в которую укутывают ребенка после крещения в купели. Прим. ред.

(обратно)

4

Многие машины вмещают больше белья, чем указано в инструкции. Но этой возможностью не стоит злоупотреблять. Ваша машина прослужит дольше, если вы будете следовать рекомендациям производителя.

(обратно)

5

Trunk P. Neatness Counts: A Messy Desk Can Hurt Your Career. — Блог Penelope Trunk’s Brazen Careerist, 2003, January 6.

(обратно)

6

Larsen L. Plants in the Workplace: The Effects of Plant Density on Productivity, Attitudes, and Perceptions // Environment and Behavior, TK.

(обратно)

7

Jon Peddie Research. The Multiple Display Market and Consumer Attitude, http://jonpeddie.com/ special/ MultDisp.shtml.

(обратно)

8

Tuesday at 11:45 is most stressful time of the week, survey suggests // Telegraph. — 2009. — April 16.

(обратно)

9

Не все данные вашего ЛСД будут храниться в бумажной форме. Возможны также цифровые, мультимедийные и трехмерные объекты, примем их может быть большинство. Хотя по всему разделу я использую термин «бумажные документы», речь идет об их представлении в любом виде.

(обратно)

10

Фотография нашей домашней художественной галереи находится по адресу http://unclutterer.com/2007/07/16/gallery-hanging-systems-can-solve-artwork-clutter/.

(обратно)

11

WhirlyBall представляет собой комбинацию баскетбола, лакросса и гонок на электромобильчиках с бампером («Верткие жуки», WhirlyBug). Соревнуются две команды, по пять человек в каждой. Выигрывает та, которая за 15 минут наберет больше очков. Прим. перев.

(обратно)

12

Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011.

(обратно)

13

Zane J. P. Why we procrastinate // News and Observer. — 2008. — April 15.

(обратно)

14

Elsbach K. D. Enhancing Creativity Through ‘Mindless’ Work. // Organization Science. — 2006. — July-August.

(обратно)

15

Этот раздел основан на моем материале, опубликованном на сайте unclutterer. com в апреле 2008 года.

(обратно)

Оглавление

Предисловие

История Эрин

1. Основы борьбы с хламом

  Зачем меняться?

  Симбиоз работы и личной жизни

  Поговорим о вещах

  Вопросы об уже имеющихся в вашем доме вещах

  Вопросы, которые нужно задать себе перед покупкой

  Отправляемся в сентиментальное путешествие

  Советы по борьбе с сентиментальным хламом

2. Понедельник

  Платяной шкаф

    «Прополка» гардероба

    Ваш стиль в одежде

    Модный приговор

    Как вы обрабатываете информацию

    Люди, которые лучше воспринимают зрительную информацию

    Люди, которые лучше воспринимают информацию на слух

    Люди, которые лучше воспринимают информацию с помощью осязания

    Группирование вещей

    Как поддерживать порядок в шкафу

    Стирка и уход за одеждой

    Советы по разумной организации стирки

  Офис

    Как вас воспринимают

    Организация и поддержание порядка на письменном столе

    Организация остальной части кабинета

  Прихожая

  Как обустроить прихожую

  Возвращение домой

  Как поддерживать порядок в прихожей

3. Вторник

  Ванная комната

    Определите назначение ванной

    Организация ванной комнаты по зонам

    Уборка в шкафчике

    Покупайте небольшие упаковки

    «Достаточно» — это сколько?

    Гости в доме

  Разбираемся с бумагами

    Прекратите возводить бумажные горы

    Признаки правильной системы хранения документов

    Наглядный пример

    Структура системы хранения документов

    Этапы создания «Личного собрания данных» (ЛСД)

    Приводим бумаги в порядок

    Сортировка

    Сканирование

    Названия папок и файлов на компьютере

    Организация старых систем

    Защита системы

  Домашние задания существуют не только у школьников

  Создание сигналов

  Как внедрить и выполнять регулярную работу

  Хозяйственные поездки

  Когда не обойтись без помощи

  График регулярных работ

4. Среда

  Ваша спальня и дорога на работу

    Как очистить спальню от хлама

    Избавляемся от лишнего постельного белья

    Как организовать здоровый сон и легкое пробуждение

    Как не опаздывать на работу

    Дорога на работу

    Проведите время в пути с пользой

  Общение с людьми

    Четыре типа встреч

    Участие в мероприятиях

    Планирование встречи

    Стратегии в отношении телефона, Интернета и электронной почты

    Впечатляющие презентации

    Говорите «да» избирательно

  Кухня и столовая

    Как создать уют в кухне и столовой

    Однозадачники

    Кухонная утварь

    Как очистить кладовую и холодильник

    Кухонные книги и рецепты

    Как спланировать меню без головной боли

    Современный вид спорта: шопинг

    Ваша столовая

5. Четверг

  Жилые помещения

    Поиск жизненного пространства

    Несколько идей по хранению вещей в гостиной

    Не прячьте коллекции в запасниках

    Как разгрузить книжные полки

    Как поддерживать порядок в гостиной

  На работе надо работать

    Производительный рабочий день

    href=#t91> Как отслеживать производительность труда

    Способы повышения производительности

    Не оттягивайте начало работы

    Ухабы на пути

  Домашний офис

    Как обустроить домашний офис или рабочее место

    Работать на дому или жить на работе?

    Управление домом

6. Пятница

  Стратегии календарного планирования

    Традиционные и технические средства календарного планирования

    Пользуйтесь календарным графиком правильно

    Как не забывать о днях рождения

  Рутина — слово не ругательное

    Управление проектами

    Несколько промежуточных сроков лучше одного крайнего

    Если вы — не руководитель проекта

    Чему стоит поучиться у лентяев

    Стандартные процедуры и производительность

    Рутинный набор текста

  Как ужиться с приверженцами хлама

    Десять советов, как ужиться с приверженцами хлама

7. Выходные

  Забота о себе любимой

  Надо быть готовым к худшему

  Увлечения, или Как с максимальной пользой провести досуг

  Пять шагов, побуждающих к решению отправить на свалку свое хобби

  Отпуск и путешествия

  Светская львица

8. Как отпраздновать и сохранить успех

От автора

*** Примечания ***